5 cách giết người để sử dụng Microsoft Excel
Excel là một chương trình bảng tính điện tử.
Bảng tính điện tử là chương trình phần mềm máy tính được sử dụng để lưu trữ, sắp xếp và thao tác dữ liệu .
Những gì Excel được sử dụng cho
Các chương trình bảng tính điện tử ban đầu được dựa trên các bảng tính giấy được sử dụng để tính toán. Như vậy, bố cục cơ bản của các bảng tính trên máy vi tính cũng giống như các bảng tính giấy. Dữ liệu liên quan được lưu trữ trong các bảng - là một tập hợp các ô hình chữ nhật nhỏ hoặc các ô được sắp xếp thành các hàng và cột.
Các phiên bản Excel hiện tại và các chương trình bảng tính khác có thể lưu trữ nhiều trang bảng tính trong một tệp máy tính duy nhất.
Tệp máy tính đã lưu thường được gọi là sổ làm việc và mỗi trang trong sổ làm việc là một trang tính riêng biệt.
Các lựa chọn thay thế Excel
Các chương trình bảng tính hiện tại khác có sẵn để sử dụng bao gồm:
Google Trang tính (hoặc Bảng tính Google) - một chương trình bảng tính dựa trên web miễn phí;
Excel Online - phiên bản Excel miễn phí, được chia tỷ lệ, dựa trên web;
Open Office Calc - chương trình bảng tính miễn phí, có thể tải xuống.
Ô bảng tính và tham chiếu ô
Khi bạn nhìn vào màn hình Excel - hoặc bất kỳ màn hình bảng tính nào khác - bạn sẽ thấy một bảng hình chữ nhật hoặc lưới các hàng và cột , như được hiển thị trong hình trên.
Trong các phiên bản Excel mới hơn, mỗi trang tính chứa khoảng một triệu hàng và hơn 16.000 cột, điều này đòi hỏi một lược đồ địa chỉ để theo dõi vị trí của dữ liệu.
Các hàng ngang được xác định bằng các số (1, 2, 3) và các cột dọc theo các chữ cái của bảng chữ cái (A, B, C). Đối với các cột vượt quá 26, các cột được xác định bằng hai hoặc nhiều chữ cái như AA, AB, AC hoặc AAA, AAB, v.v.
Điểm giao nhau giữa một cột và một hàng, như đã đề cập, là hộp hình chữ nhật nhỏ được gọi là ô.
Ô là đơn vị cơ bản để lưu trữ dữ liệu trong trang tính và vì mỗi trang tính chứa hàng triệu ô này, mỗi ô được xác định bằng tham chiếu ô của nó.
Tham chiếu ô là kết hợp của chữ cái cột và số hàng như A3, B6 và AA345. Trong các tham chiếu ô này, chữ cái cột luôn được liệt kê đầu tiên.
Kiểu dữ liệu, công thức và hàm
Các loại dữ liệu mà một ô có thể chứa bao gồm:
- Số;
- Bản văn;
- Ngày và giờ;
- Giá trị Boolean ;
- Công thức .
Công thức được sử dụng để tính toán - thường kết hợp dữ liệu chứa trong các ô khác. Tuy nhiên, những ô này có thể nằm trên các trang tính khác nhau hoặc trong các sổ làm việc khác nhau.
Tạo công thức bắt đầu bằng cách nhập dấu bằng trong ô mà bạn muốn câu trả lời được hiển thị. Các công thức cũng có thể bao gồm các tham chiếu ô tới vị trí của dữ liệu và một hoặc nhiều hàm bảng tính.
Các hàm trong Excel và các bảng tính điện tử khác là các công thức dựng sẵn được thiết kế để đơn giản hóa việc thực hiện một loạt các phép tính - từ các hoạt động phổ biến như nhập ngày hoặc thời gian vào các ngày phức tạp hơn như tìm thông tin cụ thể. .
Excel và dữ liệu tài chính
Bảng tính thường được sử dụng để lưu trữ dữ liệu tài chính. Các công thức và hàm được sử dụng trên loại dữ liệu này bao gồm:
- Thực hiện các phép toán cơ bản như tổng hợp các cột hoặc các hàng số .
- Tìm các giá trị như lợi nhuận hoặc thua lỗ.
- Tính toán các kế hoạch trả nợ cho các khoản vay hoặc thế chấp.
- Tìm giá trị trung bình, lớn nhất, tối thiểu và thống kê khác trong một phạm vi dữ liệu được chỉ định.
- Thực hiện phân tích dữ liệu What-If - nơi mà các biến được sửa đổi một lần để xem thay đổi ảnh hưởng như thế nào đến dữ liệu khác - chẳng hạn như chi phí và lợi nhuận.
Các ứng dụng khác của Excel
Các hoạt động phổ biến khác mà Excel có thể được sử dụng để bao gồm:
- Vẽ đồ thị hoặc dữ liệu biểu đồ để hỗ trợ người dùng trong việc xác định xu hướng dữ liệu.
- Định dạng dữ liệu để làm cho dữ liệu quan trọng dễ tìm và dễ hiểu.
- In dữ liệu và biểu đồ để sử dụng trong báo cáo.
- Sắp xếp và lọc dữ liệu để tìm thông tin cụ thể.
- Liên kết dữ liệu trang tính và biểu đồ để sử dụng trong các chương trình khác như Microsoft PowerPoint và Word.
- Nhập dữ liệu từ các chương trình cơ sở dữ liệu để phân tích.
Bảng tính là ' ứng dụng sát thủ' gốc cho máy tính cá nhân vì khả năng biên dịch và hiểu thông tin của chúng. Các chương trình bảng tính sớm như VisiCalc và Lotus 1-2-3 phần lớn chịu trách nhiệm về sự phát triển phổ biến của các máy tính như Apple II và IBM PC như một công cụ kinh doanh.