01/03
Giữ tất cả các thành phần cho bản trình bày ở một nơi
Một trong những bản sửa lỗi đơn giản nhất và có lẽ điều quan trọng nhất là đảm bảo rằng tất cả các thành phần được yêu cầu cho bản trình bày này đều nằm trong cùng một thư mục trên máy tính của bạn. Theo thành phần, chúng tôi đang đề cập đến các mục như tệp âm thanh, bản trình bày thứ hai hoặc (các) tệp chương trình khác được liên kết từ bản trình bày.
Bây giờ dường như đủ đơn giản nhưng điều ngạc nhiên là có bao nhiêu người chèn một tệp âm thanh chẳng hạn, từ một vị trí khác trên máy tính hoặc mạng của họ và tự hỏi tại sao nó không phát khi họ lấy tệp trình bày sang một máy tính khác. Nếu bạn đặt các bản sao của tất cả các thành phần trong cùng một thư mục, và chỉ cần sao chép thư mục đầy đủ vào máy tính mới, bản trình bày của bạn sẽ biến mất mà không bị cản trở. Tất nhiên, luôn có những ngoại lệ đối với bất kỳ quy tắc nào, nhưng nói chung, việc giữ mọi thứ trong một thư mục là bước đầu tiên để thành công.
02/03
Âm thanh sẽ không phát trên một máy tính khác
Đây là một vấn đề thường xuyên gây bệnh cho người thuyết trình. Bạn tạo bản trình bày tại nhà hoặc tại văn phòng và khi bạn mang nó đến một máy tính khác - không có âm thanh. Máy tính thứ hai thường giống với máy tính bạn đã tạo bản trình bày, vì vậy những gì mang lại?
Một trong hai vấn đề thường là nguyên nhân.
- Tệp âm thanh bạn đã sử dụng chỉ được liên kết trong bản trình bày. Không thể nhúng tệp âm thanh / nhạc MP3 vào bản trình bày của bạn và do đó bạn chỉ có thể liên kết với chúng. Nếu bạn cũng không sao chép tệp MP3 này và đặt nó trong cấu trúc thư mục giống hệt nhau trên máy tính hai như trên máy tính, thì âm nhạc sẽ không phát. Kịch bản này đưa chúng ta trở lại mục một là danh sách này - giữ tất cả các thành phần của bạn cho bản trình bày trong cùng một thư mục và sao chép toàn bộ thư mục để đưa đến máy tính thứ hai.
- Các tệp WAV là loại tệp âm thanh duy nhất có thể được nhúng vào bản trình bày của bạn. Khi được nhúng, các tệp âm thanh này sẽ đi cùng với bản trình bày. Tuy nhiên, cũng có những hạn chế ở đây.
- Các tệp WAV nói chung rất lớn và thậm chí có thể khiến bản trình bày "bị lỗi" trên máy tính thứ hai nếu máy tính hai không có ít nhất tầm cỡ tương đương về thành phần của nó.
- Bạn phải thực hiện một sửa đổi nhỏ trong PowerPoint với giới hạn kích thước tệp âm thanh được phép có thể được nhúng. Cài đặt mặc định trong PowerPoint để nhúng một tệp WAV có kích thước tệp là 100Kb trở xuống. Điều này rất nhỏ. Bằng cách thay đổi giới hạn kích thước tệp này, bạn có thể không gặp phải sự cố nào khác.
03/03
Ảnh có thể tạo hoặc chia sẻ bản trình bày
Cái sáo rỗng cũ đó về một bức tranh trị giá một ngàn chữ là một mẹo hay để nhớ khi sử dụng PowerPoint. Nếu bạn có thể sử dụng ảnh thay vì nhắn tin để nhắn tin qua, thì hãy làm như vậy. Tuy nhiên, hình ảnh thường là thủ phạm khi có vấn đề phát sinh trong khi trình bày.
- Nguyên nhân phổ biến nhất là hình ảnh bạn chèn vào bản trình bày của bạn rất lớn. Nhiều người chèn ảnh của họ ngay khi họ rời khỏi máy ảnh. Vấn đề là bạn đã tạo ra các bức ảnh ở độ phân giải cao nhất để có được một bức ảnh tuyệt vời. Đó là sự lựa chọn để in những bức ảnh đó. Nếu bạn đang sử dụng những ảnh đó trong phần mềm thuyết trình hoặc trên web, chất lượng của hình ảnh đó là không cần thiết. Trước tiên, bạn cần tối ưu hóa ảnh của mình để cắt các mục không liên quan ra khỏi ảnh và cũng để giảm kích thước tệp tổng thể.
Nếu bạn có xu hướng dán ảnh của mình từ các nguồn khác vào PowerPoint thay vì chèn chúng, đáng ngạc nhiên, điều này gây ra kích thước tệp lớn hơn. - Tất cả sẽ không bị mất nếu bạn đã thực hiện cả hai sai lầm được liệt kê ở trên. Bạn có thể nén ảnh trong bản trình bày bằng công cụ trong PowerPoint. Hai đề xuất trước là thích hợp hơn, nhưng điều này sẽ giúp vô cùng, đặc biệt là nếu thời gian là rất quan trọng để có được bản trình bày được tạo ra.