01/03
Sắp xếp theo màu nền của ô trong Excel
Sắp xếp theo màu trong Excel
Ngoài việc sắp xếp theo giá trị - chẳng hạn như văn bản hoặc số - Excel có tùy chọn sắp xếp tùy chỉnh cho phép sắp xếp theo màu.
Sắp xếp theo màu sắc có thể hữu ích khi sử dụng định dạng có điều kiện , có thể được sử dụng để thay đổi màu nền hoặc màu phông chữ của dữ liệu đáp ứng các điều kiện nhất định.
Như thể hiện trong hình trên, việc phân loại theo màu sắc sau đó có thể được sử dụng để nhóm dữ liệu này lại với nhau để dễ dàng so sánh và phân tích.
Loạt các mẹo này bao gồm các phương pháp phân loại dữ liệu khác nhau trong Excel bằng cách sử dụng màu sắc. Thông tin cụ thể cho các loại khác nhau theo các tùy chọn màu sắc có thể được tìm thấy trên các trang sau:
- Sắp xếp theo Màu nền của ô (trang này bên dưới)
- Sắp xếp theo Màu phông chữ
- Sắp xếp theo biểu tượng định dạng có điều kiện
Chọn dữ liệu được sắp xếp
Trước khi dữ liệu có thể được sắp xếp, Excel cần biết phạm vi chính xác cần sắp xếp, và thông thường, Excel là khá tốt trong việc chọn các vùng dữ liệu liên quan - miễn là khi nó được nhập vào,
- không có hàng hoặc cột trống nào được để trong một vùng dữ liệu liên quan;
- và các hàng và cột trống được để lại giữa các khu vực của dữ liệu có liên quan.
Excel thậm chí sẽ xác định, khá chính xác, nếu vùng dữ liệu có tên trường và loại trừ hàng này khỏi các bản ghi được sắp xếp.
Việc cho phép Excel chọn phạm vi cần sắp xếp là tốt cho một lượng nhỏ dữ liệu có thể được kiểm tra trực quan để đảm bảo:
- rằng phạm vi chính xác được chọn;
- rằng không có khoảng trống trong phạm vi;
- sau khi sắp xếp, các bản ghi dữ liệu vẫn còn nguyên vẹn và chính xác.
Đối với các khu vực dữ liệu lớn, cách dễ nhất để đảm bảo rằng phạm vi chính xác được chọn là đánh dấu nó trước khi bắt đầu sắp xếp.
Nếu cùng một phạm vi được sắp xếp nhiều lần, cách tiếp cận tốt nhất là đặt tên cho nó .
Nếu tên được xác định cho phạm vi được sắp xếp, hãy nhập tên trong Hộp Tên , hoặc chọn tên từ danh sách thả xuống được liên kết và Excel sẽ tự động làm nổi bật phạm vi dữ liệu chính xác trong trang tính.
Sắp xếp theo màu và thứ tự sắp xếp
Việc sắp xếp yêu cầu sử dụng thứ tự sắp xếp .
Khi sắp xếp theo giá trị, có hai thứ tự sắp xếp có thể - tăng dần hoặc giảm dần. Tuy nhiên, khi sắp xếp theo màu sắc, không có thứ tự như vậy tồn tại, do đó người dùng xác định thứ tự sắp xếp màu trong hộp thoại Sắp xếp.
Sắp xếp theo Ví dụ về Màu Ô
Trong hình trên, đối với phạm vi ô H2 đến L12, định dạng có điều kiện được sử dụng để thay đổi màu nền của ô dựa trên tuổi của học sinh.
Thay vì thay đổi màu của tất cả các bản ghi của học sinh, chỉ những người từ 20 tuổi trở xuống bị ảnh hưởng bởi định dạng có điều kiện với phần còn lại không bị ảnh hưởng.
Các bản ghi này sau đó được sắp xếp theo màu ô để nhóm các bản ghi sự quan tâm ở đầu phạm vi để dễ dàng so sánh và phân tích.
Các bước sau đã được theo sau để sắp xếp dữ liệu theo màu nền ô.
- Đánh dấu phạm vi ô cần sắp xếp - H2 đến L12
- Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng
- Nhấp vào biểu tượng Sắp xếp & Lọc trên ruy-băng để mở danh sách thả xuống
- Nhấp vào Tùy chỉnh sắp xếp trong danh sách thả xuống để hiển thị hộp thoại Sắp xếp
- Trong tiêu đề Sắp xếp trên trong hộp thoại, chọn Màu di động từ danh sách thả xuống
- Khi Excel tìm các màu nền ô khác nhau trong dữ liệu được chọn, nó sẽ thêm các màu đó vào các tùy chọn được liệt kê trong tiêu đề Đặt hàng trong hộp thoại
- Trong tiêu đề Đơn hàng, chọn màu đỏ từ danh sách thả xuống
- Nếu cần, hãy chọn Trên đầu theo thứ tự sắp xếp sao cho dữ liệu màu đỏ sẽ ở đầu danh sách
- Nhấp OK để sắp xếp dữ liệu và đóng hộp thoại
- Bốn bản ghi có màu ô đỏ phải được nhóm lại với nhau ở đầu phạm vi dữ liệu
02/03
Sắp xếp dữ liệu theo màu phông chữ trong Excel
Sắp xếp theo Màu phông chữ
Rất giống với sắp xếp theo màu ô, việc sắp xếp theo màu phông chữ có thể được sử dụng để sắp xếp nhanh dữ liệu với văn bản màu khác nhau.
Thay đổi màu phông chữ có thể được thực hiện bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện hoặc do định dạng số - chẳng hạn như khi hiển thị số âm bằng màu đỏ để làm cho chúng dễ tìm hơn.
Sắp xếp theo màu phông chữ
Trong hình trên, đối với phạm vi ô H2 đến L12, định dạng có điều kiện được sử dụng để thay đổi màu chữ của hồ sơ học sinh dựa trên chương trình học của họ:
- Phông chữ màu đỏ - học sinh ghi danh vào chương trình điều dưỡng
- Phông chữ màu xanh - sinh viên đăng ký vào chương trình khoa học
Những hồ sơ này sau đó được sắp xếp theo màu phông chữ để nhóm các hồ sơ quan tâm ở đầu phạm vi để dễ dàng so sánh và phân tích.
Thứ tự sắp xếp cho màu phông chữ là màu đỏ, sau đó là màu xanh lam. Các bản ghi có màu phông chữ mặc định màu đen không được sắp xếp.
Các bước sau đã được theo sau để sắp xếp dữ liệu theo màu phông chữ.
- Đánh dấu phạm vi ô cần sắp xếp - H2 đến L12
- Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng .
- Nhấp vào biểu tượng Sắp xếp & Lọc trên ruy-băng để mở danh sách thả xuống.
- Nhấp vào Tùy chỉnh sắp xếp trong danh sách thả xuống để hiển thị hộp thoại Sắp xếp
- Trong tiêu đề Sắp xếp trên trong hộp thoại, chọn Màu phông chữ từ danh sách thả xuống
- Khi Excel tìm thấy các màu phông chữ khác nhau trong dữ liệu được chọn, nó sẽ thêm các màu đó vào các tùy chọn được liệt kê trong tiêu đề Đặt hàng trong hộp thoại
- Trong tiêu đề Đơn hàng, chọn màu đỏ từ danh sách thả xuống
- Nếu cần, hãy chọn Trên đầu theo thứ tự sắp xếp sao cho dữ liệu màu đỏ sẽ ở đầu danh sách
- Ở đầu hộp thoại, nhấp vào nút Thêm cấp để thêm cấp thứ hai
- Đối với cấp độ thứ hai, dưới tiêu đề Đơn hàng, chọn màu xanh dương từ danh sách thả xuống
- Chọn Trên đầu theo thứ tự sắp xếp sao cho dữ liệu có màu xanh dương sẽ cao hơn các bản ghi đó với phông chữ màu đen mặc định
- Nhấp OK để sắp xếp dữ liệu và đóng hộp thoại
- Hai bản ghi với màu phông chữ màu đỏ sẽ được nhóm lại với nhau ở đầu phạm vi dữ liệu theo sau là hai bản ghi màu phông chữ màu xanh lam
03/03
Sắp xếp dữ liệu theo biểu tượng định dạng có điều kiện trong Excel
Sắp xếp theo biểu tượng định dạng có điều kiện
Một tùy chọn khác để sắp xếp theo màu là sử dụng các bộ biểu tượng định dạng có điều kiện cho thứ tự sắp xếp .
Các bộ biểu tượng này cung cấp một lựa chọn thay thế cho các tùy chọn định dạng có điều kiện thông thường tập trung vào các thay đổi định dạng phông chữ và ô.
Giống như sắp xếp theo màu ô, khi sắp xếp theo màu biểu tượng, người dùng sẽ đặt thứ tự sắp xếp trong hộp thoại Sắp xếp .
Sắp xếp theo Màu Biểu tượng Ví dụ
Trong hình trên, phạm vi ô chứa dữ liệu nhiệt độ cho Paris, Pháp đã được định dạng theo điều kiện với bộ biểu tượng đèn dừng dựa trên nhiệt độ tối đa hàng ngày cho tháng 7 năm 2014.
Các biểu tượng này đã được sử dụng để sắp xếp dữ liệu với các bản ghi hiển thị các biểu tượng màu xanh lá cây được nhóm trước, sau đó là các biểu tượng hổ phách và sau đó là màu đỏ.
Các bước sau đã được theo sau để sắp xếp dữ liệu theo màu biểu tượng.
- Đánh dấu phạm vi ô cần sắp xếp - I3 đến J27
- Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng .
- Nhấp vào biểu tượng Sắp xếp & Lọc trên ruy-băng để mở danh sách thả xuống.
- Nhấp vào Tùy chỉnh sắp xếp trong danh sách thả xuống để hiển thị hộp thoại Sắp xếp
- Dưới tiêu đề Sắp xếp trên trong hộp thoại, chọn Biểu tượng ô từ danh sách thả xuống
- Khi Excel tìm thấy biểu tượng ô trong dữ liệu được chọn, nó sẽ thêm các biểu tượng đó vào các tùy chọn được liệt kê trong tiêu đề Đặt hàng trong hộp thoại
- Trong tiêu đề Đơn hàng, chọn biểu tượng màu xanh lá cây từ danh sách thả xuống
- Nếu cần, hãy chọn Trên đầu theo thứ tự sắp xếp để dữ liệu có biểu tượng màu xanh lá cây sẽ ở đầu danh sách
- Ở đầu hộp thoại, nhấp vào nút Thêm cấp để thêm cấp thứ hai
- Đối với cấp độ thứ hai, dưới tiêu đề Đơn đặt hàng, hãy chọn biểu tượng màu hổ phách hoặc màu vàng từ danh sách thả xuống
- Một lần nữa, chọn On Top theo thứ tự sắp xếp nếu cần - điều này sẽ đặt nhóm bản ghi thứ hai bên dưới những người có biểu tượng màu xanh lá cây, nhưng trên tất cả các bản ghi khác đang được sắp xếp
- Vì chỉ có ba lựa chọn biểu tượng trong tập này, không cần phải thêm một mức thứ ba để sắp xếp các bản ghi với các biểu tượng màu đỏ, vì chúng là các bản ghi duy nhất còn lại và sẽ được đặt ở dưới cùng của phạm vi
- Nhấp OK để sắp xếp dữ liệu và đóng hộp thoại
- Các bản ghi có biểu tượng màu xanh lá cây phải được nhóm lại với nhau ở đầu phạm vi dữ liệu, sau đó là các bản ghi có biểu tượng màu hổ phách và sau đó các biểu tượng có biểu tượng màu đỏ