Một bảng cơ sở dữ liệu là nơi lưu trữ thông tin thực tế của bạn. Báo cáo là những gì Microsoft Access bao gồm để chúng tôi xem dữ liệu đó tốt hơn, như cho bản trình bày, định dạng có thể in, báo cáo quản lý hoặc thậm chí là tóm tắt đơn giản về những gì mà các bảng đại diện.
Báo cáo có thể có phần tiêu đề được sử dụng cho tiêu đề hoặc hình ảnh tóm tắt nội dung cột đại diện và mỗi báo cáo yêu cầu phần chi tiết chứa dữ liệu hiển thị từ cơ sở dữ liệu. Chân trang cũng là một tùy chọn, tóm tắt dữ liệu từ phần chi tiết hoặc mô tả số trang.
Các đầu trang và chân trang của nhóm được phép, là các khu vực tùy chỉnh riêng biệt nơi bạn có thể nhóm dữ liệu của mình.
Dưới đây là hướng dẫn tạo báo cáo được định dạng chuyên nghiệp tự động từ thông tin cơ sở dữ liệu của chúng tôi. Nó chỉ là một vài nút đi.
Cách tạo Báo cáo trong Truy cập MS
Các bước để tạo báo cáo MS Access hơi khác tùy thuộc vào phiên bản Access bạn đang sử dụng:
Microsoft Access 2016
- Với một bảng mở trong Access, điều hướng đến trình đơn Tạo và sau đó chọn nút Báo cáo từ phần Báo cáo . \
- Lưu ý rằng phần Công cụ bố cục báo cáo hiện hiển thị ở đầu Microsoft Access:
- Thiết kế: Nhóm và sắp xếp các yếu tố trong báo cáo, thêm văn bản và liên kết, chèn số trang và sửa đổi thuộc tính của trang tính, trong số những thứ khác.
- Sắp xếp: Điều chỉnh bảng được xếp chồng lên nhau, dạng bảng, v.v. di chuyển các hàng và cột lên xuống hoặc sang trái và sang phải; hợp nhất và chia tách các cột và hàng; kiểm soát lợi nhuận; và đưa các phần tử vào "mặt trước" hoặc "quay lại" ở định dạng phân lớp.
- Định dạng: Bao gồm các công cụ định dạng xử lý văn bản thông thường như in đậm, in nghiêng, gạch chân, văn bản và màu nền, định dạng số và ngày, định dạng có điều kiện, v.v.
- Thiết lập trang: Cho phép bạn điều chỉnh kích thước tổng thể của trang và chuyển đổi giữa kiểu ngang và dọc.
Microsoft Access 2010
Nếu bạn đang sử dụng Access 2010, hãy xem Tạo báo cáo trong Microsoft Access 2010 để thay thế.
Microsoft Access 2000
Đối với hướng dẫn này chỉ liên quan đến MS Access 2000, chúng ta sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu Northwind. Xem Cách cài đặt Cơ sở dữ liệu mẫu Northwind trước khi chúng tôi bắt đầu nếu bạn chưa có cơ sở dữ liệu này.
- Khi bạn đã mở Northwind, bạn sẽ thấy trình đơn cơ sở dữ liệu chính. Tiếp tục và nhấp vào lựa chọn Báo cáo để xem danh sách các báo cáo khác nhau mà Microsoft đưa vào trong cơ sở dữ liệu mẫu.
- Nếu bạn muốn, bấm đúp vào một vài trong số này và nhận được một cảm giác cho những gì các báo cáo trông giống như và các loại thông tin mà họ chứa.
- Khi bạn đã thỏa mãn sự tò mò của mình, hãy nhấp vào nút Mới và chúng tôi sẽ bắt đầu quá trình tạo báo cáo từ đầu.
- Màn hình tiếp theo xuất hiện sẽ yêu cầu bạn chọn phương thức bạn muốn sử dụng để tạo báo cáo. Chúng tôi sẽ sử dụng Trình hướng dẫn báo cáo sẽ hướng dẫn chúng tôi qua quy trình tạo theo từng bước.
- Sau khi bạn đã làm chủ được trình hướng dẫn, bạn có thể muốn quay lại bước này và khám phá sự linh hoạt được cung cấp bởi các phương thức tạo khác.
- Trước khi rời khỏi màn hình này, chúng tôi muốn chọn nguồn dữ liệu cho báo cáo của mình. Nếu bạn muốn lấy thông tin từ một bảng, bạn có thể chọn nó từ hộp thả xuống. Ngoài ra, đối với các báo cáo phức tạp hơn, chúng tôi có thể chọn để căn cứ báo cáo của chúng tôi về đầu ra của truy vấn mà chúng tôi đã thiết kế trước đó.
- Ví dụ của chúng ta, tất cả dữ liệu chúng ta cần được chứa trong bảng Employees , vì vậy hãy chọn bảng này và nhấn OK .