Loạt các mẹo này bao gồm các phương pháp phân loại dữ liệu khác nhau trong Excel. Thông tin cụ thể có thể được tìm thấy trên các trang sau:
- Sắp xếp nhanh trên một cột đơn bằng cách sử dụng sắp xếp & lọc hoặc phím nóng
- Sắp xếp trên nhiều cột
- Sắp xếp theo Ngày hoặc Giờ
- Sắp xếp theo ngày trong tuần, tháng hoặc danh sách tùy chỉnh khác
- Sắp xếp theo hàng - Sắp xếp lại các cột
Chọn dữ liệu được sắp xếp
Trước khi dữ liệu có thể được sắp xếp, Excel cần biết phạm vi chính xác cần sắp xếp, và Excel thường là khá tốt trong việc lựa chọn các vùng dữ liệu liên quan - miễn là khi nó được nhập vào,
- không có hàng hoặc cột trống nào được để trong một vùng dữ liệu liên quan;
- và các hàng và cột trống được để lại giữa các khu vực của dữ liệu có liên quan.
Excel thậm chí sẽ xác định, khá chính xác, nếu vùng dữ liệu có tên trường và loại trừ hàng này khỏi các bản ghi được sắp xếp.
Tuy nhiên, cho phép Excel chọn phạm vi cần sắp xếp có thể nguy hiểm - đặc biệt là với lượng lớn dữ liệu khó kiểm tra.
Để đảm bảo rằng dữ liệu chính xác được chọn, hãy chọn phạm vi trước khi bắt đầu sắp xếp.
Nếu cùng một phạm vi được sắp xếp nhiều lần, cách tiếp cận tốt nhất là đặt tên cho nó .
01/05
Sắp xếp khóa và thứ tự sắp xếp
Việc sắp xếp yêu cầu sử dụng khóa sắp xếp và thứ tự sắp xếp.
Phím sắp xếp là dữ liệu trong cột hoặc cột bạn muốn sắp xếp theo. Nó được xác định bởi tiêu đề cột hoặc tên trường. Trong hình trên, các khóa sắp xếp có thể là ID sinh viên, Tên , Tuổi , Chương trình và Tháng bắt đầu
Trong một sắp xếp nhanh, việc nhấp vào một ô trong cột chứa khóa sắp xếp là đủ để cho Excel biết khóa sắp xếp là gì.
Đối với giá trị văn bản hoặc số, hai tùy chọn cho thứ tự sắp xếp tăng dần và giảm dần .
Khi sử dụng nút Sắp xếp & Lọc trên tab Trang chủ của ruy-băng, tùy chọn sắp xếp thứ tự trong danh sách thả xuống sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại dữ liệu trong phạm vi đã chọn.
Sắp xếp nhanh bằng cách sử dụng sắp xếp & lọc
Trong Excel, một sắp xếp nhanh có thể được thực hiện bằng cách sử dụng nút Sắp xếp & Lọc trên tab Trang chủ của ruy-băng .
Các bước để thực hiện sắp xếp nhanh là:
- Nhấp vào một ô trong cột chứa khóa sắp xếp
- Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng nếu cần
- Nhấp vào nút Sắp xếp & Lọc để mở menu thả xuống tùy chọn sắp xếp
- Nhấp vào một trong hai tùy chọn để sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần
- Kiểm tra để đảm bảo rằng dữ liệu được sắp xếp chính xác
Sắp xếp dữ liệu bằng cách sử dụng phím nóng Ribbon
Không có tổ hợp phím tắt để sắp xếp dữ liệu trong Excel.
Các phím nóng có sẵn cho phép bạn sử dụng tổ hợp phím thay vì con trỏ chuột để chọn các tùy chọn tương tự được liệt kê ở trên trên tab Trang chủ của ruy-băng.
- Sử dụng bàn phím để truy cập các tùy chọn ribbon luôn bắt đầu bằng phím Alt .
Sắp xếp theo thứ tự tăng dần bằng phím nóng
- Nhấp vào một ô trong cột sắp xếp
- Nhấn các phím sau trên bàn phím:
- Alt HSS
- Bảng dữ liệu phải được sắp xếp từ A đến Z / nhỏ nhất đến lớn nhất theo cột đã chọn
Các phím nóng được dịch thành:
Phím "Alt"> "Home"> "Editing" group> "Sort & Filter" menu> "Sắp xếp nhỏ nhất đến lớn nhất" tùy chọn.
Sắp xếp theo thứ tự giảm dần bằng phím nóng
Các bước để sắp xếp theo thứ tự giảm dần bằng cách sử dụng các phím nóng giống với các bước được liệt kê cho một loại tăng dần ngoại trừ tổ hợp phím nóng là:
Alt HSO Các phím nóng được dịch thành:
Phím "Alt"> "Home"> "Editing" group> "Sort & Filter" menu> "Sắp xếp lớn nhất đến nhỏ nhất" tùy chọn.
02 trên 05
Sắp xếp trên nhiều cột dữ liệu trong Excel
Ngoài việc thực hiện sắp xếp nhanh dựa trên một cột dữ liệu, tính năng sắp xếp tùy chỉnh của Excel cho phép bạn sắp xếp trên nhiều cột bằng cách xác định nhiều phím sắp xếp.
Trong các loại đa cột, các phím sắp xếp được xác định bằng cách chọn các tiêu đề cột trong hộp thoại Sắp xếp.
Giống như sắp xếp nhanh, các phím sắp xếp được xác định bằng cách xác định các tiêu đề cột hoặc tên trường , trong bảng chứa khóa sắp xếp.
Sắp xếp trên nhiều cột ví dụ
Trong ví dụ trên, các bước sau đã được theo sau để sắp xếp dữ liệu trong phạm vi từ H2 đến L12 trên hai cột dữ liệu - đầu tiên theo tên và sau đó theo độ tuổi.
- Đánh dấu phạm vi ô cần sắp xếp
- Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng .
- Nhấp vào biểu tượng Sắp xếp & Lọc trên ruy-băng để mở danh sách thả xuống.
- Nhấp vào Tùy chỉnh sắp xếp trong danh sách thả xuống để hiển thị hộp thoại Sắp xếp
- Trong tiêu đề Cột trong hộp thoại, chọn Tên từ danh sách thả xuống để sắp xếp dữ liệu đầu tiên theo cột Tên
- Tùy chọn Sắp xếp On được đặt thành Giá trị - vì sắp xếp dựa trên dữ liệu thực tế trong bảng
- Trong tiêu đề Sắp xếp thứ tự , chọn Z đến A từ danh sách thả xuống để sắp xếp dữ liệu Tên theo thứ tự giảm dần
- Ở đầu hộp thoại, nhấp vào nút Thêm cấp để thêm tùy chọn sắp xếp thứ hai
- Đối với khóa sắp xếp thứ hai, trong tiêu đề Cột , chọn Tuổi từ danh sách thả xuống để sắp xếp các bản ghi có tên trùng lặp theo cột Độ tuổi
- Trong tiêu đề Sắp xếp thứ tự , hãy chọn Lớn nhất đến Nhỏ nhất từ danh sách thả xuống để sắp xếp dữ liệu Độ tuổi theo thứ tự giảm dần
- Nhấp vào OK trong hộp thoại để đóng hộp thoại và sắp xếp dữ liệu
Kết quả của việc xác định khóa sắp xếp thứ hai, trong ví dụ trên, hai bản ghi có giá trị giống nhau cho trường Tên được sắp xếp thêm theo thứ tự giảm dần bằng trường Độ tuổi , dẫn đến bản ghi cho sinh viên A. Wilson 21 tuổi trước kỷ lục cho người thứ hai A. Wilson 19 tuổi.
Hàng đầu tiên: Tiêu đề cột hoặc dữ liệu?
Phạm vi dữ liệu được chọn để sắp xếp trong ví dụ trên bao gồm các tiêu đề cột phía trên hàng dữ liệu đầu tiên.
Excel phát hiện hàng này chứa dữ liệu khác với dữ liệu trong các hàng tiếp theo, do đó nó giả định hàng đầu tiên là các tiêu đề cột và điều chỉnh các tùy chọn có sẵn trong hộp thoại Sắp xếp để bao gồm chúng.
Một tiêu chí mà Excel sử dụng để xác định xem hàng đầu tiên có chứa tiêu đề cột hay không là định dạng. Trong ví dụ trên, văn bản trong hàng đầu tiên là một phông chữ khác và nó là một màu khác với dữ liệu trong phần còn lại của các hàng. Nó cũng được tách ra từ các hàng bên dưới bởi một đường viền dày.
Excel sử dụng sự khác biệt này trong việc xác định xem hàng đầu tiên có phải là hàng tiêu đề hay không, và nó là khá tốt trong việc làm cho nó đúng - nhưng nó không phải là không thể sai được. Nếu nó sai, hộp thoại Sắp xếp chứa một hộp kiểm - Dữ liệu của tôi có các tiêu đề - có thể được sử dụng để ghi đè lựa chọn tự động này.
Nếu hàng đầu tiên không chứa tiêu đề, Excel sử dụng ký tự cột - chẳng hạn như Cột D hoặc Cột E - dưới dạng lựa chọn trong tùy chọn Cột của hộp thoại Sắp xếp .
03 trên 05
Sắp xếp dữ liệu theo ngày hoặc giờ trong Excel
Ngoài việc sắp xếp dữ liệu văn bản theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số từ lớn nhất đến nhỏ nhất, các tùy chọn sắp xếp của Excel bao gồm sắp xếp các giá trị ngày tháng.
Các đơn đặt hàng sắp xếp có sẵn cho các ngày là:
- Thứ tự tăng dần - cũ nhất đến mới nhất
- Thứ tự giảm dần - mới nhất đến cũ nhất
Sắp xếp nhanh so với hộp thoại sắp xếp
Vì ngày và giờ chỉ là dữ liệu số được định dạng, cho các loại trên một cột - chẳng hạn như Ngày Mượn trong ví dụ trong hình trên - phương pháp sắp xếp nhanh có thể được sử dụng thành công.
Đối với các loại liên quan đến nhiều cột ngày hoặc giờ, hộp thoại Sắp xếp cần phải được sử dụng - giống như khi sắp xếp trên nhiều cột số hoặc dữ liệu văn bản.
Sắp xếp theo ngày Ví dụ
Để thực hiện sắp xếp nhanh theo ngày theo thứ tự tăng dần - cũ nhất đến mới nhất - ví dụ trong hình ở trên, các bước sẽ là:
- Đánh dấu phạm vi ô cần sắp xếp
- Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng
- Nhấp vào biểu tượng Sắp xếp & Lọc trên ruy-băng để mở danh sách thả xuống
- Nhấp vào tùy chọn Sắp xếp Cũ nhất đến Mới nhất trong danh sách để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần
- Các bản ghi phải được sắp xếp với các ngày cũ nhất trong cột Mượn ở đầu bảng
Ngày và thời gian được lưu trữ dưới dạng văn bản
Nếu kết quả sắp xếp theo ngày không được như mong đợi, dữ liệu trong cột chứa khóa sắp xếp có thể chứa ngày hoặc thời gian được lưu dưới dạng dữ liệu văn bản thay vì số (ngày và giờ chỉ là dữ liệu số được định dạng).
Trong hình trên, hồ sơ cho A. Peterson đã kết thúc ở cuối danh sách, khi nào, dựa trên ngày vay - ngày 5 tháng 11 năm 2014 -, hồ sơ phải được đặt phía trên hồ sơ cho A. Wilson, cũng có ngày vay ngày 5 tháng 11.
Lý do cho các kết quả bất ngờ là ngày vay cho A. Peterson đã được lưu trữ dưới dạng văn bản, chứ không phải là một số
Dữ liệu hỗn hợp và Sắp xếp nhanh
Khi sử dụng phương thức sắp xếp nhanh nếu các bản ghi chứa dữ liệu văn bản và số được trộn lẫn với nhau, Excel sắp xếp riêng dữ liệu số và văn bản - đặt các bản ghi với dữ liệu văn bản ở cuối danh sách được sắp xếp.
Excel cũng có thể bao gồm các tiêu đề cột trong kết quả sắp xếp - giải thích chúng như một hàng dữ liệu văn bản khác chứ không phải là tên trường cho bảng dữ liệu.
Sắp xếp cảnh báo - Sắp xếp hộp thoại
Như được hiển thị trong hình trên, nếu hộp thoại Sắp xếp được sử dụng, ngay cả đối với các loại trên một cột, Excel sẽ hiển thị một thông báo cảnh báo rằng nó đã gặp dữ liệu được lưu dưới dạng văn bản và cung cấp cho bạn lựa chọn:
- Sắp xếp mọi thứ trông giống như một số dưới dạng một số
- Sắp xếp số và số được lưu trữ dưới dạng văn bản riêng biệt
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, Excel sẽ cố gắng đặt dữ liệu văn bản vào đúng vị trí của kết quả sắp xếp.
Chọn tùy chọn thứ hai và Excel sẽ đặt các bản ghi chứa dữ liệu văn bản ở dưới cùng của các kết quả sắp xếp - giống như với các loại nhanh.
04/05
Sắp xếp dữ liệu theo ngày trong tuần hoặc theo tháng trong Excel
Sắp xếp theo ngày trong tuần hoặc theo tháng trong năm bằng cách sử dụng cùng danh sách tùy chỉnh được tích hợp sẵn mà Excel sử dụng để thêm ngày hoặc tháng vào trang tính bằng cách sử dụng nút điều khiển điền .
Danh sách này cho phép sắp xếp theo ngày hoặc tháng theo thứ tự thời gian hơn là theo thứ tự bảng chữ cái.
Trong ví dụ trên, dữ liệu đã được sắp xếp theo tháng mà sinh viên bắt đầu chương trình học trực tuyến của họ.
Cũng như các tùy chọn sắp xếp khác, sắp xếp giá trị theo danh sách tùy chỉnh có thể được hiển thị theo chiều tăng dần (Chủ Nhật đến Thứ Bảy / Tháng 1 đến Tháng 12) hoặc thứ tự giảm dần (Thứ Bảy đến Chủ Nhật / Tháng Mười Hai đến Tháng Một).
Trong hình trên, các bước sau đã được theo sau để sắp xếp mẫu dữ liệu trong phạm vi từ H2 đến L12 theo tháng trong năm:
- Đánh dấu phạm vi ô cần sắp xếp
- Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng .
- Nhấp vào biểu tượng Sắp xếp & Lọc trên ruy-băng để mở danh sách thả xuống.
- Nhấp vào Tùy chỉnh sắp xếp trong danh sách thả xuống để hiển thị hộp thoại Sắp xếp
- Trong tiêu đề Cột trong hộp thoại, chọn Tháng Bắt đầu từ danh sách thả xuống để sắp xếp dữ liệu theo các tháng trong năm
- Tùy chọn Sắp xếp On được đặt thành Giá trị - vì sắp xếp dựa trên dữ liệu thực tế trong bảng
- Trong tiêu đề Sắp xếp thứ tự , nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh tùy chọn A đến Z mặc định để mở trình đơn thả xuống
- Trong menu, chọn Custom List để mở hộp thoại Custom Lists
- Trong cửa sổ bên trái của hộp thoại, nhấp một lần vào danh sách: tháng 1, tháng 2, tháng 3, tháng 4 ... để chọn nó
Nhấp OK để xác nhận lựa chọn và quay lại hộp thoại Sắp xếp hộp thoại
Danh sách được chọn - Tháng 1, Tháng 2, Tháng 3, Tháng 4 - sẽ được hiển thị dưới tiêu đề Đơn đặt hàng
Nhấp OK để đóng hộp thoại và sắp xếp dữ liệu theo tháng trong năm
Lưu ý : Theo mặc định, danh sách tùy chỉnh chỉ được hiển thị theo thứ tự tăng dần trong hộp thoại Danh sách tùy chỉnh . Để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần bằng cách sử dụng danh sách tùy chỉnh sau khi đã chọn danh sách mong muốn để nó được hiển thị dưới tiêu đề Đơn đặt hàng trong hộp thoại Sắp xếp :
- Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh danh sách được hiển thị - chẳng hạn như tháng 1, tháng 2, tháng 3, tháng 4 ... để mở trình đơn thả xuống
- Trong menu, chọn tùy chọn danh sách tùy chỉnh được hiển thị theo thứ tự giảm dần - chẳng hạn như tháng 12, tháng 11, tháng 10, tháng 9 ...
Nhấp vào OK để đóng hộp thoại và sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần bằng cách sử dụng danh sách tùy chỉnh
05/05
Sắp xếp theo hàng để sắp xếp lại các cột trong Excel
Như được hiển thị với các tùy chọn sắp xếp trước đó, dữ liệu thường được sắp xếp bằng cách sử dụng các tiêu đề cột hoặc tên trường và kết quả là sắp xếp lại toàn bộ các hàng hoặc bản ghi dữ liệu.
Tùy chọn sắp xếp ít được biết đến hơn và do đó ít được sử dụng hơn trong Excel là sắp xếp theo hàng, có tác dụng sắp xếp thứ tự các cột từ trái sang phải trong một trang tính
Một lý do để sắp xếp theo hàng là khớp thứ tự cột giữa các bảng dữ liệu khác nhau. Với các cột trong cùng một thứ tự từ trái sang phải, sẽ dễ dàng so sánh các bản ghi hoặc để sao chép và di chuyển dữ liệu giữa các bảng.
Tùy chỉnh thứ tự cột
Rất hiếm khi, tuy nhiên, nhận được các cột theo đúng thứ tự một nhiệm vụ đơn giản do các giới hạn của các tùy chọn thứ tự sắp xếp tăng dần và giảm dần cho các giá trị.
Thông thường, cần phải sử dụng thứ tự sắp xếp tùy chỉnh và Excel bao gồm các tùy chọn để sắp xếp theo ô hoặc màu phông chữ hoặc bằng biểu tượng định dạng có điều kiện .
Các tùy chọn này, như được nêu ở dưới cùng của trang này, vẫn còn khá nhiều lao động và không dễ sử dụng.
Có lẽ cách dễ nhất để nói với Excel thứ tự của các cột là thêm một hàng trên hoặc dưới bảng dữ liệu chứa các số 1, 2, 3, 4 ... cho biết thứ tự các cột từ trái sang phải.
Sắp xếp theo hàng sau đó trở thành một vấn đề đơn giản của việc sắp xếp các cột nhỏ nhất đến lớn nhất theo hàng chứa các số.
Khi sắp xếp xong, hàng có thể dễ dàng bị xóa .
Sắp xếp theo hàng Ví dụ
Trong mẫu dữ liệu được sử dụng cho loạt bài này trên các tùy chọn sắp xếp Excel, cột ID sinh viên luôn luôn là đầu tiên ở bên trái, tiếp theo là Tên và sau đó thường là Độ tuổi .
Trong trường hợp này, như được hiển thị trong hình trên, các cột đã được sắp xếp lại để cột Chương trình đầu tiên ở bên trái, sau đó là Tháng Bắt đầu , Tên, v.v.
Các bước sau đã được sử dụng để thay đổi thứ tự cột thành thứ được nhìn thấy trong hình trên:
- Chèn một hàng trống phía trên hàng có chứa tên trường
- Trong hàng mới này, nhập các số sau từ trái sang phải bắt đầu từ
cột H: 5, 3, 4, 1, 2 - Làm nổi bật phạm vi H2 đến L13
- Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng .
- Nhấp vào biểu tượng Sắp xếp & Lọc trên ruy-băng để mở danh sách thả xuống.
- Nhấp vào Tùy chỉnh sắp xếp trong danh sách thả xuống để hiển thị hộp thoại Sắp xếp
- Ở đầu hộp thoại, nhấp vào Tùy chọn để mở hộp thoại Tùy chọn sắp xếp
- Trong phần Định hướng của hộp thoại thứ hai này, nhấp vào Sắp xếp từ trái sang phải để sắp xếp thứ tự các cột từ trái sang phải trong trang tính
- Nhấp vào OK để đóng hộp thoại này
- Với sự thay đổi trong định hướng, tiêu đề cột trong hộp thoại sắp xếp thay đổi thành hàng
- Trong tiêu đề Hàng , chọn sắp xếp theo Hàng 2 - hàng chứa các số tùy chỉnh
- Tùy chọn Sắp xếp Bật được đặt thành Giá trị
- Trong tiêu đề Sắp xếp thứ tự , hãy chọn Nhỏ nhất đến Lớn nhất từ danh sách thả xuống để sắp xếp các số trong hàng 2 theo thứ tự tăng dần
- Nhấp vào OK để đóng hộp thoại và sắp xếp các cột từ trái sang phải bằng các số trong hàng 2
- Thứ tự các cột sẽ bắt đầu bằng Chương trình, theo sau là Ngày bắt đầu , Tên , v.v.
Sử dụng tùy chọn sắp xếp tùy chỉnh của Excel để sắp xếp lại các cột
Như đã đề cập ở trên, trong khi các loại tùy chỉnh có sẵn trong hộp thoại sắp xếp trong Excel, các tùy chọn này không dễ sử dụng khi sắp xếp lại cột trong trang tính.
Các tùy chọn để tạo thứ tự sắp xếp tùy chỉnh có sẵn trong hộp thoại Sắp xếp là sắp xếp dữ liệu theo:
Và, trừ khi mỗi cột đã có định dạng duy nhất được áp dụng - chẳng hạn như màu phông chữ hoặc ô khác nhau, định dạng đó cần phải được thêm vào các ô riêng lẻ trong cùng một hàng cho mỗi cột được sắp xếp lại.
Ví dụ: để sử dụng màu phông chữ để sắp xếp lại các cột trong hình ảnh ở trên
- Nhấp vào từng tên trường và thay đổi màu phông chữ cho từng tên - chẳng hạn như màu đỏ, xanh lục, xanh lam, v.v.
- Trong hộp thoại Sắp xếp, đặt tùy chọn Sắp xếp thành Màu phông chữ
- Trong Đặt hàng, đặt thủ công thứ tự tên màu của trường để khớp với thứ tự cột mong muốn
- Sau khi sắp xếp, hãy đặt lại màu phông chữ cho từng tên trường