Nói chung, một bảng trong Excel là một loạt các hàng và cột trong một trang tính có chứa dữ liệu liên quan. Trong các phiên bản trước Excel 2007, một bảng thuộc loại này được gọi là Danh sách.
Cụ thể hơn, một bảng là một khối ô (hàng và cột) chứa dữ liệu liên quan đã được định dạng dưới dạng bảng sử dụng tùy chọn Bảng Excel trên tab Chèn của ruy-băng (tùy chọn tương tự nằm trên tab Trang chủ ).
Việc định dạng một khối dữ liệu dưới dạng bảng giúp dễ dàng thực hiện nhiều tác vụ khác nhau trên dữ liệu bảng mà không ảnh hưởng đến dữ liệu khác trong trang tính. Những nhiệm vụ này bao gồm:
- phân loại dữ liệu;
- lọc dữ liệu ;
- tính toán nhanh - nhập một công thức được tự động áp dụng cho mọi ô trong cột đó;
- thêm tổng số cột vào hàng cuối cùng trong bảng;
- định dạng dữ liệu bảng dưới dạng một khối đặc biệt, do đó đặt dữ liệu đó ra khỏi các dữ liệu khác trong trang tính.
Trước khi chèn bảng
Mặc dù có thể tạo một bảng trống, nhưng thường dễ dàng nhập dữ liệu trước khi định dạng nó thành bảng.
Khi nhập dữ liệu, không để trống hàng, cột hoặc ô trong khối dữ liệu sẽ tạo thành bảng.
Để tạo bảng :
- Nhấp vào bất kỳ ô nào trong khối dữ liệu;
- Nhấp vào tab Chèn của dải băng;
- Kích vào biểu tượng Table (nằm trong nhóm Tables ) - Excel sẽ chọn toàn bộ khối dữ liệu liền kề và mở hộp thoại Create Table ;
- Nếu dữ liệu của bạn có hàng tiêu đề, hãy chọn tùy chọn 'Bảng của tôi có tiêu đề' trong hộp thoại;
- Bấm OK để tạo bảng.
Bảng tính năng
Các tính năng đáng chú ý nhất mà Excel thêm vào khối dữ liệu là:
- trình đơn thả xuống chứa các tùy chọn sắp xếp, bộ lọc và tìm kiếm cho mỗi cột trong bảng
- định dạng khối dữ liệu với các hàng được tô bóng thay thế - để thay đổi bóng, hãy sử dụng tùy chọn Kiểu Bảng nằm trên tab Chèn ;
- tay cầm định cỡ nằm ở góc dưới cùng bên phải của bảng giúp dễ dàng thêm hoặc xóa các bản ghi khỏi bảng;
- biểu tượng Phân tích nhanh (được thêm vào trong Excel 2013) xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải của ô hiện hoạt khi hai hoặc nhiều ô trong bảng được chọn. Nó giúp dễ dàng phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng:
- biểu đồ;
- bảng tổng hợp;
- tổng số đang chạy - xuất hiện sau hàng cuối cùng của dữ liệu bảng;
- định dạng có điều kiện.
Quản lý dữ liệu bảng
Tùy chọn sắp xếp và lọc
Các trình đơn thả xuống sắp xếp / lọc được thêm vào hàng tiêu đề giúp dễ dàng sắp xếp các bảng:
- theo thứ tự tăng dần;
- thứ tự giảm dần;
- bằng phông chữ hoặc màu nền của ô;
- sử dụng thứ tự sắp xếp tùy chỉnh.
Tùy chọn bộ lọc trong menu cho phép bạn
- chỉ hiển thị dữ liệu đáp ứng các tiêu chí được chỉ định hoặc bạn có thể
- lọc theo phông chữ hoặc màu nền của ô;
- tìm kiếm các bản ghi cụ thể bằng cách khớp các trường dữ liệu riêng lẻ.
Thêm và xóa trường và bản ghi
Việc xử lý kích thước làm cho nó dễ dàng để thêm hoặc loại bỏ toàn bộ hàng (bản ghi) hoặc cột (trường) của dữ liệu từ bảng. Làm như vậy:
- Nhấn và giữ con trỏ chuột trên tay cầm định cỡ;
- Kéo núm điều khiển định cỡ lên hoặc xuống hoặc sang trái hoặc phải để thay đổi kích thước bảng.
Dữ liệu được lấy ra khỏi bảng sẽ không bị xóa khỏi bảng tính, nhưng nó không còn được bao gồm trong các hoạt động bảng như sắp xếp và lọc.
Cột được tính toán
Cột được tính toán cho phép bạn nhập một công thức trong một ô trong một cột và tự động áp dụng công thức đó cho tất cả các ô trong cột. Nếu bạn không muốn tính toán bao gồm tất cả các ô, hãy xóa công thức khỏi các ô đó. Nếu bạn chỉ muốn công thức trong ô ban đầu, hãy sử dụng tính năng hoàn tác để nhanh chóng xóa nó khỏi tất cả các ô khác.
Tổng số hàng
Số lượng bản ghi trong một bảng có thể được tổng cộng bằng cách thêm một hàng tổng vào cuối bảng. Tổng hàng sử dụng hàm SUBTOTAL để đếm số lượng bản ghi.
Ngoài ra, các tính toán Excel khác - chẳng hạn như Tổng, Trung bình, Tối đa và Tối thiểu - có thể được thêm bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống tùy chọn. Những tính toán bổ sung này cũng sử dụng hàm SUBTOTAL.
Để thêm hàng tổng cộng :
- Nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng;
- Nhấp vào tab Thiết kế của dải băng;
- Kích vào hộp kiểm Total Row để chọn nó (nằm trong nhóm Table Style Options );
Hàng tổng xuất hiện dưới dạng hàng cuối cùng trong bảng và hiển thị từ Tổng ở ô ngoài cùng bên trái và tổng số bản ghi trong ô ngoài cùng bên phải như trong hình trên.
Để thêm các phép tính khác vào Hàng Tổng :
- Trong hàng tổng, hãy nhấp vào ô nơi phép tính xuất hiện tổng cộng - một mũi tên thả xuống xuất hiện;
- Nhấp vào mũi tên danh sách thả xuống để mở menu tùy chọn;
- Nhấp vào tính toán mong muốn trong trình đơn để thêm nó vào ô;
Lưu ý: Các công thức có thể được thêm vào hàng tổng không bị giới hạn trong các tính toán trong menu. Công thức có thể được thêm thủ công vào bất kỳ ô nào trong hàng tổng.
Xóa bảng, nhưng lưu dữ liệu
- Nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng;
- Nhấp vào tab Thiết kế của dải băng
- Nhấn Convert to Range (nằm trong nhóm Tools ) - mở hộp xác nhận để xóa bảng;
- Nhấp vào Có để xác nhận.
Các tính năng của bảng - chẳng hạn như các trình đơn thả xuống và xử lý định cỡ - được loại bỏ, nhưng dữ liệu, đổ bóng hàng và các tính năng định dạng khác được giữ lại.