Chỉ cần tìm hiểu về công thức? Đây là hướng dẫn dành cho bạn
Các công thức Excel cho phép bạn thực hiện các phép tính trên dữ liệu số được nhập vào một trang tính .
Các công thức Excel có thể được sử dụng cho việc rút số cơ bản, chẳng hạn như cộng hoặc trừ, cũng như các phép tính phức tạp hơn, chẳng hạn như các khoản khấu trừ lương, tìm trung bình của sinh viên về kết quả kiểm tra và tính toán các khoản thanh toán thế chấp.
Ngoài ra, nếu công thức được nhập chính xác và dữ liệu được sử dụng trong công thức thay đổi, theo mặc định, Excel sẽ tự động tính toán lại và cập nhật câu trả lời.
Hướng dẫn này trình bày chi tiết cách tạo và sử dụng các công thức, bao gồm một ví dụ từng bước về một công thức Excel cơ bản.
Nó cũng bao gồm một ví dụ công thức phức tạp hơn dựa vào thứ tự hoạt động của Excel để tính toán câu trả lời đúng.
Hướng dẫn này dành cho những người có ít hoặc không có kinh nghiệm làm việc với các chương trình bảng tính như Excel.
Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm một cột hoặc một hàng số, Excel có công thức được xây dựng có tên hàm SUM giúp công việc nhanh chóng và dễ dàng.
Khái niệm cơ bản về Excel
Viết một công thức bảng tính là một chút khác biệt so với viết một trong lớp toán học.
Luôn bắt đầu với Dấu bằng
Sự khác biệt đáng chú ý nhất là trong Excel, các công thức bắt đầu với dấu bằng ( = ) thay vì kết thúc bằng nó.
Các công thức Excel trông giống như sau:
= 3 + 2
thay vì:
3 + 2 =
Điểm bổ sung
- Dấu bằng luôn luôn đi vào ô mà bạn muốn câu trả lời của công thức xuất hiện.
- Dấu bằng cho Excel biết những gì sau là một phần của một công thức, không chỉ là một tên hoặc một số.
- Như được hiển thị trong hình trên, khi được nhập, ô chứa công thức hiển thị câu trả lời, thay vì công thức.
- Công thức luôn có thể được nhìn thấy trong thanh công thức nằm phía trên trang tính.
Sử dụng tham chiếu ô trong công thức Excel
Trong khi công thức trên trang trước hoạt động, nó có một nhược điểm lớn - Nếu bạn cần thay đổi dữ liệu được sử dụng trong công thức, bạn cần chỉnh sửa hoặc viết lại công thức.
Cải thiện công thức: Sử dụng tham chiếu ô
Cách tốt hơn là viết công thức để dữ liệu có thể được thay đổi mà không phải tự thay đổi công thức.
Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhập dữ liệu vào các ô của bảng tính và sau đó thông báo cho chương trình biết các ô nào chứa dữ liệu được sử dụng trong công thức.
Bằng cách này, nếu dữ liệu của công thức cần phải được thay đổi, nó được thực hiện bằng cách thay đổi dữ liệu trong các ô của trang tính, thay vì thay đổi chính công thức đó.
Để cho Excel biết ô nào chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng, mỗi ô có một tham chiếu ô hoặc địa chỉ.
Giới thiệu
- Một ô là điểm giao nhau giữa một cột dọc và một hàng ngang trong trang tính.
- Mỗi cột được xác định bằng một chữ cái ở đầu cột - chẳng hạn như A, B, C.
- Mỗi hàng được xác định bằng một số nằm ở cạnh trái của hàng - như 1, 2, 3.
- Sau đó, tham chiếu ô là kết hợp của chữ cái cột và số hàng giao nhau tại vị trí của ô - chẳng hạn như A1 , B2 , C3 hoặc W345.
- Khi viết tham chiếu ô, chữ cái cột luôn xuất hiện trước.
Để tìm một tham chiếu ô, chỉ cần nhìn lên để xem ô nào đang ở trong ô, và sau đó nhìn sang bên trái để tìm hàng nào trong đó.
Ô hiện tại - tham chiếu của ô hiện đang được nhấp vào - cũng được hiển thị trong Hộp Tên nằm phía trên cột A trong trang tính.
Vì vậy, thay vì viết công thức này trong ô D1:
= 3 + 2Sẽ tốt hơn nếu nhập dữ liệu vào ô C1 và C2 và viết công thức này thay vào đó:
= C1 + C2Ví dụ về công thức cơ bản của Excel
Ví dụ này cung cấp hướng dẫn từng bước để tạo công thức Excel cơ bản được nhìn thấy trong hình trên.
Một ví dụ thứ hai, phức tạp hơn bằng cách sử dụng nhiều toán tử toán học và liên quan đến thứ tự hoạt động của Excel được bao gồm trên trang cuối cùng của hướng dẫn.
Nhập dữ liệu hướng dẫn
Nó thường là tốt nhất để đầu tiên nhập tất cả các dữ liệu vào bảng tính trước khi tạo các công thức. Điều này giúp dễ dàng biết được tham chiếu ô nào cần được bao gồm trong công thức.
Nhập dữ liệu vào ô bảng tính là quá trình gồm hai bước:
- Nhập dữ liệu vào ô.
- Nhấn phím Enter trên bàn phím hoặc bấm vào ô khác. với con trỏ chuột để hoàn thành mục nhập.
Các bước hướng dẫn
- Bấm vào ô C1 để biến nó thành ô hiện hoạt.
- Nhập số 3 vào ô và nhấn phím Enter trên bàn phím.
- Nếu cần, hãy nhấp vào ô C2 .
- Nhập số 2 vào ô và nhấn phím Enter trên bàn phím.
Nhập công thức
- Nhấp vào ô D1 - đây là vị trí mà kết quả của công thức sẽ được nhìn thấy.
- Nhập công thức sau vào ô D1: = C1 + C2
- Nhấn phím Enter trên bàn phím để hoàn thành công thức.
- Câu trả lời 5 sẽ xuất hiện trong ô D1.
- Nếu bạn bấm vào ô D1 một lần nữa, hàm đầy đủ = C1 + C2 sẽ xuất hiện trong thanh công thức phía trên trang tính.
Cải thiện công thức - Một lần nữa: Nhập tham chiếu ô bằng trỏ
Nhập vào các tham chiếu ô như là một phần của công thức là một cách hợp lệ để nhập chúng - như được chứng minh bằng câu trả lời của 5 trong ô D1 - đó không phải là cách tốt nhất để làm điều đó.
Cách tốt nhất để nhập tham chiếu ô vào công thức là sử dụng trỏ.
Chỉ liên quan đến việc nhấp vào các ô bằng con trỏ chuột để nhập tham chiếu ô của chúng vào công thức. Ưu điểm chính của việc sử dụng trỏ là nó giúp loại bỏ các lỗi có thể gây ra bằng cách gõ vào tham chiếu ô sai.
Các hướng dẫn trên trang tiếp theo sử dụng chỉ để nhập tham chiếu ô cho công thức vào ô D2.
Sử dụng trỏ chuột để nhập tham chiếu ô vào công thức Excel
Bước này trong hướng dẫn sử dụng con trỏ chuột để nhập tham chiếu ô cho công thức vào ô D2.
- Bấm vào ô D2 để biến nó thành ô hiện hoạt.
- Nhập dấu bằng ( = ) vào ô D2 để bắt đầu công thức.
- Bấm vào ô C1 với con trỏ chuột để nhập tham chiếu ô vào công thức.
- Nhập dấu cộng ( + ).
- Bấm vào ô C2 với con trỏ chuột để nhập tham chiếu ô thứ hai vào công thức.
- Nhấn phím Enter trên bàn phím để hoàn thành công thức.
- Câu trả lời 5 sẽ xuất hiện trong ô D2.
Cập nhật công thức
Để kiểm tra giá trị của việc sử dụng tham chiếu ô trong công thức Excel, hãy thay đổi dữ liệu trong ô C1 từ 3 đến 6 và nhấn phím Enter trên bàn phím.
Các câu trả lời trong cả hai ô D1 và D2 sẽ tự động thay đổi từ 5 đến 8, nhưng các công thức trong cả hai vẫn không thay đổi.
Toán tử toán tử và thứ tự các hoạt động
Như được minh họa bởi ví dụ vừa hoàn thành, việc tạo các công thức trong Microsoft Excel không khó.
Nó chỉ là vấn đề kết hợp, theo thứ tự đúng, tham chiếu ô của dữ liệu của bạn với toán tử toán học chính xác.
Toán tử toán tử
Toán tử được sử dụng trong các công thức Excel tương tự như các toán tử được sử dụng trong lớp toán.
- Phép trừ - dấu trừ ( - )
- Ngoài ra - dấu cộng ( + )
- Phân chia - dấu gạch chéo ( / )
- Phép nhân - dấu hoa thị ( * )
- Số mũ - dấu mũ ( ^ )
Thứ tự hoạt động
Nếu có nhiều hơn một toán tử được sử dụng trong một công thức, có một thứ tự cụ thể mà Excel sẽ làm theo để thực hiện các phép toán này.
Thứ tự của các hoạt động này có thể được thay đổi bằng cách thêm dấu ngoặc vào phương trình. Một cách dễ dàng để nhớ thứ tự các hoạt động là sử dụng từ viết tắt:
BEDMAS
Thứ tự của các hoạt động là:
B vợt E xponents D ivision M ultiplication Một phép trừ SCách thức hoạt động của Đơn hàng
- Bất kỳ (các) hoạt động nào có trong ngoặc đơn sẽ được thực hiện trước tiên theo sau bất kỳ số mũ nào.
- Sau đó, Excel xem xét các hoạt động chia hoặc phép nhân có tầm quan trọng như nhau và thực hiện các phép toán này theo thứ tự chúng xuất hiện từ trái sang phải trong phương trình.
- Cũng vậy với hai phép tính cộng và trừ tiếp theo. Chúng được coi là bình đẳng theo thứ tự các hoạt động. Cho dù cái nào xuất hiện đầu tiên trong một phương trình, cộng hoặc trừ, là hoạt động được thực hiện trước tiên.
Ví dụ: Sử dụng nhiều toán tử và thứ tự các phép toán trong một công thức Excel
Trên trang tiếp theo là hướng dẫn tạo công thức bao gồm nhiều toán tử toán học và sử dụng thứ tự hoạt động của Excel để tính toán câu trả lời.
Sử dụng nhiều toán tử trong công thức Excel
Ví dụ công thức thứ hai này, được hiển thị trong hình trên, yêu cầu Excel sử dụng thứ tự các hoạt động của nó để tính toán câu trả lời.
Nhập dữ liệu
- Mở một trang tính trống và nhập dữ liệu được hiển thị trong ô C1 đến C5 trong hình trên.
Một công thức Excel phức tạp hơn
Sử dụng trỏ cùng với dấu ngoặc đơn và toán tử toán học chính xác để nhập công thức sau vào ô D1.
= (C2-C4) * C1 + C3 / C5Nhấn phím Enter trên bàn phím khi kết thúc và câu trả lời -4 sẽ xuất hiện trong ô D1. Các chi tiết về cách Excel tính toán câu trả lời này được liệt kê dưới đây.
Các bước chi tiết để nhập công thức
Nếu bạn cần trợ giúp, hãy sử dụng các bước bên dưới để nhập công thức.
- Bấm vào ô D1 để biến nó thành ô hiện hoạt.
- Nhập dấu bằng ( = ) vào ô D1.
- Nhập dấu ngoặc tròn mở " ( " sau dấu bằng.
- Bấm vào ô C2 với con trỏ chuột để nhập tham chiếu ô vào công thức.
- Gõ dấu trừ ( - ) sau C2.
- Nhấp vào ô C4 để nhập tham chiếu ô này vào công thức.
- Nhập dấu ngoặc tròn " ) " sau C4.
- Nhập dấu nhân ( * ) sau khung tròn đóng.
- Nhấp vào ô C1 để nhập tham chiếu ô này vào công thức.
- Nhập dấu cộng ( + ) sau C1.
- Nhấp vào ô C3 để nhập tham chiếu ô này vào công thức.
- Nhập dấu phân chia ( / ) sau C3.
- Bấm vào ô C5 để nhập tham chiếu ô này vào công thức.
- Nhấn phím Enter trên bàn phím để hoàn thành công thức.
- Câu trả lời -4 sẽ xuất hiện trong ô D1.
- Nếu bạn bấm vào ô D1 một lần nữa, hàm đầy đủ = (C2-C4) * C1 + C3 / C5 xuất hiện trong thanh công thức phía trên trang tính.
Cách Excel tính toán câu trả lời công thức
Excel đến câu trả lời của -4 cho công thức trên bằng cách sử dụng các quy tắc BEDMAS để thực hiện các phép toán khác nhau theo thứ tự sau:
- Excel đầu tiên thực hiện phép trừ (C2-C4) hoặc (5-6), vì nó được bao quanh bởi các dấu ngoặc và nhận kết quả là -1.
- Tiếp theo chương trình nhân -1 -7 (nội dung của ô C1) để nhận được câu trả lời là -7.
- Sau đó, Excel bỏ qua phía trước để chia 9/3 (nội dung của C3 / C5) vì nó xuất hiện trước khi thêm vào BEDMAS, để có được kết quả là 3.
- Hoạt động cuối cùng cần thực hiện là thêm -7 + 3 để có câu trả lời cho toàn bộ công thức là -4.