Biểu mẫu nhập dữ liệu Excel

Hướng dẫn từng bước để nhập dữ liệu

Sử dụng biểu mẫu nhập dữ liệu được tích hợp của Excel là một cách nhanh chóng và dễ dàng để nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Excel.

Sử dụng biểu mẫu cho phép bạn:

• bắt đầu một bảng cơ sở dữ liệu mới hoặc thêm các bản ghi mới vào một bảng hiện có
• cuộn từng bản ghi dữ liệu
• tìm kiếm các bản ghi chứa thông tin cụ thể
• chỉnh sửa hoặc xóa hồ sơ cá nhân khi cần

Giới thiệu về Thêm Biểu mẫu Biểu mẫu Nhập Dữ liệu vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh

Biểu mẫu nhập dữ liệu là một trong các công cụ dữ liệu tích hợp của Excel. Để sử dụng tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp các tiêu đề cột được sử dụng trong cơ sở dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng Biểu mẫu và Excel sẽ làm phần còn lại.

Tuy nhiên, để làm cho mọi thứ trở nên khó khăn hơn, kể từ Excel 2007, Microsoft đã chọn không bao gồm biểu tượng Biểu mẫu trên ruy-băng.

Bước đầu tiên để sử dụng biểu mẫu nhập dữ liệu là thêm biểu tượng Biểu mẫu vào Thanh công cụ truy cập nhanh để chúng tôi có thể sử dụng nó.

Đây là thao tác một lần. Sau khi được thêm, biểu tượng Biểu mẫu vẫn có sẵn trên Thanh công cụ truy cập nhanh.

Tìm nút biểu mẫu nhập dữ liệu

Thanh công cụ truy cập nhanh được sử dụng để lưu các lối tắt đến các tính năng thường dùng trong Excel. Đây cũng là nơi bạn có thể thêm các phím tắt vào các tính năng Excel không khả dụng trên ruy-băng.

Một trong những tính năng này là biểu mẫu nhập dữ liệu.

Biểu mẫu dữ liệu là cách nhanh chóng và dễ dàng để thêm dữ liệu vào bảng cơ sở dữ liệu Excel.

Tuy nhiên, vì một số lý do, Microsoft đã chọn không thêm biểu mẫu vào một trong các tab của ruy-băng bắt đầu bằng Excel 2007.

Dưới đây là các bước sẽ cho bạn biết cách thêm biểu tượng Biểu mẫu vào Thanh công cụ truy cập nhanh.

Thêm Biểu mẫu Dữ liệu vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh

1. Nhấp vào mũi tên xuống ở cuối Thanh công cụ truy cập nhanh để mở menu thả xuống.
2. Chọn More Commands từ danh sách để mở hộp thoại Customize Quick Access Toolbar.
3. Nhấp vào mũi tên xuống ở cuối lệnh Chọn từ dòng để mở menu thả xuống.
4. Chọn Tất cả lệnh từ danh sách để xem tất cả các lệnh có sẵn trong Excel 2007 trong ngăn bên tay trái.
5. Cuộn qua danh sách theo thứ tự bảng chữ cái này để tìm lệnh Biểu mẫu .
6. Nhấn vào nút Add giữa các cửa sổ lệnh để thêm lệnh Form vào Quick Access Toolbar.
7. Nhấp vào OK .

Nút Form bây giờ sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.

Thêm tên trường cơ sở dữ liệu

Như đã đề cập trước đây, tất cả những gì chúng ta cần làm để sử dụng biểu mẫu nhập dữ liệu trong Excel là cung cấp các tiêu đề cột hoặc tên trường được sử dụng trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi.

Cách dễ nhất để thêm các tên trường vào biểu mẫu là nhập chúng vào các ô trong trang tính của bạn. Bạn có thể bao gồm tối đa 32 tên trường trong biểu mẫu.

Nhập các tiêu đề sau vào các ô từ A1 đến E1:

Thẻ học sinh
Họ
Ban đầu
Tuổi tác
Chương trình

Mở biểu mẫu nhập dữ liệu

Mở biểu mẫu nhập dữ liệu

1. Bấm vào ô A2 để biến nó thành ô hiện hoạt .
2. Nhấp vào biểu tượng biểu mẫu đã được thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh ở trang 2.
3. Nhấp vào biểu tượng biểu mẫu sẽ hiển thị một hộp thư từ Excel có chứa một số tùy chọn liên quan đến việc thêm tiêu đề vào biểu mẫu.
4. Vì chúng ta đã gõ vào các tên trường mà chúng ta muốn dùng làm tiêu đề, tất cả những gì chúng ta phải làm là nhấn OK trong hộp thông điệp.
5. Biểu mẫu chứa tất cả các tên trường sẽ xuất hiện trên màn hình.

Thêm bản ghi dữ liệu với biểu mẫu

Thêm bản ghi dữ liệu với biểu mẫu

Khi các tiêu đề dữ liệu đã được thêm vào biểu mẫu, thêm các bản ghi vào cơ sở dữ liệu đơn giản là việc nhập dữ liệu theo đúng thứ tự vào các trường biểu mẫu.

Bản ghi mẫu

Thêm các bản ghi sau vào cơ sở dữ liệu bằng cách nhập dữ liệu vào các trường biểu mẫu bên cạnh các tiêu đề chính xác. Nhấp vào nút Mới sau khi nhập bản ghi đầu tiên để xóa các trường cho bản ghi thứ hai.

1. StudentID : SA267-567
   Họ : Jones
   Ban đầu : B.
   Tuổi : 21
   Chương trình : Ngôn ngữ
   
   StudentID : SA267-211
   Họ : Williams
   Ban đầu : J.
   Tuổi : 19
   Chương trình : Khoa học

Mẹo: Khi nhập dữ liệu rất giống với số ID sinh viên (chỉ các số sau dấu gạch ngang khác nhau), hãy sử dụng sao chép và dán để tăng tốc và đơn giản hóa nhập dữ liệu.

Để thêm các bản ghi còn lại vào cơ sở dữ liệu hướng dẫn, hãy sử dụng biểu mẫu để nhập phần còn lại của dữ liệu được tìm thấy trong hình trên vào các ô A4 đến E11.

Thêm bản ghi dữ liệu với biểu mẫu (con't)

Để thêm các bản ghi còn lại vào cơ sở dữ liệu hướng dẫn, hãy sử dụng biểu mẫu để nhập phần còn lại của dữ liệu được tìm thấy trong hình ảnh ở đây vào các ô từ A4 đến E11.

Sử dụng công cụ dữ liệu của biểu mẫu

Một vấn đề lớn với cơ sở dữ liệu là duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu khi tập tin tăng kích thước. Điều này đòi hỏi:

• sửa lỗi dữ liệu hoặc cập nhật các bản ghi riêng lẻ.
• xóa các bản ghi lỗi thời hoặc trùng lặp.

Biểu mẫu nhập dữ liệu chứa một số công cụ ở phía bên tay phải giúp dễ dàng tìm và sửa hoặc xóa các bản ghi từ cơ sở dữ liệu.

Những công cụ này là:

• Các nút Tìm trước và Tìm tiếp theo - các nút này cho phép bạn cuộn tiến và quay lại qua một bản ghi cơ sở dữ liệu tại một thời điểm.
• Nút Xóa - điều này được sử dụng để xóa các bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu.
• Nút Khôi phục - Nút này có thể được sử dụng để hoàn tác các thay đổi đối với bản ghi đang được chỉnh sửa. Thỉnh thoảng, chúng tôi thực hiện các thay đổi sai đối với bản ghi hoặc thậm chí chỉnh sửa toàn bộ bản ghi sai. Nếu vậy, nút khôi phục có thể được sử dụng để hoàn tác những thay đổi đó.
• Lưu ý: nút Khôi phục chỉ hoạt động miễn là bản ghi có trong biểu mẫu. Ngay sau khi bạn truy cập một bản ghi khác hoặc đóng biểu mẫu, nút khôi phục sẽ không hoạt động.
• Nút Tiêu chí cho phép bạn tìm kiếm cơ sở dữ liệu cho các bản ghi dựa trên các tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như tên, tuổi hoặc chương trình. Một ví dụ về việc sử dụng nút Tiêu chí được bao gồm trong bước tiếp theo của hướng dẫn.

Tìm kiếm hồ sơ bằng cách sử dụng một tên trường

Nút Tiêu chí cho phép bạn tìm kiếm cơ sở dữ liệu cho các bản ghi bằng cách sử dụng một hoặc nhiều tên trường, chẳng hạn như tên, tuổi hoặc chương trình.

Tìm kiếm hồ sơ bằng cách sử dụng một tên trường

1. Nhấp vào nút Tiêu chí trong biểu mẫu.
2. Nhấp vào nút Tiêu chí sẽ xóa tất cả các trường biểu mẫu nhưng không xóa bất kỳ dữ liệu nào khỏi cơ sở dữ liệu.
3. Nhấp vào trường Program và gõ Arts vì chúng ta muốn tìm kiếm tất cả các học sinh ghi danh vào chương trình Arts tại trường.
4. Nhấp vào nút Tìm tiếp theo . Hồ sơ cho H. Thompson sẽ xuất hiện dưới hình thức khi cô được ghi danh vào chương trình Nghệ thuật.
5. Nhấp vào nút Tìm tiếp theo lần thứ hai và thứ ba và các hồ sơ cho J. Graham và W. Henderson sẽ xuất hiện lần lượt sau khi người khác tham gia chương trình Nghệ thuật.

Bước tiếp theo của hướng dẫn này bao gồm một ví dụ về tìm kiếm các bản ghi khớp với nhiều tiêu chí.

Tìm kiếm bản ghi sử dụng nhiều tên trường

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ tìm kiếm tất cả các học sinh 18 tuổi và ghi danh vào chương trình Nghệ Thuật tại trường. Chỉ những bản ghi khớp với cả hai tiêu chí mới được hiển thị trong biểu mẫu.

1. Nhấp vào nút Tiêu chí trong biểu mẫu.
2. Nhấp vào trường tuổi và nhập 18.
3. Bấm vào trường Program và gõ Arts.
4. Nhấp vào nút Tìm tiếp theo . Hồ sơ cho H. Thompson sẽ xuất hiện dưới hình thức kể từ khi cô ấy cả 18 tuổi và ghi danh vào chương trình Nghệ thuật.
5. Nhấp vào nút Tìm tiếp theo lần thứ hai và hồ sơ cho J. Graham sẽ xuất hiện kể từ khi anh ấy cả hai đều 18 tuổi và đã ghi danh vào chương trình Nghệ thuật.
6. Nhấp vào nút Tìm tiếp theo lần thứ ba và bản ghi cho J. Graham sẽ vẫn hiển thị vì không có bản ghi nào khác khớp với cả hai tiêu chí.

Hồ sơ cho W. Henderson không nên được hiển thị trong ví dụ này bởi vì, mặc dù ông được ghi danh vào chương trình nghệ thuật, ông không phải là 18 tuổi vì vậy ông không phù hợp với cả hai tiêu chí tìm kiếm.