Cách khóa ô và bảo vệ bảng tính trong Excel

Để ngăn các thay đổi ngẫu nhiên hoặc cố ý cho các phần tử nhất định trong một trang tính hoặc sổ làm việc , Excel có các công cụ để bảo vệ các phần tử trang tính nhất định có thể được sử dụng có hoặc không có mật khẩu.

Bảo vệ dữ liệu từ một sự thay đổi trong bảng tính Excel là một quá trình gồm hai bước.

1. Khóa / mở khóa các ô hoặc đối tượng cụ thể, chẳng hạn như biểu đồ hoặc đồ họa, trong một trang tính.
2. Áp dụng tùy chọn Protect Sheet - cho đến khi bước 2 được hoàn thành, tất cả các phần tử và dữ liệu của bảng tính đều dễ bị thay đổi.

Lưu ý : Việc bảo vệ các phần tử trang tính không được nhầm lẫn với bảo mật mật khẩu cấp sổ làm việc, cung cấp mức bảo mật cao hơn và có thể được sử dụng để ngăn người dùng mở tệp hoàn toàn.

Bước 1: Khóa / mở khóa các ô trong Excel

Theo mặc định, tất cả các ô trong trang tính Excel bị khóa. Điều này làm cho nó rất dễ dàng để bảo vệ tất cả dữ liệu và định dạng trong một trang tính đơn giản bằng cách áp dụng tùy chọn bảo vệ trang tính.

Để bảo vệ dữ liệu trong tất cả các trang tính trong sổ làm việc, tùy chọn trang tính bảo vệ phải được áp dụng riêng cho từng trang tính.

Việc mở khóa các ô cụ thể cho phép thay đổi được thực hiện cho các ô này sau khi tùy chọn bảo vệ bảng tính / sổ làm việc đã được áp dụng.

Các tế bào có thể được mở khóa bằng cách sử dụng tùy chọn Khóa ô. Tùy chọn này hoạt động giống như công tắc bật - chỉ có hai trạng thái hoặc vị trí - BẬT hoặc TẮT. Vì tất cả các ô ban đầu được khóa trong bảng tính, việc nhấp vào tùy chọn sẽ mở khóa tất cả các ô đã chọn.

Một số ô trong bảng tính có thể được mở khóa để dữ liệu mới có thể được thêm hoặc sửa đổi dữ liệu hiện có.

Các ô chứa công thức hoặc dữ liệu quan trọng khác được giữ khóa để khi tùy chọn bảo vệ bảng tính / sổ làm việc đã được áp dụng, các ô này không thể thay đổi được.

Ví dụ: Mở khóa các ô trong Excel

Trong hình trên, bảo vệ đã được áp dụng cho các ô. Các bước bên dưới liên quan đến ví dụ về trang tính trong hình ở trên.

Trong ví dụ này:

• Các ô từ I6 đến J10 đã được mở khóa để cho phép thêm hoặc chỉnh sửa dữ liệu khi cần thiết.
• Các ô I10 và J10, chứa các công thức để tính tổng doanh thu, đã bị khóa trái.
• Tùy chọn bảo vệ trang tính đã được kích hoạt cho bảng tính này.

Các bước để khóa / mở khóa các ô:

1. Đánh dấu các ô từ I6 đến J10 để chọn chúng.
2. Nhấp vào tab Trang chủ .
3. Chọn tùy chọn Định dạng trên ruy-băng để mở danh sách thả xuống.
4. Nhấp vào tùy chọn Khóa ô ở cuối danh sách.
5. Các ô được đánh dấu từ I6 đến J10 hiện đã được mở khóa.

Mở khóa biểu đồ, hộp văn bản và đồ họa

Theo mặc định, tất cả biểu đồ, hộp văn bản và đối tượng đồ họa - chẳng hạn như ảnh, clip art, hình dạng và Smart Art - hiện diện trong trang tính bị khóa và do đó được bảo vệ khi tùy chọn Protect Shee t được áp dụng.

Để các đối tượng đó được mở khóa để chúng có thể được thay đổi sau khi trang tính được bảo vệ:

1. Chọn đối tượng được mở khóa; làm như vậy sẽ thêm tab Định dạng vào ruy-băng.
2. Nhấp vào tab Định dạng .
3. Trong nhóm Kích cỡ ở bên tay phải của ruy-băng, hãy nhấp vào nút khởi động hộp thoại (mũi tên chỉ xuống nhỏ) bên cạnh Kích thước từ để mở ngăn tác vụ định dạng (hộp thoại Định dạng Hình ảnh trong Excel 2010 và 2007)
4. Trong phần Thuộc tính của ngăn tác vụ, hãy xóa dấu kiểm khỏi hộp kiểm Đã khóa và nếu đang hoạt động, từ hộp kiểm Khóa văn bản.

Bước 2: Áp dụng tùy chọn bảo vệ trang tính trong Excel

Bước thứ hai trong quá trình - bảo vệ toàn bộ trang tính - được áp dụng bằng cách sử dụng hộp thoại Protect Sheet.

Hộp thoại chứa một loạt các tùy chọn để xác định những yếu tố của một bảng tính có thể được thay đổi. Những yếu tố này bao gồm:

• Thêm mật khẩu để ngăn không cho bảo vệ bảng tính bị tắt.
• Chọn các ô đã khóa và mở khóa.
• Chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa dữ liệu.
• Thêm / xóa các hàng và cột .
• Ẩn hoặc bỏ ẩn cột và hàng.
• Thay đổi định dạng số - ký hiệu tiền tệ, ký hiệu phần trăm, số chữ số thập phân, v.v.
• Thay đổi định dạng ô - thêm / xóa đường viền , thay đổi màu ô hoặc phông chữ, gói văn bản , v.v.

Lưu ý : Thêm mật khẩu không ngăn người dùng mở trang tính và xem nội dung.

Nếu hai tùy chọn cho phép người dùng đánh dấu các ô bị khóa và mở khóa bị tắt, người dùng sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với trang tính - ngay cả khi nó chứa các ô đã mở khóa.

Các tùy chọn còn lại, chẳng hạn như định dạng ô và sắp xếp dữ liệu, không phải tất cả đều hoạt động giống nhau. Ví dụ, nếu tùy chọn ô định dạng được kiểm tra khi một trang tính được bảo vệ, tất cả các ô có thể được định dạng.

Tùy chọn sắp xếp, mặt khác, chỉ cho phép trên các ô đã được mở khóa trước khi trang tính được bảo vệ để sắp xếp.

Ví dụ: Áp dụng tùy chọn bảo vệ trang tính

1. Mở khóa hoặc khóa các ô mong muốn trong trang tính hiện tại.
2. Nhấp vào tab Trang chủ .
3. Chọn tùy chọn Định dạng trên ruy-băng để mở danh sách thả xuống.
4. Nhấp vào tùy chọn Protect Sheet ở cuối danh sách để mở hộp thoại Protect Sheet.
5. Chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn mong muốn.
6. Nhấn OK để đóng hộp thoại và bảo vệ bảng tính.

Tắt bảo vệ bảng tính

Để không bảo vệ bảng tính để tất cả các ô có thể được chỉnh sửa:

1. Nhấp vào tab Trang chủ .
2. Chọn tùy chọn Định dạng trên ruy-băng để mở danh sách thả xuống.
3. Nhấp vào tùy chọn Unprotect Sheet ở cuối danh sách để không bảo vệ trang tính.

Lưu ý : Việc không bảo vệ trang tính không ảnh hưởng đến trạng thái của các ô bị khóa hoặc mở khóa.