01 trên 04
Chuyển đổi dữ liệu đã nhập từ định dạng văn bản sang số
Đôi khi, khi các giá trị được nhập hoặc sao chép vào trang tính Excel, các giá trị sẽ kết thúc dưới dạng văn bản chứ không phải là dữ liệu số.
Tình trạng này có thể gây ra vấn đề nếu một nỗ lực được thực hiện để sắp xếp dữ liệu hoặc nếu dữ liệu được sử dụng trong các phép tính liên quan đến một số hàm dựng sẵn của Excel.
Ví dụ, trong hình trên, hàm SUM được đặt để thêm ba giá trị - 23, 45 và 78 - nằm trong các ô từ D1 đến D3.
Thay vì trả lại 146 như một câu trả lời; tuy nhiên, hàm trả về một số không vì ba giá trị đã được nhập dưới dạng văn bản chứ không phải là dữ liệu số.
Các đầu mối trong Worksheet
Định dạng mặc định của Excel cho các loại dữ liệu khác nhau thường là một đầu mối cho thấy khi nào dữ liệu đã được nhập hoặc nhập sai.
Theo mặc định, dữ liệu số, cũng như kết quả công thức và hàm, được căn chỉnh ở bên phải của ô, trong khi giá trị văn bản được căn chỉnh ở bên trái.
Ba số - 23, 45 và 78 - trong hình trên được căn chỉnh ở phía bên trái của các ô vì chúng là giá trị văn bản trong khi hàm SUM kết quả trong ô D4 được căn chỉnh ở bên phải.
Ngoài ra, Excel thường sẽ chỉ ra các vấn đề tiềm năng với nội dung của một ô bằng cách hiển thị một hình tam giác nhỏ màu xanh ở góc trên bên trái của ô.
Trong trường hợp này, tam giác màu xanh lá cây chỉ ra rằng các giá trị trong các ô từ D1 đến D3 đã được nhập dưới dạng văn bản.
Sửa dữ liệu vấn đề với dán đặc biệt
Các tùy chọn để thay đổi dữ liệu này về định dạng số là sử dụng hàm VALUE trong Excel và dán đặc biệt.
Dán đặc biệt là một phiên bản mở rộng của lệnh dán cung cấp cho bạn một số tùy chọn liên quan đến chính xác những gì được chuyển giữa các ô trong quá trình sao chép / dán .
Các tùy chọn này bao gồm các phép toán cơ bản như phép cộng và phép nhân.
Nhân giá trị bằng 1 với đặc biệt dán
Tùy chọn nhân trong dán đặc biệt sẽ không chỉ nhân tất cả số với một số tiền nhất định và dán câu trả lời vào ô đích, nhưng nó cũng sẽ chuyển đổi giá trị văn bản thành dữ liệu số khi mỗi mục được nhân với giá trị là 1.
Ví dụ trên trang tiếp theo sử dụng tính năng dán đặc biệt này với kết quả hoạt động là:
- câu trả lời cho hàm SUM thay đổi từ 0 đến 146
- ba giá trị thay đổi căn chỉnh từ phía bên trái của ô sang bên phải
- các chỉ báo lỗi tam giác xanh bị xóa khỏi các ô chứa dữ liệu
02 trên 04
Dán ví dụ đặc biệt: Chuyển đổi văn bản thành số
Để chuyển đổi giá trị văn bản thành dữ liệu số, trước tiên, chúng tôi cần nhập một số là văn bản.
Điều này được thực hiện bằng cách gõ một dấu nháy đơn ( ' ) ở phía trước của mỗi số khi nó được nhập vào một ô.
- Mở một trang tính mới trong Excel có tất cả các ô được đặt thành định dạng Chung
- Bấm vào ô D1 để biến nó thành ô hiện hoạt
- Nhập một dấu nháy đơn theo sau là số 23 vào ô
- Nhấn phím Enter trên bàn phím
- Như được hiển thị trong hình trên, ô D1 phải có hình tam giác màu xanh ở góc trên cùng bên trái của ô và số 23 phải được căn chỉnh ở bên phải. Dấu nháy đơn không hiển thị trong ô
- Nhấp vào ô D2, nếu cần
- Nhập một dấu nháy đơn theo sau là số 45 vào ô
- Nhấn phím Enter trên bàn phím
- Nhấp vào ô D3
- Nhập một dấu nháy đơn theo sau là số 78 vào ô
- Nhấn phím Enter trên bàn phím
- Nhấp vào ô E1
- Nhập số 1 (không có dấu nháy đơn) vào ô và nhấn phím Enter trên bàn phím
- Số 1 phải được căn chỉnh ở bên phải của ô, như được hiển thị trong hình trên
Lưu ý: Để xem dấu nháy đơn ở phía trước các số được nhập vào D1 đến D3, hãy nhấp vào một trong các ô này, chẳng hạn như D3. Trong thanh công thức phía trên trang tính, mục nhập '78 sẽ hiển thị.
03 trên 04
Dán Ví dụ Đặc biệt: Chuyển đổi Văn bản thành Số (Tiếp theo)
Nhập hàm SUM
- Nhấp vào ô D4
- Loại = SUM (D1: D3)
- Nhấn phím Enter trên bàn phím
- Câu trả lời 0 sẽ xuất hiện trong ô D4, vì các giá trị trong các ô D1 đến D3 đã được nhập dưới dạng văn bản
Lưu ý: Ngoài việc nhập, các phương thức để nhập hàm SUM vào ô trang tính bao gồm:
Chuyển đổi văn bản thành số với dán đặc biệt
- Nhấn vào ô E1 để biến nó thành ô hiện hoạt
- Trên tab Trang chủ của ruy-băng , hãy nhấp vào biểu tượng Sao chép
- Các con kiến diễu hành sẽ xuất hiện quanh ô E1 chỉ ra rằng nội dung của ô này đang được sao chép
- Đánh dấu các ô từ D1 đến D3
- Nhấp vào mũi tên xuống bên dưới biểu tượng Dán trên tab Trang chủ của ruy-băng để mở menu thả xuống
- Trong menu, nhấp vào Dán đặc biệt để mở hộp thoại Dán đặc biệt
- Trong phần Hoạt động của hộp thoại, nhấp vào nút radio bên cạnh Nhân để kích hoạt thao tác này
- Nhấn OK để đóng hộp thoại và quay lại trang tính
04/04
Dán Ví dụ Đặc biệt: Chuyển đổi Văn bản thành Số (Tiếp theo)
Kết quả bảng tính
Như được hiển thị trong hình trên, kết quả của hoạt động này trong trang tính phải là:
- ba giá trị trong các ô từ D1 đến D3 bây giờ sẽ được căn chỉnh ở bên phải trong các ô của chúng
- các hình tam giác màu xanh lá cây sẽ biến mất khỏi góc trên cùng bên phải của mỗi ô
- kết quả cho hàm SUM trong ô D4 bây giờ sẽ đọc 146 là tổng cho ba số trong ô D1 đến D3