01 trên 04
Tổng quan về tính năng của Excel SUBTOTAL
Tìm các giá trị lớn nhất với tính năng Subtotal của Excel 2007
Tính năng Subtotal của Excel hoạt động bằng cách chèn hàm SUBTOTAL vào cơ sở dữ liệu hoặc danh sách dữ liệu liên quan. Sử dụng tính năng Subtotal giúp tìm và trích xuất thông tin cụ thể từ một bảng dữ liệu lớn nhanh chóng và dễ dàng.
Mặc dù nó được gọi là "Tính năng tổng phụ", bạn không bị giới hạn tìm số tiền hoặc tổng số cho các hàng dữ liệu đã chọn. Ngoài tổng số, bạn cũng có thể tìm thấy các giá trị lớn nhất cho mỗi phần con của cơ sở dữ liệu.
Hướng dẫn từng bước này bao gồm ví dụ về cách tìm tổng doanh thu cao nhất cho từng khu vực bán hàng.
Các bước trong hướng dẫn này là:
- Nhập dữ liệu hướng dẫn
- Sắp xếp mẫu dữ liệu
- Tìm giá trị lớn nhất
02 trên 04
Nhập dữ liệu hướng dẫn tổng phụ
Lưu ý: Để được trợ giúp với các hướng dẫn này, hãy xem hình ảnh ở trên.
Bước đầu tiên để sử dụng tính năng Subtotal trong Excel là nhập dữ liệu vào trang tính .
Khi làm như vậy, hãy lưu ý những điểm sau:
- Điều quan trọng là nhập dữ liệu chính xác. Lỗi, do nhập dữ liệu không chính xác, là nguồn của nhiều vấn đề liên quan đến quản lý dữ liệu.
- Không để lại các hàng hoặc cột trống khi nhập dữ liệu. Điều này bao gồm KHÔNG để lại một hàng trống giữa các tiêu đề cột và hàng dữ liệu đầu tiên.
Đối với Hướng dẫn này
Nhập dữ liệu vào các ô từ A1 đến D12 như trong hình trên. Đối với những người không cảm thấy thích gõ, dữ liệu, hướng dẫn sao chép nó vào Excel, có sẵn tại liên kết này.
03 trên 04
Sắp xếp dữ liệu
Lưu ý: Để được trợ giúp với các hướng dẫn này, hãy xem hình ảnh ở trên. Bấm vào tấm hình để được phóng to?
Trước khi có thể áp dụng tổng phụ, dữ liệu của bạn phải được nhóm theo cột dữ liệu bạn muốn trích xuất thông tin.
Nhóm này được thực hiện bằng tính năng Sắp xếp của Excel.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi muốn tìm số lượng đơn đặt hàng cao nhất trên mỗi khu vực bán hàng để dữ liệu phải được sắp xếp theo tiêu đề cột Khu vực .
Sắp xếp dữ liệu theo khu vực bán hàng
- Kéo các ô chọn A2 đến D12 để tô sáng chúng. Hãy chắc chắn không bao gồm tiêu đề trong hàng một trong lựa chọn của bạn.
- Nhấp vào tab Dữ liệu của ruy-băng .
- Nhấp vào nút Sắp xếp nằm ở trung tâm của ruy-băng dữ liệu để mở hộp thoại Sắp xếp.
- Chọn Sắp xếp theo vùng từ danh sách thả xuống dưới tiêu đề Cột trong hộp thoại.
- Đảm bảo rằng dữ liệu của tôi có tiêu đề được đánh dấu ở góc trên bên phải của hộp thoại.
- Nhấp vào OK.
- Dữ liệu trong các ô từ A3 đến D12 phải được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo cột thứ hai. Dữ liệu cho ba đại diện bán hàng từ khu vực phía Đông nên được liệt kê đầu tiên, tiếp theo là Bắc, sau đó là Nam và cuối cùng là khu vực phía Tây.
04/04
Tìm giá trị lớn nhất bằng cách sử dụng Subtotals
Lưu ý: Để được trợ giúp với các hướng dẫn này, hãy xem hình ảnh ở trên.
Trong bước này, chúng tôi sẽ sử dụng tính năng Tổng phụ để tìm số tiền bán hàng cao nhất trên mỗi khu vực. Để tìm giá trị cao nhất hoặc lớn nhất, tính năng Subtotal sử dụng hàm MAX.
Đối với hướng dẫn này:
- Kéo chọn dữ liệu trong các ô từ A2 đến D12 để đánh dấu chúng.
- Nhấp vào tab Dữ liệu của ruy-băng.
- Bấm vào nút Subtotal để mở hộp thoại Subtotal.
- Đối với tùy chọn đầu tiên trong hộp thoại Tại mỗi thay đổi trong: chọn Vùng từ danh sách thả xuống.
- Đối với tùy chọn thứ hai trong hộp thoại Sử dụng chức năng: chọn MAX từ danh sách thả xuống.
- Đối với tùy chọn thứ ba trong hộp thoại Thêm tổng phụ vào: hãy kiểm tra Tổng doanh số chỉ từ danh sách các tùy chọn được trình bày trong cửa sổ.
- Đối với ba hộp kiểm ở cuối hộp thoại, hãy đánh dấu:
Thay thế tổng phụ hiện tại
Tóm tắt dữ liệu bên dưới - Nhấp vào OK.
- Bảng dữ liệu giờ đây sẽ bao gồm tổng doanh thu cao nhất cho mỗi vùng (hàng 6, 9, 12 và 16) cũng như Grand Max (tổng doanh số cao nhất cho tất cả các vùng) trong hàng 17. Nó phải khớp với hình ảnh tại đầu của hướng dẫn này.