Tạo một danh sách thả xuống trong Excel cho phép bạn nhập dữ liệu vào một ô cụ thể của một trang tính từ danh sách các mục nhập được đặt trước.
Lợi ích của việc sử dụng danh sách thả xuống bao gồm:
- Làm cho việc nhập dữ liệu dễ dàng hơn
- Ngăn chặn lỗi nhập dữ liệu
- Hạn chế số lượng vị trí để nhập dữ liệu
Excel danh sách thả xuống từng bước hướng dẫn chủ đề
- Nhập dữ liệu hướng dẫn
- Tạo phạm vi được đặt tên cho dữ liệu
- Bắt đầu danh sách thả xuống
- Sử dụng danh sách để xác thực dữ liệu
- Nhập nguồn dữ liệu và hoàn thành danh sách thả xuống
- Thay đổi các mục danh sách
- Tùy chọn để bảo vệ danh sách thả xuống
Nhập dữ liệu hướng dẫn
Bước đầu tiên để tạo danh sách thả xuống trong Excel là nhập dữ liệu .
Lưu ý: Các hướng dẫn hướng dẫn không bao gồm các bước định dạng cho trang tính.
Điều này sẽ không can thiệp vào việc hoàn thành hướng dẫn. Bảng tính của bạn sẽ trông khác với ví dụ trên trang 1, nhưng danh sách thả xuống sẽ cho bạn kết quả tương tự.
Nhập dữ liệu bên dưới vào các ô được chỉ ra trên trang tính một và hai của sổ làm việc Excel.
Các bước hướng dẫn
- Nhập dữ liệu sau vào ô chính xác trên trang tính 1 của trang tính: D1 - Loại cookie:
- Nhấp vào tab Trang tính cho Trang tính 2.
- Nhập dữ liệu sau vào các ô chính xác trên Trang 2 của trang tính:
A1 - Bánh gừng A2 - Chanh A3 - Bột yến mạch Raisin A4 - Chocolate Chip
Danh sách thả xuống sẽ được thêm vào ô E1 trên trang tính 1.
Tạo phạm vi được đặt tên cho dữ liệu danh sách
Phạm vi được đặt tên cho phép bạn tham chiếu đến một phạm vi ô cụ thể trong sổ làm việc Excel.
Phạm vi được đặt tên có nhiều công dụng trong Excel bao gồm sử dụng chúng trong công thức và khi tạo biểu đồ.
Trong mọi trường hợp, một dải ô được đặt tên được sử dụng thay cho một phạm vi tham chiếu ô cho biết vị trí của dữ liệu trong một trang tính.
Khi được sử dụng trong danh sách thả xuống, phạm vi được đặt tên được sử dụng làm nguồn cho các mục danh sách.
Các bước hướng dẫn
- Kéo các ô chọn A1 - A4 trên trang 2.
- Nhấp vào Hộp Tên nằm phía trên cột A
- Nhập "cookies" (không có dấu ngoặc kép) vào Hộp Tên
- Nhấn phím ENTER trên bàn phím
- Các ô A1 đến A4 trên trang tính 2 hiện có tên dải ô là "cookie"
- Lưu bảng tính của bạn
Mở hộp thoại xác thực dữ liệu
Tất cả các tùy chọn xác thực dữ liệu trong Excel, bao gồm danh sách thả xuống, được đặt bằng hộp thoại xác thực dữ liệu.
Hộp thoại xác nhận dữ liệu nằm trong tab dữ liệu của ruy-băng .
Các bước hướng dẫn
- Nhấp vào tab Trang tính 1 ở cuối màn hình để chuyển sang trang tính 1
- Bấm vào ô E1 để biến nó thành ô hiện hoạt - đây là nơi danh sách thả xuống sẽ được định vị
- Nhấp vào tab Dữ liệu của trình đơn ribbon phía trên trang tính
- Nhấp vào biểu tượng Xác thực Dữ liệu trên ruy-băng để mở menu thả xuống
- Nhấp vào tùy chọn Xác thực Dữ liệu trong trình đơn để mở hộp thoại Xác thực Dữ liệu
Sử dụng danh sách để xác thực dữ liệu
Ngoài việc thêm danh sách thả xuống vào trang tính, việc xác thực dữ liệu trong Excel cũng có thể được sử dụng để kiểm soát hoặc giới hạn loại dữ liệu có thể được nhập vào các ô cụ thể.
Một số tùy chọn được sử dụng phổ biến hơn:
- Danh sách
- Ngày và / hoặc thời gian
- Số nguyên
- Bản văn
- Công thức (được đặt trong tùy chọn Tùy chỉnh )
Trong bước này, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn Danh sách làm loại xác thực dữ liệu được sử dụng cho ô E1 trên trang tính 1.
Các bước
- Nhấp vào tab Cài đặt trong hộp thoại
- Nhấp vào mũi tên xuống ở cuối dòng Cho phép để mở trình đơn thả xuống
- Nhấp vào Danh sách để chọn danh sách thả xuống để xác thực dữ liệu trong ô D1 và để kích hoạt dòng Nguồn trong hộp thoại
Nhập nguồn dữ liệu và hoàn thành danh sách thả xuống
Vì nguồn dữ liệu cho danh sách thả xuống nằm trên một trang tính khác, phạm vi được đặt tên được tạo trước đó sẽ được nhập vào dòng Nguồn trong hộp thoại .
Các bước
- Nhấp vào dòng Nguồn
- Nhập "= cookie" (không có dấu ngoặc kép) trong dòng Nguồn
- Nhấn OK để hoàn thành danh sách thả xuống và đóng hộp thoại Data Validation
- Một biểu tượng mũi tên nhỏ nằm ở bên phải ô E1
- Nhấp vào mũi tên xuống sẽ mở danh sách thả xuống chứa bốn tên cookie được nhập vào các ô từ A1 đến A4 trên trang tính 2
- Nhấp vào một trong các tên sẽ nhập tên đó vào ô E1
Chỉnh sửa các mục danh sách
Để giữ cho danh sách thả xuống được cập nhật với những thay đổi trong dữ liệu của bạn, có thể cần thay đổi định kỳ các lựa chọn trong danh sách.
Vì chúng tôi đã sử dụng một phạm vi được đặt tên làm nguồn cho các mục danh sách của chúng tôi chứ không phải tên danh sách thực tế, việc thay đổi tên cookie trong phạm vi được đặt trong các ô từ A1 đến A4 trên trang 2 ngay lập tức thay đổi tên trong danh sách thả xuống.
Nếu dữ liệu được nhập trực tiếp vào hộp thoại, thực hiện các thay đổi đối với danh sách liên quan đến việc quay lại hộp thoại và chỉnh sửa dòng nguồn.
Trong bước này, chúng tôi sẽ thay đổi Shortbread thành Oatmeal Raisin trong danh sách thả xuống bằng cách thay đổi dữ liệu trong ô A3 của dải ô được đặt tên.
Các bước
- Click vào ô A3 trên trang 2 (Shortbread) để biến nó thành ô hiện hoạt
- Nhập Oatmeal Raisin vào ô A3 và nhấn phím Enter trên bàn phím
- Nhấp vào mũi tên xuống cho danh sách thả xuống trong ô E1 của trang tính 1 để mở danh sách
- Mục 3 trong danh sách bây giờ sẽ đọc Oatmeal Raisin thay vì Shortbread
Tùy chọn để bảo vệ danh sách thả xuống
Vì dữ liệu của chúng tôi nằm trên một trang tính khác từ danh sách thả xuống, hai tùy chọn có sẵn để bảo vệ dữ liệu danh sách là:
- Ẩn trang tính chứa dữ liệu (trang 2)
- Bảo vệ bảng tính liên quan đến việc khóa các ô từ A1 đến A4 trên trang tính 2
Nếu bảo mật không phải là một mối quan tâm, việc ẩn trang tính chứa dữ liệu danh sách là một lựa chọn tốt vì nó giúp dễ dàng cập nhật danh sách khi cần.
Nếu bảo mật là một mối quan ngại, bạn có thể thêm mật khẩu khi bảo vệ trang tính để ngăn thay đổi đối với các mục trong danh sách.
Tạo danh sách thả xuống trên một trang tính khác
Một danh sách thả xuống cho phép bạn nhập dữ liệu vào một bảng tính Excel từ danh sách các mục nhập được đặt trước.
Phần 1 bao gồm các bước để tạo danh sách thả xuống với dữ liệu trên cùng một trang tính như danh sách thả xuống.
Hướng dẫn này bao gồm việc tạo danh sách thả xuống trên một trang tính khác.
Ví dụ: Tạo danh sách thả xuống với dữ liệu trên một trang tính khác
Nhập dữ liệu sau vào các ô chính xác trên Trang tính 1 của trang tính:
E1 - Cửa hàng Cookie
D2 - Loại Cookie:
Nhấp vào tab Trang tính cho Trang tính 2.
Nhập dữ liệu sau vào ô chính xác trên Trang tính 2 hoặc trang tính:
A1 - Gingerbread
A2 - Chanh
A3 - Bột yến mạch
A4 - Chocolate Chip
Đánh dấu các ô A1 - A4 trên Trang 2.
Nhập "cookies" (không có dấu ngoặc kép) vào Hộp Tên và nhấn phím Enter trên bàn phím.
Nhấp vào tab Trang tính cho Trang tính 1
Nhấp vào ô E2 - vị trí hiển thị kết quả
Nhấp vào tab Dữ liệu
Nhấp vào tùy chọn Xác thực Dữ liệu từ ruy-băng để mở menu
Nhấp vào Xác thực dữ liệu trong trình đơn để hiển thị hộp thoại
Nhấp vào tab Cài đặt trong hộp thoại
Từ menu Cho phép, hãy chọn Danh sách
Nhập = cookie trên dòng Nguồn trong hộp thoại
Nhấn OK để đóng hộp thoại và quay lại trang tính
Mũi tên xuống sẽ xuất hiện bên cạnh ô E2
Khi bạn bấm vào mũi tên, danh sách thả xuống sẽ mở ra để hiển thị bốn tên cookie