Lọc dữ liệu trong bảng tính có nghĩa là đặt điều kiện để chỉ một số dữ liệu nhất định được hiển thị. Nó được thực hiện để làm cho nó dễ dàng hơn để tập trung vào thông tin cụ thể trong một tập dữ liệu lớn hoặc bảng dữ liệu. Lọc không loại bỏ hoặc sửa đổi dữ liệu; nó chỉ thay đổi những hàng hoặc cột nào xuất hiện trong trang tính Excel đang hoạt động.
Lọc hồ sơ dữ liệu
Bộ lọc hoạt động với các bản ghi hoặc hàng dữ liệu trong trang tính. Các điều kiện được đặt được so sánh với một hoặc nhiều trường trong bản ghi. Nếu các điều kiện được đáp ứng, bản ghi sẽ được hiển thị. Nếu các điều kiện không được đáp ứng, bản ghi sẽ được lọc ra để nó không được hiển thị với phần còn lại của các bản ghi dữ liệu.
Lọc dữ liệu theo hai cách tiếp cận khác nhau tùy thuộc vào loại dữ liệu đang được lọc — dữ liệu số hoặc văn bản.
Lọc dữ liệu số
Dữ liệu số có thể được lọc dựa trên:
- liệu dữ liệu có bằng một số nào đó không
- liệu dữ liệu có lớn hơn hay nhỏ hơn một số cụ thể
- dữ liệu ở trên hoặc dưới giá trị trung bình của dữ liệu nói chung
Lọc dữ liệu văn bản
Dữ liệu văn bản có thể được lọc dựa trên:
- liệu dữ liệu có khớp với một từ nhất định hay không
- liệu dữ liệu là một từ chứa một hoặc nhiều chữ cái
- liệu dữ liệu là một từ bắt đầu hoặc kết thúc bằng một chữ cái cụ thể của bảng chữ cái
Sao chép hồ sơ đã lọc
Ngoài việc tạm thời ẩn các bản ghi, Excel cung cấp cho bạn các tùy chọn để sao chép dữ liệu mong muốn vào một vùng riêng biệt của trang tính . Thường thì thủ tục này được thực hiện khi một bản sao vĩnh viễn của danh sách lọc đáp ứng một số loại yêu cầu nghiệp vụ.
Các phương pháp hay nhất để lọc
Tiết kiệm cho mình một số rắc rối bằng cách làm theo các hướng dẫn thực hành tốt nhất để làm việc với dữ liệu được lọc:
- Trừ khi có lý do chính đáng, đừng cạo bảng tính được chia sẻ với bộ lọc đang hoạt động. Những người dùng khác có thể không nhận thấy rằng tệp được lọc.
- Mặc dù bạn có thể lọc đồng thời trên nhiều cột, nhưng các bộ lọc này là phụ gia, không độc quyền. Nói cách khác, lọc danh sách liên hệ để hiển thị tất cả mọi người trong Tiểu bang California và những người lớn tuổi hơn 60 tuổi sẽ cung cấp cho bạn tất cả những người trên 60 tuổi ở California. Một bộ lọc như vậy sẽ không cho bạn thấy những người 60 tuổi hoặc người California.
- Bộ lọc văn bản phức tạp hoạt động cũng như dữ liệu cơ bản sẽ cho phép. Dữ liệu "Lộn xộn" sẽ dẫn đến kết quả được lọc có thể gây hiểu lầm hoặc không chính xác. Ví dụ: lọc cho những người sống ở Illinois sẽ không bắt gặp những người sống trong "IL" hoặc những người sống trong "Ilinois" hoặc "Illenois".
- Thận trọng khi phân loại dữ liệu đã lọc. Việc sắp xếp dữ liệu được lọc một phần sẽ dẫn đến việc tái cấu trúc tệp dữ liệu — một tình huống tốt nhất nên tránh. Nếu bạn phải sắp xếp một tập dữ liệu đã lọc, sao chép dữ liệu đã lọc vào một trang tính mới và sau đó sắp xếp nó.