01 trên 01
Định dạng có điều kiện Excel
Tổng quan định dạng có điều kiện
Thêm định dạng có điều kiện trong Excel cho phép bạn áp dụng các tùy chọn định dạng khác nhau cho một ô hoặc phạm vi ô đáp ứng các điều kiện cụ thể mà bạn đã đặt.
Các tùy chọn định dạng chỉ được áp dụng khi các ô được chọn đáp ứng các điều kiện đã đặt này.
Các tùy chọn định dạng có thể được áp dụng bao gồm thay đổi màu phông chữ và màu nền, kiểu phông chữ, đường viền ô và thêm định dạng số vào dữ liệu.
Kể từ Excel 2007, Excel đã có một số tùy chọn định dạng có điều kiện được đặt trước cho các điều kiện thường được sử dụng như tìm số lớn hơn hoặc nhỏ hơn giá trị nhất định hoặc tìm số nằm trên hoặc dưới giá trị trung bình .
Tìm bản sao có định dạng có điều kiện
Các tùy chọn đặt trước khác hoặc Excel là tìm và định dạng dữ liệu trùng lặp với định dạng có điều kiện - cho dù dữ liệu trùng lặp là văn bản, số, ngày, công thức hoặc toàn bộ hàng hoặc bản ghi dữ liệu .
Định dạng có điều kiện cũng hoạt động cho dữ liệu được thêm sau khi định dạng có điều kiện đã được áp dụng cho một phạm vi dữ liệu, do đó rất dễ dàng để chọn ra dữ liệu trùng lặp khi được thêm vào trang tính.
Loại bỏ dữ liệu trùng lặp trong Excel
Nếu mục tiêu là xóa dữ liệu trùng lặp không chỉ tìm thấy nó - cho dù đó là các ô đơn lẻ hay toàn bộ bản ghi dữ liệu, thay vì sử dụng định dạng có điều kiện, Excel sẽ cung cấp một tùy chọn khác, không đáng ngạc nhiên khi xóa các bản sao .
Công cụ dữ liệu này có thể được sử dụng để tìm và loại bỏ một phần hoặc hoàn toàn khớp các bản ghi dữ liệu từ một trang tính.
Tìm bản sao với ví dụ định dạng có điều kiện
Dưới đây là danh sách các bước được sử dụng để tìm các ô dữ liệu trùng lặp cho phạm vi từ E1 đến E6 (định dạng màu xanh lá cây) được nhìn thấy trong hình trên.
- Đánh dấu các ô từ E1 đến E6 trên trang tính.
- Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng
- Nhấp vào biểu tượng Định dạng có điều kiện trong ruy-băng để mở menu thả xuống
- Chọn Highlight Cell Rules> Duplicates Values ... để mở hộp thoại định dạng giá trị trùng lặp
- Chọn Green Fill với Dark Green Text từ danh sách các tùy chọn định dạng được cài đặt sẵn
- Nhấp OK để chấp nhận các lựa chọn và đóng hộp thoại
- Các ô E1, E4 và E6 phải được định dạng bằng màu nền xanh lá cây nhạt và văn bản màu xanh lục đậm vì cả ba đều chứa dữ liệu trùng lặp - tháng 1
Tìm dữ liệu duy nhất với định dạng có điều kiện
Một tùy chọn khác với định dạng có điều kiện là không tìm các trường dữ liệu trùng lặp, nhưng các trường duy nhất - những dữ liệu chỉ xuất hiện một lần trong phạm vi được chọn - như được hiển thị trong phạm vi ô dưới (định dạng màu đỏ) trong hình trên.
Tùy chọn này rất hữu ích cho những tình huống mà dữ liệu trùng lặp được mong đợi - chẳng hạn như nếu nhân viên được yêu cầu gửi báo cáo hoặc biểu mẫu thường xuyên hoặc sinh viên gửi nhiều bài tập - được theo dõi trong một trang tính. Việc tìm các trường duy nhất giúp dễ dàng xác định thời điểm các nội dung gửi đó bị thiếu.
Để chỉ tìm các trường dữ liệu duy nhất, hãy chọn tùy chọn Duy nhất từ ô Định dạng chứa: danh sách thả xuống như trong hình trên.
Dưới đây được liệt kê các bước được sử dụng để tìm các ô dữ liệu duy nhất cho phạm vi từ F6 đến F11 (định dạng màu đỏ) được thấy trong hình trên.
- Đánh dấu các ô từ F6 đến F11 trong trang tính
- Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng
- Nhấp vào biểu tượng Định dạng có điều kiện trong ruy-băng để mở menu thả xuống
- Chọn Highlight Cell Rules> Duplicates Values ... để mở hộp thoại định dạng giá trị trùng lặp
- Nhấp vào mũi tên xuống dưới ô Định dạng ô có chứa: tùy chọn để mở danh sách thả xuống - Trùng lặp là cài đặt mặc định
- Chọn tùy chọn duy nhất trong danh sách
- Chọn màu đỏ nhạt với văn bản màu đỏ đậm từ danh sách các tùy chọn định dạng được đặt trước
- Nhấn OK để chấp nhận các lựa chọn và đóng hộp thoại.
- Các ô E7 và E9 phải được định dạng bằng màu nền đỏ nhạt và văn bản màu đỏ đậm vì chúng là các ô dữ liệu duy nhất trong phạm vi