01 trên 02
Dán liên kết giữa tệp Excel và tệp Word
Dán liên kết
Ngoài việc sao chép và dán dữ liệu từ tệp Excel sang tệp khác hoặc tệp Microsoft Word, bạn cũng có thể tạo liên kết giữa hai tệp hoặc sổ làm việc sẽ cập nhật dữ liệu đã sao chép trong tệp thứ hai nếu dữ liệu gốc thay đổi.
Cũng có thể tạo liên kết giữa biểu đồ trong sổ làm việc Excel và trang chiếu PowerPoint hoặc tài liệu Word.
Một ví dụ được hiển thị trong hình ảnh ở trên, nơi dữ liệu từ tệp Excel đã được liên kết với tài liệu Word có thể được sử dụng trong báo cáo.
Trong ví dụ này, dữ liệu được dán vào tài liệu dưới dạng bảng, sau đó có thể được định dạng bằng cách sử dụng tất cả các tính năng định dạng của Word.
Liên kết này được tạo bằng cách sử dụng tùy chọn liên kết dán . Đối với các hoạt động liên kết dán, tệp chứa dữ liệu gốc được gọi là tệp nguồn và tệp thứ hai hoặc sổ làm việc chứa công thức liên kết là tệp đích .
Liên kết các ô đơn trong Excel với một công thức
Liên kết cũng có thể được tạo giữa các ô riêng lẻ trong sổ làm việc Excel riêng biệt bằng cách sử dụng công thức. Phương pháp này có thể được sử dụng để tạo liên kết trực tiếp cho công thức hoặc dữ liệu, nhưng nó chỉ hoạt động cho các ô đơn lẻ.
- Nhấp vào ô trong sổ làm việc đích nơi dữ liệu sẽ được hiển thị;
- Nhấn dấu bằng ( = ) trên bàn phím để bắt đầu công thức;
- Chuyển sang sổ làm việc nguồn , nhấp vào ô chứa dữ liệu được liên kết;
- Nhấn phím Enter trên bàn phím - Excel sẽ chuyển về tệp đích với dữ liệu được liên kết được hiển thị trong ô đã chọn;
- Việc nhấp vào dữ liệu được liên kết sẽ hiển thị công thức liên kết - chẳng hạn như = [Book1] Sheet1! $ A $ 1 trong thanh công thức phía trên trang tính .
Lưu ý : dấu đô la trong tham chiếu ô - $ A $ 1 - cho biết rằng đó là tham chiếu ô tuyệt đối.
Dán tùy chọn liên kết trong Word và Excel
Khi dán liên kết cho dữ liệu, Word cho phép bạn chọn có định dạng dữ liệu được liên kết hay không bằng cách sử dụng cài đặt hiện tại cho tệp nguồn hoặc đích. Excel không cung cấp các tùy chọn này, nó chỉ tự động áp dụng các cài đặt định dạng hiện tại trong tệp đích.
Liên kết dữ liệu giữa Word và Excel
- Mở sổ làm việc Excel chứa dữ liệu được liên kết (tệp nguồn )
- Mở tệp đích - sổ làm việc Excel hoặc tài liệu Word;
- Trong tệp nguồn làm nổi bật dữ liệu cần sao chép;
- Trong tệp nguồn , nhấp vào nút Sao chép trên tab Trang chủ của ruy-băng - dữ liệu được chọn sẽ được bao quanh bởi các con kiến diễu hành;
- Trong tệp đích , bấm bằng con trỏ chuột trên vị trí nơi dữ liệu được nối kết sẽ được hiển thị - trong Excel, bấm vào ô sẽ ở góc trên bên trái của dữ liệu được dán;
- Như được hiển thị trong hình trên, nhấp vào mũi tên nhỏ ở cuối nút Dán trên tab Trang chủ của ruy-băng để mở menu thả xuống Tùy chọn dán
- Tùy thuộc vào chương trình đích, các tùy chọn liên kết dán sẽ khác nhau:
- Đối với Word, dán liên kết nằm trong Tùy chọn dán trong menu;
- Đối với Excel, liên kết dán nằm trong Tùy chọn dán khác trong menu.
- Chọn tùy chọn Paste Link thích hợp;
- Dữ liệu được liên kết sẽ xuất hiện trong tệp đích .
Ghi chú :
- Nếu cả hai tệp được mở khi dữ liệu được cập nhật trong tệp nguồn , tệp đích sẽ cập nhật ngay lập tức.
- Nếu tệp đích được đóng khi dữ liệu nguồn được thay đổi, dữ liệu trong ô đích sẽ cập nhật vào lần mở tệp tiếp theo.
- Nếu tệp nguồn được đóng khi tệp đích được mở, một hộp cảnh báo có thể mở cho biết tài liệu chứa liên kết đến các tệp bên ngoài và yêu cầu bạn Cập nhật / Không cập nhật liên kết.
Xem công thức liên kết trong Excel
Cách thức mà công thức liên kết được hiển thị thay đổi đôi chút giữa Excel 2007 và các phiên bản sau của chương trình.
- Trong Excel 2010 và các phiên bản sau của chương trình, nếu bạn bấm vào dữ liệu được nối kết trong tệp đích, công thức như = [Book1] Sheet1! A1 xuất hiện trong thanh công thức phía trên trang tính;
- Trong Excel 2007, công thức liên kết được hiển thị dưới dạng: {= Excel.Sheet.12 | Book1! '! Sheet1! R1C1'} trong thanh công thức.
Ghi chú:
- Trong công thức năm 2007, tham chiếu ô tuyệt đối được viết theo kiểu R1C1 - viết tắt của hàng 1 cột 1 và tương đương với kiểu tham chiếu ô chung hơn SAS1
- Trong cả hai công thức, Book1 chỉ ra tên của tệp nguồn
Xem thông tin liên kết trong MS Word
Để xem thông tin về dữ liệu được liên kết - chẳng hạn như tệp nguồn, dữ liệu được liên kết và phương thức cập nhật:
- Nhấp chuột phải vào dữ liệu được liên kết để mở menu ngữ cảnh;
- Chọn Đối tượng bảng tính được liên kết> Liên kết ... để mở hộp thoại Liên kết trong Word;
- Nếu có nhiều liên kết trong tài liệu hiện tại, tất cả các liên kết sẽ được liệt kê trong cửa sổ ở đầu hộp thoại;
- Nhấp vào liên kết sẽ hiển thị thông tin về liên kết đó bên dưới cửa sổ trong hộp thoại.
02 trên 02
Dán liên kết giữa biểu đồ trong Excel và PowerPoint
Liên kết biểu đồ với liên kết dán trong PowerPoint và Word
Như đã đề cập, ngoài việc tạo liên kết cho dữ liệu văn bản hoặc công thức, bạn cũng có thể sử dụng liên kết dán để kết nối biểu đồ trong một sổ làm việc Excel với bản sao trong sổ làm việc thứ hai hoặc trong tệp MS PowerPoint hoặc Word.
Sau khi được liên kết, các thay đổi đối với dữ liệu trong tệp nguồn được phản ánh trong cả biểu đồ gốc và bản sao nằm trong tệp đích .
Chọn định dạng nguồn hoặc đích
Khi dán liên kết giữa các biểu đồ, PowerPoint, Word và Excel cho phép bạn chọn có định dạng biểu đồ được liên kết hay không bằng cách sử dụng chủ đề định dạng hiện tại cho tệp nguồn hoặc đích.
Liên kết biểu đồ trong Excel và PowerPoint
Như được hiển thị trong hình trên, ví dụ này tạo một liên kết giữa biểu đồ trong sổ làm việc Excel - tệp nguồn và trang chiếu trong bản trình bày PowerPoint - tệp đích .
- Mở một sổ làm việc chứa biểu đồ cần sao chép;
- Mở tệp trình bày đích;
- Trong sổ làm việc Excel, bấm vào biểu đồ để chọn nó;
- Nhấp vào nút Sao chép trên tab Trang chủ của ruy-băng trong Excel;
- Nhấp vào trang chiếu trong PowerPoint nơi biểu đồ được liên kết sẽ được hiển thị;
- Trong PowerPoint, nhấp vào mũi tên nhỏ ở cuối nút dán - như được hiển thị trong hình ảnh - để mở danh sách thả xuống;
- Nhấp vào các biểu tượng Sử dụng đích đến hoặc biểu tượng Định dạng nguồn lưu giữ trong danh sách thả xuống để dán biểu đồ được liên kết vào PowerPoint.
Ghi chú:
- Nếu hai tệp chứa biểu đồ được liên kết đều mở, các thay đổi đối với dữ liệu nguồn sẽ cập nhật ngay lập tức trong cả hai biểu đồ.
- Khi mở bản trình bày PowerPoint có chứa dữ liệu được liên kết, một hộp cảnh báo có thể mở cho biết mối quan tâm về bảo mật tiềm năng và hỏi xem bạn có muốn cập nhật dữ liệu được liên kết hay không.