Một khách hàng gửi cho bạn một email liên quan đến công việc. Tốt. Lỗi duy nhất của tin nhắn là rõ ràng không phải là bạn có thể trả lời nó (đó là về mô hình đã nghỉ hưu dài KH9345-I).
Chuyển tiếp tai ương
Vì vậy, bạn chuyển tiếp tin nhắn cho một người có thể trả lời nó. Tốt. Vấn đề duy nhất bây giờ là bạn là người gửi tin nhắn.
- Đồng nghiệp am hiểu không thể trả lời trực tiếp yêu cầu của khách hàng.
- Câu trả lời sẽ được gửi cho bạn. Bạn sẽ phải chuyển tiếp nó đến người gửi ban đầu ...
- Thay vào đó, cô ấy phải trích xuất địa chỉ email của khách hàng từ bên trong nội dung và dán địa chỉ đó vào dòng Tới:.
Rõ ràng, một số tiện ích và sức mạnh của email đã bị mất khi bạn chuyển tiếp tin nhắn.
Và sau đó có tất cả những thứ bổ sung: nhiều dấu ngoặc kép đẹp mắt (">") ở đầu mỗi dòng, có thể là "ĐĂNG NHẬP THÔNG ĐIỆP BẮT ĐẦU TẠI ĐÂY" ở đầu và nhiều tiêu đề bổ sung mà không ai cần nhưng lâu hơn hơn bản thân thông điệp.
Chuyển hướng đến cứu hộ
Chuyển hướng thư thay vì chuyển tiếp thư có thể giúp bạn tiết kiệm và đồng nghiệp của bạn. Khi một email được chuyển hướng, phần quan trọng duy nhất của nó thay đổi là người nhận.
Đối tượng vẫn giữ nguyên (không có "Fwd:"). Cơ thể vẫn giữ nguyên (không ">", không có "THÔNG ĐIỆP ĐƯỢC CHUYỂN ĐỔI"). Người gửi trong dòng Từ: giữ nguyên, ít nhất là đối với ứng dụng email.
Điều này có nghĩa là người nhận thư được chuyển hướng
- có thể sử dụng chức năng trả lời của ứng dụng email của khách hàng để soạn thư trực tiếp cho người gửi ban đầu,
không phải là người đã chuyển hướng thư.
Các ứng dụng email cho phép bạn chuyển hướng thư sẽ bằng cách nào đó cho thấy rằng thư đã được chuyển hướng, tuy nhiên. Ví dụ, Thunderbird chèn "(bằng cách [tên] [địa chỉ email])" trong dòng From:, trong khi The Bat! thêm dòng tiêu đề "Gửi lại từ:". Điều này làm cho người nhận rõ ràng rằng thư đã được chuyển hướng và người đã chuyển hướng thư đó.
Để tìm hiểu xem ứng dụng email của bạn có hỗ trợ chuyển hướng thư hay không, hãy tìm lệnh có tên "Chuyển hướng" gần lệnh "Trả lời". Vì nó không phải là quan trọng như sau này bạn có thể không tìm thấy nó như là một nút thanh công cụ, nhưng trình đơn là một nơi tốt để xem xét.