Định nghĩa macro Excel

Macro là gì trong Excel và khi nào nó được sử dụng?

Macro Excel là tập hợp các lệnh lập trình được lưu trữ trong mã VBA có thể được sử dụng để loại bỏ nhu cầu lặp lại các bước của các tác vụ thường được thực hiện lặp đi lặp lại.

Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại này có thể liên quan đến các tính toán phức tạp yêu cầu sử dụng các công thức hoặc có thể là các tác vụ định dạng đơn giản - chẳng hạn như thêm định dạng số vào dữ liệu mới hoặc áp dụng các định dạng ô và trang tính như đường viền và tô bóng.

Các tác vụ lặp lại khác mà macro có thể được sử dụng để lưu bao gồm:

Kích hoạt Macro

Macro có thể được kích hoạt bằng phím tắt, biểu tượng trên thanh công cụ hoặc nút hoặc biểu tượng được thêm vào trang tính.

Macro so với mẫu

Trong khi sử dụng macro có thể là trình tiết kiệm thời gian tuyệt vời cho các tác vụ lặp lại, nếu bạn thường xuyên thêm các tính năng hoặc nội dung định dạng nhất định - chẳng hạn như tiêu đề hoặc biểu tượng công ty vào trang tính mới, có thể tốt hơn là tạo và lưu tệp mẫu chứa tất cả các mục như vậy thay vì tạo chúng lại lần nữa mỗi khi bạn bắt đầu một trang tính mới.

Macro và VBA

Như đã đề cập, trong Excel, macro được viết bằng Visual Basic cho Ứng dụng (VBA). Macro bằng cách sử dụng VBA được thực hiện trong cửa sổ soạn thảo VBA, có thể được mở bằng cách nhấp vào biểu tượng Visual Basic trên tab Developers của ribbon (xem bên dưới để biết hướng dẫn cách thêm tab Developers vào ribbon nếu cần).

Trình ghi vĩ mô của Excel

Đối với những người không thể viết mã VBA, có một bộ ghi macro tích hợp cho phép bạn ghi lại một loạt các bước bằng bàn phím và chuột mà Excel sau đó chuyển đổi thành mã VBA cho bạn.

Giống như trình soạn thảo VBA đã đề cập ở trên, Trình ghi macro nằm trên tab Nhà phát triển của Ribbon.

Thêm tab nhà phát triển

Theo mặc định trong Excel, tab Nhà phát triển không có trên Ribbon. Để thêm nó:

  1. Nhấp vào tab Tệp để mở danh sách tùy chọn thả xuống
  2. Trên danh sách thả xuống, bấm Tùy chọn để mở hộp thoại Tùy chọn Excel
  3. Trong bảng điều khiển bên trái của hộp thoại, nhấp vào Customize Ribbon để mở cửa sổ Customize Ribbon
  4. Trong phần Tab chính trong cửa sổ bên phải, nhấp vào hộp kiểm bên cạnh Nhà phát triển để thêm tab này vào Ribbon
  5. Bấm OK để đóng hộp thoại và quay lại trang tính.

Nhà phát triển hiện có mặt - thường là ở phía bên tay phải của Ribbon

Sử dụng đầu ghi vĩ mô

Như đã đề cập, Macro Recorder đơn giản hóa nhiệm vụ tạo macro - thậm chí, đôi khi, đối với những người có thể viết mã VBA, nhưng có một vài điểm cần lưu ý trước khi bạn bắt đầu sử dụng công cụ này.

1. Lập kế hoạch cho Macro

Ghi macro bằng Macro Recorder bao gồm một chút đường cong học tập. Để đơn giản hóa quy trình, hãy lên kế hoạch trước - ngay cả đến thời điểm viết ra những gì vĩ mô được dự định thực hiện và các bước cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

2. Giữ Macro nhỏ và cụ thể

Lớn hơn một vĩ mô là về số lượng các nhiệm vụ nó thực hiện phức tạp hơn nó có thể sẽ được lập kế hoạch và ghi lại nó thành công.

Macro lớn hơn cũng chạy chậm hơn - đặc biệt là các macro có nhiều tính toán trong các trang tính lớn - và chúng khó gỡ lỗi và sửa lỗi hơn nếu chúng không hoạt động đúng vào lần đầu tiên.

Bằng cách giữ các macro nhỏ và cụ thể trong mục đích, việc xác minh tính chính xác của kết quả và xem chúng đã đi sai ở đâu nếu mọi việc không diễn ra theo đúng kế hoạch.

3. Đặt tên Macros phù hợp

Tên macro trong Excel có một số hạn chế đặt tên phải được tuân thủ. Đầu tiên và quan trọng nhất là tên macro phải bắt đầu bằng một chữ cái của bảng chữ cái. Các ký tự tiếp theo có thể là số nhưng tên macro không thể bao gồm dấu cách, ký hiệu hoặc dấu chấm câu.

Cũng không phải một tên macro chứa bất kỳ một số từ dành riêng là một phần của VBA sử dụng như là một phần của ngôn ngữ lập trình của nó như If , GoTo , New hoặc Select .

Mặc dù tên macro có thể dài tối đa 255 ký tự nhưng ít khi cần thiết hoặc được khuyến khích sử dụng nhiều tên trong tên.

Đối với một, nếu bạn có rất nhiều macro và bạn có kế hoạch chạy chúng từ hộp thoại macro, tên dài chỉ gây ra tắc nghẽn khiến việc chọn macro bạn đang theo dõi trở nên khó khăn hơn.

Cách tiếp cận tốt hơn là giữ tên ngắn gọn và tận dụng khu vực mô tả để cung cấp chi tiết về những gì mỗi macro thực hiện.

Phần gạch dưới và viết hoa trong tên

Vì tên macro không thể bao gồm dấu cách, một ký tự được cho phép và làm cho tên macro đọc dễ dàng hơn là ký tự gạch dưới có thể được sử dụng giữa các từ thay cho khoảng trắng - chẳng hạn như Change_cell_color hoặc Addition_formula.

Một tùy chọn khác là sử dụng viết hoa nội bộ (đôi khi được gọi là Trường hợp Lạc đà ) bắt đầu mỗi từ mới trong tên có chữ cái viết hoa - chẳng hạn như ChangeCellColor và AdditionFormula.

Tên macro ngắn dễ dàng hơn để chọn trong hộp thoại macro, đặc biệt nếu trang tính chứa một số macro và bạn ghi nhiều macro, do đó bạn có thể dễ dàng nhận dạng chúng trong. Hệ thống cũng cung cấp một trường cho Mô tả, mặc dù không phải ai cũng sử dụng nó.

4. Sử dụng tham chiếu ô tương đối so với tuyệt đối

Tham chiếu ô , chẳng hạn như B17 hoặc AA345, xác định vị trí của mỗi ô trong một trang tính.

Theo mặc định, trong Macro Recorder tất cả các tham chiếu ô là tuyệt đối có nghĩa là các vị trí ô chính xác được ghi vào macro. Ngoài ra, macro có thể được đặt để sử dụng các tham chiếu ô tương đối có nghĩa là các chuyển động (số lượng cột sang trái hoặc phải bạn di chuyển con trỏ) được ghi lại thay vì vị trí chính xác.

Mà một trong những bạn sử dụng phụ thuộc vào những gì vĩ mô được thiết lập để thực hiện. Nếu bạn muốn lặp lại các bước tương tự - chẳng hạn như định dạng cột dữ liệu - hơn và hơn, nhưng mỗi khi bạn định dạng các cột khác nhau trong một trang tính, thì việc sử dụng các tham chiếu tương đối sẽ là thích hợp.

Mặt khác, nếu bạn muốn định dạng cùng phạm vi ô - chẳng hạn như A1 thành M23 - nhưng trên các trang tính khác nhau, thì có thể sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối để mỗi lần macro chạy, bước đầu tiên của nó là di chuyển di chuyển con trỏ đến ô A1.

Việc thay đổi tham chiếu ô từ tương đối so với tuyệt đối có thể dễ dàng thực hiện bằng cách nhấp vào biểu tượng Sử dụng tham chiếu tương đối trên tab Nhà phát triển của ruy-băng.

5. Sử dụng các phím trên bàn phím so với chuột

Việc có tổ hợp phím bàn phím ghi macro khi di chuyển con trỏ ô hoặc chọn một dải ô thường thích hợp hơn khi di chuyển chuột được ghi lại như một phần của macro.

Sử dụng tổ hợp phím bàn phím - chẳng hạn như Ctrl + End hoặc Ctrl + Shift + phím mũi tên phải - để di chuyển con trỏ tới các cạnh của vùng dữ liệu (các ô chứa dữ liệu trên trang tính hiện tại) thay vì nhấn liên tục mũi tên hoặc tab các phím để di chuyển nhiều cột hoặc hàng đơn giản hóa quá trình sử dụng bàn phím.

Ngay cả khi nói đến việc áp dụng các lệnh hoặc chọn các tùy chọn ribbon sử dụng các phím tắt bàn phím thì tốt hơn là sử dụng chuột.