Sử dụng xác thực dữ liệu để ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ trong Excel

01 trên 01

Ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ

Sử dụng Xác thực dữ liệu để ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ

Tùy chọn xác thực dữ liệu của Excel có thể được sử dụng để kiểm soát loại và giá trị của dữ liệu được nhập vào các ô cụ thể trong một trang tính .

Các mức kiểm soát khác nhau có thể được áp dụng bao gồm:

• hiển thị thông báo nhắc khi một ô chứa các hạn chế xác thực dữ liệu được nhấp vào nhưng không có giới hạn dữ liệu nào trên chính ô đó
• hạn chế loại và phạm vi dữ liệu có thể được nhập vào ô
• sử dụng công thức nằm ở vị trí khác để xác định xem dữ liệu được nhập vào ô có hợp lệ hay không

Hướng dẫn này bao gồm tùy chọn thứ hai hạn chế loại và phạm vi dữ liệu có thể được nhập vào một ô trong trang tính Excel.

Sử dụng thông báo cảnh báo lỗi

Ngoài việc đặt các hạn chế về dữ liệu có thể được nhập vào một ô, thông báo Lỗi Cảnh báo có thể được hiển thị giải thích các hạn chế khi nhập dữ liệu không hợp lệ.

Có ba loại cảnh báo lỗi có thể được hiển thị và loại được chọn ảnh hưởng đến mức độ nghiêm ngặt của các hạn chế được thực thi:

• Dừng - ngăn chặn việc nhập dữ liệu không hợp lệ
• Cảnh báo - cảnh báo rằng dữ liệu không hợp lệ đã được nhập vào một ô có tùy chọn ghi đè các hạn chế
• Thông tin - thông báo cho người dùng rằng dữ liệu không hợp lệ đã được nhập vào một ô nhưng không ngăn chặn được mục nhập của nó

Ngoại lệ cảnh báo lỗi

Cảnh báo lỗi chỉ được hiển thị khi dữ liệu được nhập vào một ô. Chúng không xuất hiện nếu:

• dữ liệu không hợp lệ được sao chép vào một ô hoặc được nhập bằng cách sử dụng nút điều khiển điền
• một công thức trong ô tính toán kết quả không hợp lệ
• macro nhập dữ liệu không hợp lệ vào ô

Ví dụ: Ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ

Như được hiển thị trong hình trên, ví dụ này sẽ:

1. đặt tùy chọn xác thực dữ liệu chỉ cho phép các số nguyên có giá trị nhỏ hơn 5 được nhập vào ô D1;
2. nếu dữ liệu không hợp lệ được nhập vào ô, cảnh báo Lỗi dừng sẽ được hiển thị.

Mở hộp thoại xác thực dữ liệu

Tất cả các tùy chọn xác thực dữ liệu trong Excel được đặt bằng hộp thoại xác thực dữ liệu.

1. Nhấp vào ô D1 - vị trí xác thực dữ liệu sẽ được áp dụng
2. Nhấp vào tab Dữ liệu
3. Chọn Xác thực dữ liệu từ ruy-băng để mở danh sách thả xuống
4. Nhấp vào Xác thực dữ liệu trong danh sách để mở hộp thoại xác thực dữ liệu

Tab Cài đặt

Các bước này hạn chế loại dữ liệu có thể được nhập vào ô D1 thành số nguyên với giá trị nhỏ hơn năm.

1. Nhấp vào tab Cài đặt trong hộp thoại
2. Trong tùy chọn Cho phép: chọn Tổng số từ danh sách
3. Trong tùy chọn Dữ liệu: chọn ít hơn từ danh sách
4. Trong dòng tối đa: dòng số 5

Tab thông báo lỗi

Các bước này chỉ định loại cảnh báo lỗi sẽ được hiển thị và thông báo chứa nó.

1. Nhấp vào tab Cảnh báo lỗi trong hộp thoại
2. Đảm bảo hộp kiểm "Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi dữ liệu không hợp lệ được nhập" được chọn
3. Trong tùy chọn Kiểu: chọn Dừng từ danh sách
4. Trong loại tiêu đề: dòng: Giá trị dữ liệu không hợp lệ
5. Trong thông báo lỗi: loại đường: Chỉ các số có giá trị nhỏ hơn 5 được phép trong ô này
6. Nhấn OK để đóng hộp thoại và quay lại trang tính

Kiểm tra cài đặt xác thực dữ liệu

1. Nhấp vào ô D1
2. Nhập số 9 vào ô D1
3. Nhấn phím Enter trên bàn phím
4. Hộp thông báo cảnh báo lỗi dừng sẽ xuất hiện trên màn hình vì số này lớn hơn giá trị tối đa được đặt trong hộp thoại
5. Nhấp vào nút Thử lại trên hộp thông báo cảnh báo lỗi
6. Nhập số 2 vào ô D1
7. Nhấn phím Enter trên bàn phím
8. Dữ liệu phải được chấp nhận trong ô vì nó nhỏ hơn giá trị tối đa được đặt trong hộp thoại