Chuỗi văn bản, còn được gọi là chuỗi hoặc đơn giản dưới dạng văn bản là một nhóm các ký tự được sử dụng làm dữ liệu trong chương trình bảng tính.
Mặc dù chuỗi văn bản thường bao gồm các từ, chúng cũng có thể bao gồm các ký tự như sau:
- bức thư
- số
- ký tự đặc biệt như dấu chấm (.), dấu gạch ngang ( - ) hoặc ký hiệu số ( # )
Theo mặc định, chuỗi văn bản được căn trái trong một ô trong khi dữ liệu số được căn chỉnh ở bên phải.
Định dạng dữ liệu dưới dạng văn bản
Mặc dù chuỗi văn bản thường bắt đầu bằng một chữ cái của bảng chữ cái, bất kỳ mục nhập dữ liệu nào đã được định dạng dưới dạng văn bản được hiểu là một chuỗi.
Chuyển đổi số và công thức thành văn bản với dấu nháy đơn
Chuỗi văn bản cũng có thể được tạo trong cả Excel và Bảng tính Google bằng cách nhập dấu nháy đơn ( ' ) làm ký tự đầu tiên của dữ liệu.
Dấu nháy đơn không hiển thị trong ô nhưng buộc chương trình diễn giải bất kỳ số hoặc ký hiệu nào được nhập sau dấu móc lửng dưới dạng văn bản.
Ví dụ: để nhập công thức, chẳng hạn như = A1 + B2 làm chuỗi văn bản, hãy nhập:
'= A1 + B2
Dấu nháy đơn, trong khi không hiển thị, ngăn chương trình bảng tính giải thích mục nhập dưới dạng công thức.
Chuyển đổi chuỗi văn bản thành dữ liệu số trong Excel
Đôi khi, số được sao chép hoặc nhập vào bảng tính được thay đổi thành dữ liệu văn bản. Điều này có thể gây ra sự cố nếu dữ liệu đang được sử dụng làm đối số cho một số chức năng được tích hợp sẵn của chương trình như SUM hoặc AVERAGE .
Các tùy chọn để khắc phục sự cố này bao gồm:
Tùy chọn 1: Dán đặc biệt trong Excel
Việc sử dụng dán đặc biệt để chuyển đổi dữ liệu văn bản thành số là tương đối dễ dàng và lợi thế là dữ liệu được chuyển đổi vẫn ở vị trí ban đầu - không giống hàm VALUE yêu cầu dữ liệu được chuyển đổi cư trú ở một vị trí khác với dữ liệu văn bản gốc.
Tùy chọn 2: Sử dụng Nút Lỗi trong Excel
Như được hiển thị trong hình trên, Nút Lỗi hoặc Nút Kiểm tra Lỗi trong Excel là một hình chữ nhật nhỏ màu vàng xuất hiện bên cạnh ô có chứa lỗi dữ liệu - chẳng hạn như khi dữ liệu số được định dạng dưới dạng văn bản được sử dụng trong công thức. Để sử dụng Nút Lỗi để chuyển đổi dữ liệu văn bản thành các số:
- Chọn (các) ô có chứa dữ liệu xấu
- Nhấp vào nút lỗi bên cạnh ô để mở menu ngữ cảnh của các tùy chọn
- Nhấp vào Convert to Number trong menu
Dữ liệu trong các ô được chọn phải được chuyển đổi thành số.
Ghép nối chuỗi văn bản trong Excel và bảng tính Google
Trong Excel và Bảng tính Google, ký tự dấu và (&) có thể được sử dụng để nối với nhau hoặc ghép các chuỗi văn bản nằm trong các ô riêng biệt ở một vị trí mới. Ví dụ, nếu cột A chứa tên và cột B tên cuối cùng của các cá nhân, thì hai ô dữ liệu có thể được kết hợp với nhau trong cột C.
Công thức sẽ thực hiện điều này là = (A1 & "" & B1).
Lưu ý: toán tử ký tự và không tự động đặt dấu cách giữa các chuỗi văn bản được ghép nối để chúng phải được thêm vào công thức theo cách thủ công. Điều này được thực hiện bằng cách bao quanh ký tự khoảng trắng (được nhập bằng cách sử dụng thanh dấu cách trên bàn phím) với dấu ngoặc kép như minh họa trong công thức trên.
Một tùy chọn khác để nối chuỗi văn bản là sử dụng hàm CONCATENATE .
Tách dữ liệu văn bản thành nhiều ô bằng văn bản thành cột
Để làm điều ngược lại của việc ghép nối - để tách một ô dữ liệu thành hai hoặc nhiều ô riêng biệt - Excel có tính năng Văn bản thành Cột . Các bước để thực hiện tác vụ này là:
- Chọn cột của các ô có chứa dữ liệu văn bản được kết hợp.
- Nhấp vào trình đơn Dữ liệu của trình đơn ribbon .
- Nhấn vào Text to Columns để mở thuật sĩ Convert Text to Columns .
- Dưới Kiểu dữ liệu gốc của bước đầu tiên, bấm Phân cách , rồi bấm Tiếp theo.
- Trong Bước 2, chọn dấu phân tách văn bản chính xác hoặc dấu tách cho dữ liệu của bạn, chẳng hạn như Tab hoặc Không gian, sau đó nhấp vào Tiếp theo.
- Trong Bước 3, chọn định dạng thích hợp trong Định dạng dữ liệu cột , chẳng hạn như Chung.
- Trong tùy chọn nút Nâng cao , chọn cài đặt thay thế cho dấu phân cách thập phân và Dấu phân tách hàng nghìn , nếu giá trị mặc định - dấu chấm và dấu phẩy tương ứng - không chính xác.
- Nhấp vào Kết thúc để đóng trình hướng dẫn và quay lại trang tính.
- Văn bản trong cột đã chọn bây giờ sẽ được tách thành hai hoặc nhiều cột.