Excel từng bước hướng dẫn cơ bản

Sử dụng Excel không khó như nó có vẻ

Excel là bảng tính điện tử progam (còn gọi là phần mềm ) được sử dụng để lưu trữ, sắp xếp và thao tác dữ liệu.

Dữ liệu được lưu trữ trong các ô riêng lẻ thường được tổ chức trong một loạt các cột và hàng trong một bảng tính. Bộ sưu tập các cột và hàng này được gọi là một bảng. Bảng sử dụng các tiêu đề ở hàng trên cùng và xuống phía bên trái của bảng để xác định dữ liệu được lưu trữ trong bảng.

Excel cũng có thể thực hiện các phép tính trên dữ liệu bằng cách sử dụng các công thức . Và để giúp tìm và đọc thông tin trong trang tính dễ dàng hơn, Excel có một số tính năng định dạng có thể được áp dụng cho từng ô, cho hàng và cột hoặc toàn bộ bảng dữ liệu.

Vì mỗi trang tính trong các phiên bản Excel gần đây chứa hàng tỷ ô trên mỗi trang tính, mỗi ô có địa chỉ được gọi là tham chiếu ô để có thể tham chiếu trong công thức, biểu đồ và các tính năng khác của chương trình.

Hướng dẫn này bao gồm các bước cần thiết để tạo và định dạng bảng tính cơ bản chứa bảng dữ liệu, công thức và định dạng được thấy trong hình trên.

Các chủ đề trong hướng dẫn này là:

• Nhập dữ liệu vào bảng
• Mở rộng các cột trang tính riêng lẻ
• Thêm ngày hiện tại và phạm vi được đặt tên vào trang tính
• Thêm công thức khấu trừ
• Thêm công thức lương ròng
• Sao chép các công thức bằng Fill Handle
• Thêm định dạng số vào dữ liệu
• Thêm định dạng ô

01/08

Bắt đầu bảng dữ liệu

Việc nhập dữ liệu vào các ô của bảng tính luôn là quá trình gồm ba bước.

Các bước này là:

1. Nhấp vào ô mà bạn muốn dữ liệu đi.
2. Nhập dữ liệu vào ô.
3. Nhấn phím Enter trên bàn phím hoặc nhấp vào một ô khác bằng chuột.

Như đã đề cập, mỗi ô trong trang tính được xác định bằng tham chiếu ô hoặc địa chỉ, bao gồm ký tự cột và số của hàng giao nhau tại vị trí ô.

Khi viết tham chiếu ô, chữ cái cột luôn được viết đầu tiên, sau đó là số hàng - chẳng hạn như A5, C3 hoặc D9.

Khi nhập dữ liệu cho hướng dẫn này, điều quan trọng là nhập dữ liệu vào các ô chính xác của bảng tính. Các công thức được nhập trong các bước tiếp theo sử dụng tham chiếu ô của dữ liệu được nhập ngay bây giờ.

Nhập dữ liệu hướng dẫn

1. Để làm theo hướng dẫn này, hãy sử dụng tham chiếu ô của dữ liệu được nhìn thấy trong hình ở trên để nhập tất cả dữ liệu vào một trang tính Excel trống.

02/08

Cột mở rộng trong Excel

Theo mặc định, chiều rộng của ô chỉ cho phép tám ký tự của bất kỳ mục nhập dữ liệu nào được hiển thị trước khi dữ liệu đó tràn vào ô kế tiếp ở bên phải.

Nếu ô hoặc ô ở bên phải trống, dữ liệu đã nhập được hiển thị trong trang tính, như được thấy với tiêu đề trang tính Tính toán khấu trừ cho Nhân viên được nhập vào ô A1.

Tuy nhiên, nếu ô bên phải chứa dữ liệu, nội dung của ô đầu tiên sẽ bị cắt bớt thành tám ký tự đầu tiên.

Một số ô dữ liệu được nhập trong bước trước, chẳng hạn như tỷ lệ Khấu trừ nhãn : được nhập vào ô B3 và Thompson A. được nhập vào ô A8 được cắt ngắn vì các ô bên phải chứa dữ liệu.

Để khắc phục sự cố này để dữ liệu được hiển thị đầy đủ, các cột chứa dữ liệu đó cần phải được mở rộng.

Như với tất cả các chương trình của Microsoft, có nhiều cách để mở rộng cột . Các bước bên dưới bao gồm cách mở rộng cột bằng chuột.

Mở rộng các cột bảng tính cá nhân

1. Đặt con trỏ chuột trên đường giữa các cột A và B trong tiêu đề cột .
2. Con trỏ sẽ thay đổi thành mũi tên hai đầu.
3. Nhấn và giữ nút chuột trái và kéo mũi tên hai đầu sang bên phải để mở rộng cột A cho đến khi toàn bộ mục nhập Thompson A. hiển thị.
4. Mở rộng các cột khác để hiển thị dữ liệu khi cần.

Chiều rộng cột và tiêu đề bảng tính

Vì tiêu đề trang tính quá dài so với các nhãn khác trong cột A, nếu cột đó được mở rộng để hiển thị toàn bộ tiêu đề trong ô A1, trang tính sẽ không chỉ trông kỳ quặc, nhưng sẽ khó sử dụng bảng tính vì khoảng cách giữa các nhãn ở bên trái và các cột dữ liệu khác.

Vì không có mục nhập nào khác trong hàng 1, không phải là không chính xác khi chỉ rời khỏi tiêu đề vì nó tràn vào các ô ở bên phải. Ngoài ra, Excel có một tính năng được gọi là hợp nhất và trung tâm sẽ được sử dụng trong bước sau để nhanh chóng căn giữa tiêu đề trên bảng dữ liệu.

03/08

Thêm ngày và phạm vi được đặt tên

Tổng quan chức năng ngày

Việc thêm ngày vào bảng tính là điều bình thường - khá thường xuyên để cho biết thời điểm trang tính được cập nhật lần cuối.

Excel có một số hàm ngày tháng giúp bạn dễ dàng nhập ngày vào một trang tính.

Các hàm chỉ là các công thức dựng sẵn trong Excel để dễ dàng hoàn thành các tác vụ thường được thực hiện - chẳng hạn như thêm ngày vào trang tính.

Hàm TODAY rất dễ sử dụng vì nó không có đối số - là dữ liệu cần được cung cấp cho hàm để nó hoạt động.

Hàm TODAY cũng là một trong các hàm dễ bay hơi của Excel, có nghĩa là nó cập nhật chính nó mỗi lần tính toán lại - thường là lúc mà bảng tính được mở.

Thêm ngày với hàm TODAY

Các bước dưới đây sẽ thêm hàm TODAY vào ô C2 của trang tính.

1. Bấm vào ô C2 để biến nó thành ô hiện hoạt
2. Nhấp vào tab Công thức của dải băng
3. Nhấp vào tùy chọn Ngày & Giờ trên ruy-băng để mở danh sách các chức năng ngày tháng
4. Nhấp vào chức năng Hôm nay để hiển thị hộp thoại của hàm
5. Nhấp vào OK trong hộp thoại để nhập hàm và quay lại trang tính
6. Ngày hiện tại sẽ được thêm vào ô C2

Thấy ###### Ký hiệu thay vì Ngày

Nếu một hàng biểu tượng thẻ băm xuất hiện trong ô C2 thay vì ngày sau khi thêm hàm TODAY vào ô đó, đó là do ô không đủ rộng để hiển thị dữ liệu đã định dạng.

Như đã đề cập trước đây, dữ liệu văn bản hoặc số chưa định dạng tràn qua các ô trống ở bên phải nếu nó quá rộng cho ô. Dữ liệu đã được định dạng là một loại số cụ thể - chẳng hạn như tiền tệ, ngày hoặc thời gian, tuy nhiên, không tràn qua ô tiếp theo nếu chúng rộng hơn ô mà chúng được định vị. Thay vào đó, chúng hiển thị lỗi ######.

Để khắc phục sự cố, hãy mở rộng cột C bằng cách sử dụng phương pháp được mô tả trong bước trước của hướng dẫn.

Thêm phạm vi được đặt tên

Phạm vi được đặt tên được tạo khi một hoặc nhiều ô được đặt tên để làm cho phạm vi dễ nhận biết hơn. Phạm vi được đặt tên có thể được sử dụng làm thay thế cho tham chiếu ô khi được sử dụng trong các hàm, công thức và biểu đồ.

Cách dễ nhất để tạo dải ô được đặt tên là sử dụng hộp tên nằm ở góc trên cùng bên trái của trang tính phía trên các số hàng.

Trong hướng dẫn này, tỷ lệ tên sẽ được trao cho ô C6 để xác định tỷ lệ khấu trừ được áp dụng cho tiền lương của nhân viên. Phạm vi được đặt tên sẽ được sử dụng trong công thức khấu trừ sẽ được thêm vào các ô từ C6 đến C9 của trang tính.

1. Chọn ô C6 trong trang tính
2. Nhập "rate" (không có dấu ngoặc kép) vào hộp Name và nhấn phím Enter trên bàn phím
3. Ô C6 hiện có tên "tỷ lệ"

Tên này sẽ được sử dụng để đơn giản hóa việc tạo các công thức Deductions trong bước tiếp theo của hướng dẫn.

04/08

Nhập công thức khấu trừ nhân viên

Tổng quan về công thức Excel

Các công thức Excel cho phép bạn thực hiện các phép tính trên dữ liệu số được nhập vào một trang tính .

Các công thức Excel có thể được sử dụng cho việc crunching số cơ bản, chẳng hạn như cộng hoặc trừ, cũng như các phép tính phức tạp hơn, chẳng hạn như tìm trung bình của sinh viên về kết quả kiểm tra và tính toán các khoản thanh toán thế chấp.

• Các công thức trong Excel luôn bắt đầu bằng dấu bằng ( = )
• Dấu bằng luôn luôn được nhập vào ô mà bạn muốn câu trả lời xuất hiện
• Công thức được hoàn thành bằng cách nhấn phím Enter trên bàn phím

Sử dụng tham chiếu ô trong công thức

Một cách phổ biến để tạo công thức trong Excel bao gồm nhập dữ liệu công thức vào ô bảng tính và sau đó sử dụng tham chiếu ô cho dữ liệu trong công thức, thay vì chính dữ liệu.

Ưu điểm chính của phương pháp này là nếu sau này nó trở nên cần thiết để thay đổi dữ liệu , nó là một vấn đề đơn giản của việc thay thế dữ liệu trong các tế bào thay vì viết lại công thức.

Kết quả của công thức sẽ tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi.

Sử dụng Phạm vi đã Đặt tên trong Công thức

Một thay thế cho tham chiếu ô là sử dụng các dải ô được đặt tên - chẳng hạn như tỷ lệ dải ô được đặt tên được tạo trong bước trước đó.

Trong công thức, hàm phạm vi được đặt tên giống như tham chiếu ô nhưng thường được sử dụng cho các giá trị được sử dụng một số lần trong các công thức khác nhau - chẳng hạn như tỷ lệ khấu trừ cho trợ cấp hưu bổng hoặc lợi ích sức khỏe, thuế suất hoặc khoa học hằng số - trong khi tham chiếu ô là thực tế hơn trong các công thức chỉ tham chiếu đến dữ liệu cụ thể chỉ một lần.

Trong các bước bên dưới, cả tham chiếu ô và phạm vi được đặt tên được sử dụng trong việc tạo công thức.

Nhập công thức khấu trừ nhân viên

Công thức đầu tiên được tạo trong ô C6 sẽ nhân tổng lương của nhân viên B. Smith với tỷ lệ khấu trừ trong ô C3.

Công thức đã hoàn thành trong ô C6 sẽ là:

= Tỷ lệ B6 *

Sử dụng chỉ để nhập công thức

Mặc dù có thể chỉ cần gõ công thức trên vào ô C6 và có câu trả lời đúng, tốt hơn là sử dụng trỏ để thêm tham chiếu ô vào công thức để giảm thiểu khả năng lỗi được tạo bằng cách nhập tham chiếu ô sai.

Chỉ liên quan đến việc nhấp vào ô có chứa dữ liệu bằng con trỏ chuột để thêm tham chiếu ô hoặc phạm vi được đặt tên vào công thức.

1. Nhấn vào ô C6 để biến nó thành ô hiện hoạt
2. Nhập dấu bằng ( = ) vào ô C6 để bắt đầu công thức
3. Nhấp vào ô B6 bằng con trỏ chuột để thêm tham chiếu ô đó vào công thức sau dấu bằng
4. Nhập ký hiệu nhân ( * ) vào ô C6 sau tham chiếu ô
5. Bấm vào ô C3 với con trỏ chuột để thêm tỷ lệ dải ô được đặt tên vào công thức
6. Nhấn phím Enter trên bàn phím để hoàn thành công thức
7. Câu trả lời 2747.34 phải có mặt trong ô C6
8. Mặc dù câu trả lời cho công thức được hiển thị trong ô C6, việc nhấp vào ô đó sẽ hiển thị tỷ lệ công thức = B6 * trong thanh công thức phía trên trang tính

05/08

Nhập công thức lương ròng

Nhập công thức lương ròng

Công thức này được tạo ra trong ô D6 và tính toán tiền lương ròng của nhân viên bằng cách trừ số tiền khấu trừ được tính trong công thức đầu tiên từ Tổng lương .

Công thức đã hoàn thành trong ô D6 sẽ là:

= B6 - C6

1. Bấm vào ô D6 để biến nó thành ô hiện hoạt
2. Nhập dấu bằng ( = ) vào ô D6
3. Nhấp vào ô B6 bằng con trỏ chuột để thêm tham chiếu ô đó vào công thức sau dấu bằng
4. Nhập dấu trừ ( - ) vào ô D6 sau tham chiếu ô
5. Nhấp vào ô C6 bằng con trỏ chuột đến tham chiếu ô đó đến công thức
6. Nhấn phím Enter trên bàn phím để hoàn thành công thức
7. Câu trả lời 43,041.66 nên có mặt trong ô D6
8. Để xem công thức trong ô D6, hãy nhấp vào ô đó để hiển thị công thức = B6 - C6 trong thanh công thức

Tham khảo ô và các công thức sao chép tương đối

Cho đến nay, các công thức Deductions và Net Salary đã được thêm vào chỉ một ô trong mỗi bảng tính - C6 và D6 tương ứng.

Do đó, bảng tính hiện chỉ hoàn thành cho một nhân viên - B. Smith.

Thay vì trải qua nhiệm vụ tốn thời gian để tạo lại từng công thức cho các nhân viên khác, Excel cho phép, trong một số trường hợp, các công thức được sao chép sang các ô khác.

Những trường hợp này thường liên quan đến việc sử dụng một loại tham chiếu ô cụ thể - được gọi là tham chiếu ô tương đối - trong các công thức.

Các tham chiếu ô đã được nhập vào các công thức trong các bước trước đó là các tham chiếu ô tương đối và chúng là kiểu tham chiếu ô mặc định trong Excel, để làm cho các công thức sao chép trở nên đơn giản nhất có thể.

Bước tiếp theo trong hướng dẫn sử dụng Fill Handle để sao chép hai công thức vào các hàng bên dưới để hoàn thành bảng dữ liệu cho tất cả các nhân viên.

06/08

Sao chép Công thức với Trình xử lý Điền

Fill Handle Tổng quan

Thanh điều khiển điền là một chấm đen nhỏ hoặc hình vuông ở góc dưới cùng bên phải của ô hiện hoạt .

Thanh công cụ điền có một số công dụng bao gồm sao chép nội dung của ô sang các ô liền kề. điền các ô bằng một chuỗi số hoặc nhãn văn bản và sao chép công thức.

Trong bước này của hướng dẫn, trình xử lý điền sẽ được sử dụng để sao chép cả công thức khấu trừ và lương ròng từ các ô C6 và D6 xuống các ô C9 và D9.

Sao chép Công thức với Trình xử lý Điền

1. Đánh dấu các ô B6 và C6 trong trang tính
2. Đặt con trỏ chuột lên ô vuông màu đen ở góc dưới cùng bên phải của ô D6 - con trỏ sẽ thay đổi thành dấu cộng "+"
3. Nhấp và giữ nút chuột trái và kéo thanh điều khiển điền xuống ô C9
4. Nhả nút chuột - các ô từ C7 đến C9 phải chứa các kết quả của công thức khấu trừ và các ô D7 đến D9 công thức tính lương ròng

07/08

Áp dụng định dạng số trong Excel

Tổng quan về định dạng số của Excel

Định dạng số đề cập đến việc bổ sung các ký hiệu tiền tệ, dấu thập phân, dấu phần trăm và các ký hiệu khác giúp xác định loại dữ liệu có trong ô và giúp đọc dễ dàng hơn.

Thêm biểu tượng phần trăm

1. Chọn ô C3 để tô sáng
2. Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng
3. Nhấp vào tùy chọn Chung để mở trình đơn thả xuống Định dạng số
4. Trong menu, nhấp vào tùy chọn Tỷ lệ phần trăm để thay đổi định dạng giá trị trong ô C3 từ 0,06 đến 6%

Thêm biểu tượng tiền tệ

1. Chọn các ô D6 đến D9 để đánh dấu chúng
2. Trên tab Trang chủ của ruy-băng, bấm vào tùy chọn Chung để mở menu thả xuống Định dạng Số
3. Nhấp vào Đơn vị tiền tệ trong trình đơn để thay đổi định dạng của các giá trị trong các ô từ D6 sang D9 thành đơn vị tiền tệ có hai chữ số thập phân

08/08

Áp dụng định dạng ô trong Excel

Tổng quan về định dạng ô

Định dạng ô đề cập đến các tùy chọn định dạng - chẳng hạn như áp dụng định dạng in đậm cho văn bản hoặc số, thay đổi căn chỉnh dữ liệu, thêm đường viền cho ô hoặc sử dụng tính năng hợp nhất và trung tâm để thay đổi giao diện của dữ liệu trong ô.

Trong hướng dẫn này, các định dạng ô được đề cập ở trên sẽ được áp dụng cho các ô cụ thể trong trang tính sao cho nó sẽ khớp với trang tính đã hoàn thành được trình bày trên trang 1 của hướng dẫn.

Thêm định dạng in đậm

1. Chọn ô A1 để tô sáng nó.
2. Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng .
3. Nhấp vào tùy chọn Định dạng in đậm như được xác định trong hình trên để in đậm dữ liệu trong ô A1.
4. Lặp lại các bước trên để in đậm dữ liệu trong các ô từ A5 đến D5.

Thay đổi liên kết dữ liệu

Bước này sẽ thay đổi căn chỉnh trái mặc định của một số ô thành căn giữa

1. Chọn ô C3 để tô sáng nó.
2. Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng.
3. Nhấp vào tùy chọn Căn chỉnh trung tâm như được xác định trong hình trên để căn giữa dữ liệu trong ô C3.
4. Lặp lại các bước trên để căn giữa căn chỉnh dữ liệu trong các ô từ A5 đến D5.

Hợp nhất và ô Trung tâm

Tùy chọn Hợp nhất và Trung tâm kết hợp một số được chọn vào một ô và căn giữa mục nhập dữ liệu trong ô bên trái nhất trên ô được hợp nhất mới. Bước này sẽ hợp nhất và căn giữa tiêu đề trang tính - Tính toán khấu trừ cho nhân viên ,

1. Chọn các ô A1 đến D1 để đánh dấu chúng.
2. Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng.
3. Nhấp vào tùy chọn Hợp nhất & Trung tâm như được xác định trong hình ảnh ở trên để hợp nhất các ô từ A1 đến D1 và đặt tiêu đề vào giữa các ô này.

Thêm đường viền dưới cùng vào ô

Bước này sẽ thêm đường viền dưới cùng vào các ô chứa dữ liệu trong các hàng 1, 5 và 9

1. Chọn ô đã phối A1 đến D1 để tô sáng nó.
2. Nhấp vào tab Trang chủ của ruy-băng.
3. Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh tùy chọn Đường viền như được xác định trong hình ở trên để mở trình đơn thả xuống của đường viền.
4. Nhấp vào tùy chọn Đường viền dưới cùng trong trình đơn để thêm đường viền vào cuối ô được hợp nhất.
5. Lặp lại các bước trên để thêm đường biên dưới vào các ô A5 đến D5 và đến các ô từ A9 đến D9.