Làm cho bảng tính của bạn trông đẹp và gọn gàng
Khi dữ liệu văn bản được nhập hoặc sao chép vào một trang tính Excel, các khoảng trống bổ sung đôi khi có thể được bao gồm cùng với dữ liệu văn bản. Hàm TRIM có thể được sử dụng để loại bỏ các khoảng trống thừa giữa các từ hoặc các chuỗi văn bản khác trong Excel - như được hiển thị trong ô A6 trong hình trên.
Tuy nhiên, hàm này yêu cầu dữ liệu gốc vẫn tồn tại ở đâu đó nếu không, đầu ra của hàm sẽ biến mất.
Thông thường, tốt nhất là giữ dữ liệu gốc. Nó có thể được ẩn hoặc nằm trên một bảng tính khác để giữ nó ra khỏi con đường.
Sử dụng các giá trị dán với chức năng TRIM
Tuy nhiên, nếu văn bản gốc không còn cần thiết nữa, tùy chọn giá trị dán của Excel giúp có thể giữ văn bản đã chỉnh sửa trong khi xóa dữ liệu gốc và chức năng TRIM.
Cách làm việc này, như được nêu bên dưới, là các giá trị dán được sử dụng để dán đầu ra chức năng TRIM trở lại trên đầu trang của dữ liệu gốc hoặc vào bất kỳ vị trí mong muốn nào khác.
Cú pháp và đối số của hàm TRIM
Cú pháp của hàm liên quan đến cách bố trí của hàm và bao gồm tên, khung và đối số của hàm .
Cú pháp cho hàm TRIM là:
= TRIM (Văn bản)
Văn bản - dữ liệu bạn muốn xóa không gian. Đối số này có thể là:
- dữ liệu thực tế được đính kèm trong dấu ngoặc kép.
- tham chiếu ô đến vị trí của dữ liệu văn bản trong trang tính.
Ví dụ về chức năng TRIM
Trong hình trên, chức năng TRIM - nằm trong ô A6 - được sử dụng để loại bỏ các khoảng trống thừa từ phía trước và giữa các dữ liệu văn bản nằm trong ô A4 của trang tính.
Đầu ra của hàm trong A6 sau đó được sao chép và dán - bằng cách sử dụng các giá trị dán - trở lại vào ô A4. Làm như vậy sẽ đặt một bản sao chính xác nội dung trong A6 vào ô A4 nhưng không có chức năng TRIM.
Bước cuối cùng là xóa chức năng TRIM trong ô A6 chỉ để lại dữ liệu văn bản đã chỉnh sửa trong ô A4.
Nhập hàm TRIM
Các tùy chọn để nhập hàm và đối số của nó bao gồm:
- Nhập chức năng hoàn chỉnh: = TRIM (A4) vào ô A6.
- Chọn hàm và các đối số của nó bằng cách sử dụng hộp thoại hàm TRIM .
Các bước bên dưới sử dụng hộp thoại chức năng TRIM để nhập hàm vào ô A6 của trang tính.
- Bấm vào ô A6 để biến nó thành ô hiện hoạt - đây là nơi hàm sẽ được định vị.
- Nhấp vào tab Công thức của trình đơn ribbon .
- Chọn Văn bản từ ruy-băng để mở danh sách thả xuống chức năng.
- Nhấp vào TRIM trong danh sách để hiển thị hộp thoại của hàm;
- Trong hộp thoại, nhấp vào dòng văn bản .
- Bấm vào ô A4 trong trang tính để nhập tham chiếu ô đó làm đối số Văn bản của hàm.
- Bấm OK để đóng hộp thoại và quay lại trang tính.
- Dòng văn bản Xóa Dấu cách Thêm từ Giữa Từ hoặc Văn bản sẽ xuất hiện trong ô A6, nhưng chỉ có một dấu cách giữa mỗi từ.
- Nếu bạn bấm vào ô A6, hàm đầy đủ = TRIM (A4) sẽ xuất hiện trong thanh công thức phía trên trang tính.
Dán qua dữ liệu gốc với giá trị dán
Các bước để xóa dữ liệu gốc và cuối cùng là chức năng TRIM trong ô A6:
- Bấm vào ô A6.
- Nhấn các phím Ctrl + c trên bàn phím hoặc nhấp vào nút Sao chép trên tab Trang chủ của ruy-băng - dữ liệu được chọn sẽ được bao quanh bởi các con kiến diễu hành.
- Nhấp vào ô A4 - vị trí của dữ liệu gốc.
- Nhấp vào mũi tên nhỏ ở cuối nút Dán trên tab Trang chủ của ruy-băng để mở menu thả xuống Tùy chọn dán.
- Nhấp vào tùy chọn Giá trị trong trình đơn thả xuống - như được hiển thị trong hình ở trên - để dán văn bản đã chỉnh sửa trở lại vào ô A4.
- Xóa chức năng TRIM trong ô A6 - chỉ để lại dữ liệu đã chỉnh sửa trong ô ban đầu.
Nếu chức năng TRIM không hoạt động
Trên máy tính, một khoảng trắng giữa các từ không phải là một vùng trống mà là một ký tự, và, tin hay không, có nhiều loại ký tự khoảng trắng.
Hàm TRIM sẽ không xóa tất cả các ký tự khoảng trắng. Cụ thể, một ký tự khoảng trắng thường được sử dụng mà TRIM sẽ không loại bỏ là không gian không bị phá vỡ () được sử dụng trong các trang web.
Nếu bạn có dữ liệu trang web có thêm khoảng trống mà TRIM không thể xóa, hãy thử công thức thay thế chức năng TRIM này có thể khắc phục được sự cố.