01 trên 02
Hàm OpenOffice Calc SUM
Việc thêm hàng hoặc cột số là một trong những hoạt động phổ biến nhất được thực hiện trong các chương trình bảng tính như OpenOffice Calc. Để làm cho việc thực hiện nhiệm vụ này trở nên dễ dàng hơn, Calc bao gồm công thức dựng sẵn được gọi là hàm SUM.
Hai cách để nhập hàm này bao gồm:
- Sử dụng nút phím tắt chức năng SUM - đó là chữ cái Sigma (Σ) của Hy Lạp nằm bên cạnh dòng đầu vào (giống như thanh công thức trong Excel).
- Thêm hàm SUM vào một trang tính bằng cách sử dụng hộp thoại trình hướng dẫn hàm. Hộp thoại có thể được mở bằng cách nhấn vào nút Function Wizard nằm bên cạnh nút Sigma trên dòng đầu vào .
Lợi thế của Shortcut và Dialog Box
Lợi thế của việc sử dụng nút Sigma để nhập chức năng là nó nhanh và dễ sử dụng. Nếu dữ liệu được tổng hợp được nhóm lại với nhau trong một phạm vi tiếp giáp, hàm sẽ thường chọn phạm vi cho bạn.
Lợi thế của việc sử dụng hộp thoại hàm SUM là nếu dữ liệu được tổng hợp được trải ra trên một số ô không kề nhau. Sử dụng hộp thoại trong tình huống này giúp dễ dàng thêm các ô riêng lẻ vào hàm.
Cú pháp và đối số của hàm SUM
Cú pháp của hàm liên quan đến cách bố trí của hàm và bao gồm tên, khung và đối số của hàm .
Cú pháp cho hàm SUM là:
= SUM (số 1; số 2; ... số 30)
số 1; số 2; ... số 30 - dữ liệu được tổng kết bởi hàm. Các đối số có thể chứa:
- một danh sách các số được tổng hợp
- danh sách tham chiếu ô cho biết vị trí của dữ liệu trong trang tính
- một loạt các tham chiếu ô đến vị trí của dữ liệu
Lưu ý : có thể thêm tối đa 30 số bằng chức năng.
Chức năng SUM bỏ qua
Hàm bỏ qua các ô trống và dữ liệu văn bản trong phạm vi đã chọn - bao gồm các số đã được định dạng dưới dạng văn bản.
Theo mặc định, dữ liệu văn bản trong Calc được căn trái trong một ô - như được thấy với số 160 trong ô A2 trong hình trên - dữ liệu số căn chỉnh sang phải theo mặc định.
Nếu dữ liệu văn bản đó sau đó được chuyển đổi thành dữ liệu số hoặc số được thêm vào ô trống trong phạm vi, tổng số hàm SUM tự động cập nhật để bao gồm dữ liệu mới.
Nhập thủ công hàm SUM
Tuy nhiên, một tùy chọn khác để nhập hàm là nhập nó vào ô bảng tính. Nếu tham chiếu ô cho phạm vi dữ liệu được tổng hợp được biết, hàm có thể dễ dàng được nhập theo cách thủ công. Ví dụ trong hình trên, gõ
= SUM (A1: A6)
vào ô A7 và nhấn phím Enter trên bàn phím sẽ đạt được kết quả tương tự như các bước được liệt kê bên dưới để sử dụng nút phím tắt SUM.
Tổng hợp dữ liệu bằng nút SUM
Đối với những người thích chuột vào bàn phím, nút SUM là một cách nhanh chóng và dễ dàng để nhập hàm SUM.
Khi được nhập theo kiểu này, hàm sẽ cố gắng xác định phạm vi ô được tổng hợp dựa trên dữ liệu xung quanh và tự động nhập phạm vi có khả năng nhất làm đối số số của hàm.
Hàm chỉ tìm kiếm dữ liệu số nằm trong các cột ở trên hoặc trong hàng bên trái của ô hiện hoạt và nó bỏ qua dữ liệu văn bản và ô trống.
Dưới đây được liệt kê các bước được sử dụng để nhập hàm SUM vào ô A7 như trong hình trên.
- Nhấp vào ô A7 để đặt ô hiện hoạt - vị trí mà kết quả của hàm sẽ được hiển thị
- Nhấn nút SUM bên cạnh dòng nhập - như trong hình trên
- Hàm SUM phải được nhập vào ô hiện hoạt - hàm sẽ tự động nhập tham chiếu ô A6 làm đối số số
- Để thay đổi phạm vi tham chiếu ô được sử dụng cho đối số số, sử dụng con trỏ chuột để đánh dấu phạm vi từ A1 đến A6
- Nhấn phím Enter trên bàn phím để hoàn thành chức năng
- Câu trả lời 417 sẽ được hiển thị trong ô A7
- Khi bạn bấm vào ô A7, hàm đầy đủ = SUM (A1: A6) xuất hiện trong dòng đầu vào phía trên trang tính
02 trên 02
Thêm số bằng hộp thoại chức năng SUM của Calc
Tổng hợp dữ liệu Với hộp thoại hàm SUM
Như đã đề cập, một tùy chọn khác để nhập hàm SUM là sử dụng hộp thoại của hàm, có thể mở bằng cách:
- kích vào nút Function Wizard trên dòng đầu vào phía trên trang tính.
- nhấn các phím Ctrl + F2 trên bàn phím
Hộp thoại Ưu điểm
Ưu điểm của việc sử dụng hộp thoại bao gồm:
- Hộp thoại sẽ chăm sóc cú pháp của hàm - làm cho việc nhập các đối số của hàm một cách dễ dàng hơn mà không phải nhập dấu bằng, dấu ngoặc hoặc dấu chấm phẩy hoạt động như dấu phân cách giữa các đối số.
- Khi dữ liệu được tổng hợp không nằm trong phạm vi liền kề, tham chiếu ô, như A1, A3 và B2: B3 có thể dễ dàng được nhập dưới dạng đối số số riêng biệt vào hộp thoại bằng cách trỏ - liên quan đến việc nhấp vào các ô đã chọn bằng chuột thay vì nhập chúng vào. Không chỉ dễ dàng hơn, nó còn giúp giảm lỗi trong các công thức do tham chiếu ô không đúng.
Ví dụ về hàm SUM
Dưới đây được liệt kê các bước được sử dụng để nhập hàm SUM vào ô A7 như trong hình trên. Hướng dẫn sử dụng hộp thoại hàm SUM để nhập các giá trị nằm trong các ô A1, A3, A6, B2 và B3 làm đối số số cho hàm.
- Nhấp vào ô A7 để đặt ô hiện hoạt - vị trí mà kết quả của hàm sẽ được hiển thị
- Kích vào biểu tượng Function Wizard bên cạnh dòng đầu vào (giống như thanh công thức trong Excel) để hiển thị hộp thoại Function Wizard
- Nhấp vào danh sách thả xuống Danh mục và chọn Toán học để xem danh sách các hàm toán học
- Chọn SUM từ danh sách các hàm
- Bấm tiếp
- Nhấp vào số 1 trong hộp thoại nếu cần
- Nhấp vào ô A1 trong trang tính để nhập tham chiếu ô đó vào hộp thoại
- Nhấp vào số 2 trong hộp thoại
- Nhấp vào ô A3 trong trang tính để nhập tham chiếu ô đó
- Nhấp vào số 3 trong hộp thoại
- Nhấp vào ô A6 trong trang tính để nhập tham chiếu ô đó
- Nhấp vào số 4 trong hộp thoại
- Đánh dấu ô B2: B3 trong trang tính để nhập phạm vi này
- Nhấn OK để đóng hộp thoại và quay lại trang tính
- Số 695 sẽ xuất hiện trong ô A7 - vì đây là tổng các số nằm trong các ô từ A1 đến B3
- Khi bạn bấm vào ô A7, hàm đầy đủ = SUM (A1; A3; A6; B2: B3) xuất hiện trong dòng đầu vào phía trên trang tính