Cách xác định phạm vi được đặt tên trong Excel

Đặt tên mô tả cho các ô hoặc dải ô cụ thể

Phạm vi được đặt tên , tên dải ô hoặc tên được xác định đều tham chiếu đến cùng một đối tượng trong Excel. Đó là tên mô tả - chẳng hạn như Jan_Sales hoặc June_Precip - được gắn với một ô hoặc dải ô cụ thể trong một trang tính hoặc sổ làm việc .

Phạm vi được đặt tên giúp việc sử dụng và xác định dữ liệu dễ dàng hơn khi tạo biểu đồ và trong các công thức như:

= SUM (Jan_Sales)

= June_ Precip + July_ Precip + Aug_ Precip

Ngoài ra, vì phạm vi được đặt tên không thay đổi khi công thức được sao chép sang các ô khác, nó cung cấp một thay thế cho việc sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối trong công thức.

Định nghĩa tên trong Excel

Ba phương thức khác nhau để xác định tên trong Excel là:

Định nghĩa tên có hộp tên

Một cách, và có thể cách dễ nhất để xác định tên là sử dụng Hộp Tên , nằm phía trên cột A trong trang tính.

Để tạo tên bằng cách sử dụng Hộp Tên như được hiển thị trong hình trên:

  1. Đánh dấu phạm vi ô mong muốn trong trang tính.
  2. Nhập tên mong muốn cho phạm vi đó vào hộp tên, chẳng hạn như Jan_Sales.
  3. Nhấn phím Enter trên bàn phím.
  4. Tên được hiển thị trong hộp Tên.

Lưu ý : Tên cũng được hiển thị trong hộp Tên bất cứ khi nào cùng một phạm vi ô được tô sáng trong trang tính. Nó cũng được hiển thị trong Trình quản lý tên.

Quy tắc đặt tên và giới hạn

Các quy tắc cú pháp chính cần nhớ khi tạo hoặc chỉnh sửa tên cho các phạm vi là:

  1. Tên không được chứa dấu cách.
  2. Ký tự đầu tiên của tên phải là
    • lá thư
    • gạch dưới (_)
    • dấu gạch chéo ngược (\)
  3. các ký tự còn lại chỉ có thể là
    • chữ cái hoặc số
    • kinh nguyệt
    • ký tự gạch dưới
  4. Độ dài tên tối đa là 255 ký tự.
  5. Chữ hoa và chữ thường không thể phân biệt được với Excel, vì vậy Jan_Salesjan_sales được Excel coi là cùng tên.

Các quy tắc đặt tên bổ sung là:

01 trên 02

Tên và phạm vi được xác định trong Excel

Hộp thoại Trình quản lý tên Excel. © Ted Tiếng Pháp

Tất cả các tên đều có phạm vi đề cập đến các địa điểm mà một tên cụ thể được Excel công nhận.

Phạm vi của tên có thể là:

Tên phải là duy nhất trong phạm vi của nó, nhưng cùng một tên có thể được sử dụng trong các phạm vi khác nhau.

Lưu ý : Phạm vi mặc định cho các tên mới là cấp sổ làm việc chung. Sau khi được xác định, phạm vi của một tên không thể dễ dàng thay đổi. Để thay đổi phạm vi của tên, hãy xóa tên trong Trình quản lý tên và xác định lại tên đó bằng phạm vi chính xác.

Phạm vi cấp độ Worksheet địa phương

Tên có phạm vi cấp trang tính chỉ hợp lệ cho trang tính mà nó đã được xác định. Nếu tên Total_Sales có phạm vi trang tính 1 của sổ làm việc, Excel sẽ không nhận ra tên trên trang tính 2, trang tính 3 hoặc bất kỳ trang tính nào khác trong sổ làm việc.

Điều này làm cho nó có thể xác định cùng một tên để sử dụng trên nhiều trang tính - miễn là phạm vi cho mỗi tên được giới hạn trong bảng tính cụ thể của nó.

Sử dụng cùng tên cho các trang tính khác nhau có thể được thực hiện để đảm bảo tính liên tục giữa các trang tính và đảm bảo rằng các công thức sử dụng tên Total_Sales luôn tham chiếu cùng một phạm vi ô trong nhiều trang tính trong một sổ làm việc.

Để phân biệt giữa các tên giống nhau với các phạm vi khác nhau trong công thức, trước tên với tên trang tính, chẳng hạn như:

Sheet1! Total_Sales, Sheet2! Total_Sales

Lưu ý: Tên được tạo bằng Hộp tên sẽ luôn có phạm vi cấp sổ làm việc chung trừ khi cả tên trang tính và tên dải ô được nhập vào hộp tên khi tên được xác định.

Thí dụ:
Tên: Jan_Sales, Phạm vi - cấp sổ làm việc toàn cầu
Tên: Sheet1! Jan_Sales, Phạm vi - cấp độ trang tính cục bộ

Phạm vi mức độ Workbook toàn cầu

Tên được xác định với phạm vi cấp sổ làm việc được công nhận cho tất cả các trang tính trong sổ làm việc đó. Do đó, tên cấp sổ làm việc chỉ có thể được sử dụng một lần trong sổ làm việc, không giống như tên cấp trang tính được thảo luận ở trên.

Tuy nhiên, tên phạm vi cấp sổ làm việc không được nhận dạng bởi bất kỳ sổ làm việc nào khác, do đó tên cấp toàn cầu có thể được lặp lại trong các tệp Excel khác nhau. Ví dụ: nếu tên Jan_Sales có phạm vi toàn cục, cùng một tên có thể được sử dụng trong các sổ làm việc khác nhau có tiêu đề 2012_Revenue, 2013_Revenue và 2014_Revenue.

Phạm vi Xung đột và Phạm vi Ưu tiên

Có thể sử dụng cùng một tên ở cả cấp độ trang tính cục bộ và cấp độ sổ làm việc vì phạm vi cho cả hai sẽ khác nhau.

Tuy nhiên, tình huống như vậy sẽ tạo ra xung đột bất cứ khi nào tên được sử dụng.

Để giải quyết xung đột như vậy, trong Excel, tên được xác định cho cấp trang tính cục bộ được ưu tiên hơn cấp sổ làm việc chung.

Trong tình huống như vậy, tên cấp trang tính 2014_Revenue sẽ được sử dụng thay vì tên cấp sổ làm việc 2014_Revenue .

Để ghi đè quy tắc ưu tiên, hãy sử dụng tên cấp sổ làm việc kết hợp với tên cấp trang tính cụ thể như 2014_Revenue! Sheet1.

Một ngoại lệ để ưu tiên ghi đè là tên cấp trang tính cục bộ có phạm vi trang tính 1 của sổ làm việc. Các phạm vi liên quan đến trang tính 1 của bất kỳ sổ làm việc nào không thể bị ghi đè bởi các tên cấp độ toàn cầu.

02 trên 02

Xác định và quản lý tên bằng Trình quản lý tên

Đặt phạm vi trong hộp thoại tên mới. © Ted Tiếng Pháp

Sử dụng Hộp thoại Tên Mới

Phương pháp thứ hai để xác định tên là sử dụng hộp thoại Tên mới . Hộp thoại này được mở bằng cách sử dụng tùy chọn Xác định tên nằm ở giữa tab Công thức của ruy-băng .

Hộp thoại Tên mới giúp dễ dàng xác định tên với phạm vi cấp trang tính.

Tạo tên bằng hộp thoại Tên mới

  1. Đánh dấu phạm vi ô mong muốn trong trang tính.
  2. Nhấp vào tab Công thức của ruy-băng.
  3. Nhấp vào tùy chọn Xác định tên để mở hộp thoại Tên mới .
  4. Trong hộp thoại, bạn được yêu cầu xác định:
    • Tên
    • Phạm vi
    • Phạm vi cho tên mới - nhận xét là tùy chọn
  5. Sau khi hoàn thành, bấm OK để trở về trang tính.
  6. Tên sẽ được hiển thị trong Hộp Tên bất cứ khi nào phạm vi được xác định được chọn.

Trình quản lý tên

Trình quản lý tên có thể được sử dụng để xác định và quản lý các tên hiện có. Nó nằm bên cạnh tùy chọn Define Name trên tab Formulas của ribbon.

Xác định Tên bằng Trình quản lý Tên

Khi xác định tên trong Trình quản lý tên, nó sẽ mở hộp thoại Tên mới được nêu ở trên. Danh sách đầy đủ các bước là:

  1. Nhấp vào tab Công thức của ruy-băng.
  2. Nhấp vào biểu tượng Trình quản lý tên ở giữa ruy-băng để mở Trình quản lý tên.
  3. Trong Trình quản lý tên, hãy nhấp vào nút Mới để mở hộp thoại Tên mới.
  4. Trong hộp thoại này, bạn được yêu cầu xác định:
    • Tên
    • Phạm vi
    • Phạm vi cho tên mới - nhận xét là tùy chọn
  5. Bấm OK để trở về Trình quản lý tên nơi tên mới sẽ được liệt kê trong cửa sổ.
  6. Nhấp vào Đóng để quay lại trang tính.

Xóa hoặc chỉnh sửa tên

Với Trình quản lý tên mở,

  1. Trong cửa sổ chứa danh sách tên, nhấp một lần vào tên sẽ bị xóa hoặc chỉnh sửa.
  2. Để xóa tên, hãy nhấp vào nút Xóa phía trên cửa sổ danh sách.
  3. Để chỉnh sửa tên, hãy nhấp vào nút Chỉnh sửa để mở hộp thoại Chỉnh sửa tên .

Trong hộp thoại Chỉnh sửa tên, bạn có thể:

Lưu ý: Không thể thay đổi phạm vi của tên hiện có bằng các tùy chọn chỉnh sửa. Để thay đổi phạm vi, hãy xóa tên và xác định lại phạm vi đó với phạm vi chính xác.

Lọc tên

Nút Bộ lọc trong Trình quản lý tên giúp dễ dàng:

Danh sách được lọc được hiển thị trong cửa sổ danh sách trong Trình quản lý tên.