Cơ sở dữ liệu Excel, Bảng, Bản ghi và Trường

Excel không có khả năng quản lý dữ liệu của các chương trình cơ sở dữ liệu quan hệ như SQL Server và Microsoft Access. Những gì nó có thể làm, tuy nhiên, được phục vụ như là một cơ sở dữ liệu tập tin đơn giản hoặc phẳng mà điền vào các yêu cầu quản lý dữ liệu trong nhiều tình huống.

Trong Excel, dữ liệu được sắp xếp thành các bảng bằng cách sử dụng các hàng và cột của một trang tính. Các phiên bản mới hơn của chương trình có tính năng bảng , giúp dễ dàng nhập, chỉnh sửa và thao tác dữ liệu .

Mỗi phần dữ liệu hoặc thông tin riêng lẻ về một chủ đề - chẳng hạn như số phần hoặc địa chỉ của một người - được lưu trữ trong một ô bảng tính riêng biệt và được gọi là một trường.

Thuật ngữ Cơ sở dữ liệu: Bảng, Bản ghi và Trường trong Excel

Cơ sở dữ liệu Excel, Bảng, Bản ghi và Trường. (Ted tiếng Pháp)

Cơ sở dữ liệu là tập hợp các thông tin liên quan được lưu trữ trong một hoặc nhiều tệp tin máy tính theo cách có tổ chức.

Thông thường, thông tin hoặc dữ liệu được tổ chức thành các bảng. Một cơ sở dữ liệu tệp đơn giản hoặc phẳng, chẳng hạn như Excel, chứa tất cả thông tin về một chủ đề trong một bảng.

Mặt khác, các cơ sở dữ liệu quan hệ bao gồm một số bảng với mỗi bảng chứa thông tin về các chủ đề khác nhau, nhưng có liên quan.

Thông tin trong một bảng được tổ chức theo cách mà nó có thể dễ dàng là:

Hồ sơ

Trong thuật ngữ cơ sở dữ liệu, một bản ghi lưu giữ tất cả thông tin hoặc dữ liệu về một đối tượng cụ thể đã được nhập vào cơ sở dữ liệu.

Trong Excel, các bản ghi thường được tổ chức trong các hàng trang tính với mỗi ô trong hàng chứa một mục thông tin hoặc giá trị.

Lĩnh vực

Mỗi mục thông tin cá nhân trong một bản ghi cơ sở dữ liệu - chẳng hạn như số điện thoại hoặc số đường phố - được gọi là một trường .

Trong Excel, các ô riêng lẻ của một trang tính đóng vai trò là các trường, vì mỗi ô có thể chứa một phần thông tin duy nhất về một đối tượng.

Tên trường

Điều quan trọng là dữ liệu được nhập vào một cách có tổ chức thành một cơ sở dữ liệu để nó có thể được sắp xếp hoặc lọc để tìm thông tin cụ thể.

Để đảm bảo rằng dữ liệu được nhập vào cùng một thứ tự cho mỗi bản ghi, các tiêu đề được thêm vào mỗi cột của một bảng. Các tiêu đề cột này được gọi là tên trường.

Trong Excel, hàng trên cùng của bảng chứa các tên trường cho bảng. Hàng này thường được gọi là hàng tiêu đề .

Thí dụ

Trong hình trên, tất cả thông tin được thu thập cho một học sinh được lưu trữ trong một hàng hoặc bản ghi riêng lẻ trong bảng. Mỗi học sinh, bất kể có bao nhiêu hay ít thông tin được thu thập đều có một hàng riêng biệt trong bảng.

Mỗi ô trong một hàng là một trường chứa một phần thông tin đó. Tên trường trong hàng tiêu đề giúp đảm bảo rằng dữ liệu vẫn được sắp xếp bằng cách giữ tất cả dữ liệu về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như tên hoặc tuổi, trong cùng một cột cho tất cả học sinh.

Công cụ dữ liệu của Excel

Microsoft đã bao gồm một số công cụ dữ liệu để làm cho nó dễ dàng hơn để làm việc với một lượng lớn dữ liệu được lưu trữ trong các bảng Excel và giúp giữ nó trong tình trạng tốt.

Sử dụng biểu mẫu cho hồ sơ

Một trong những công cụ giúp dễ dàng làm việc với các bản ghi riêng lẻ là biểu mẫu dữ liệu. Biểu mẫu có thể được sử dụng để tìm, chỉnh sửa, nhập hoặc xóa các bản ghi trong các bảng chứa tối đa 32 trường hoặc cột.

Biểu mẫu mặc định bao gồm danh sách các tên trường theo thứ tự chúng được sắp xếp trong bảng, để đảm bảo rằng các bản ghi được nhập chính xác. Bên cạnh mỗi tên trường là một hộp văn bản để nhập hoặc chỉnh sửa các trường dữ liệu riêng lẻ.

Mặc dù có thể tạo biểu mẫu tùy chỉnh, việc tạo và sử dụng biểu mẫu mặc định dễ dàng hơn nhiều và thường là tất cả những gì cần thiết.

Xóa bản ghi dữ liệu trùng lặp

Một vấn đề chung với tất cả các cơ sở dữ liệu là lỗi dữ liệu. Ngoài lỗi chính tả đơn giản hoặc thiếu trường dữ liệu, bản ghi dữ liệu trùng lặp có thể là mối quan tâm chính khi bảng dữ liệu tăng kích thước.

Một công cụ dữ liệu khác của Excel có thể được sử dụng để loại bỏ các bản ghi trùng lặp này - một trong hai bản sao chính xác hoặc một phần.

Sắp xếp dữ liệu

Sắp xếp có nghĩa là sắp xếp lại dữ liệu theo một thuộc tính cụ thể, chẳng hạn như sắp xếp bảng theo thứ tự bảng chữ cái theo họ hoặc theo thứ tự thời gian từ cũ nhất đến trẻ nhất.

Các tùy chọn sắp xếp của Excel bao gồm sắp xếp theo một hoặc nhiều trường, sắp xếp tùy chỉnh, chẳng hạn như theo ngày hoặc giờ và sắp xếp theo các hàng để có thể sắp xếp lại các trường trong bảng.