Với một số may mắn, bạn có thể bắt nó
Nếu bạn gửi một tin nhắn cho người sai, quên thêm một tập tin đính kèm quan trọng hoặc nếu không làm cho một sai lầm liên quan đến email mà bạn muốn lấy lại, bạn có thể may mắn. Nếu hoàn cảnh đúng, bạn có thể nhớ lại email. Outlook cung cấp tính năng tích hợp sẵn cho tất cả các phiên bản của ứng dụng giúp bạn có thể gọi lại email hoặc thay thế một tin nhắn, mặc dù có một số yêu cầu quan trọng và bạn nên lưu ý.
Tìm hiểu cách rút lại email trong Outlook cũng như những gì có thể hoặc có thể không xảy ra khi bạn làm.
Yêu cầu
Để gọi lại email Outlook, cả bạn và người nhận của bạn phải đang sử dụng tài khoản email máy chủ Exchange và Outlook làm ứng dụng email khách. Sau đây cũng phải đúng.
- Hộp thư của người nhận mở khi bạn cố xử lý việc thu hồi.
- Tin nhắn gốc chưa được đọc và hiện đang ở trong Hộp thư đến của người nhận.
- Thông báo không được xúc động bởi bất kỳ quy trình nào, chẳng hạn như quy tắc , bộ lọc spam hoặc bổ trợ.
- Ngoài ra, nếu người nhận của bạn không có tài khoản Exchange trong cùng một tổ chức, bạn có thể không nhớ được email.
Lưu ý : Khi bạn cố gắng rút lại email, hãy lưu ý rằng Outlook có thể gửi thông báo đến người nhận mà bạn đã thực hiện như vậy.
Làm thế nào để gọi lại một email trong Outlook (và thay thế nó, nếu mong muốn)
Các bước rút lại hoặc thay thế email trong Outlook giống nhau đối với tất cả các phiên bản, từ năm 2002 trở đi.
- Mở Outlook và chuyển đến thư mục Mục đã gửi .
- Tìm thư đã gửi bạn muốn gọi lại và nhấp đúp vào email để mở.
Lưu ý : Xem email trong ngăn xem trước sẽ không cung cấp cho bạn quyền truy cập vào tính năng gọi lại tin nhắn. - Đảm bảo bạn đang ở trên tab Thư . Chọn mũi tên thả xuống Hành động trong hộp Di chuyển và nhấp vào Gọi lại thông báo này . Hộp thoại Recall This Message mở ra.
Lưu ý : Hộp thoại có thể hiển thị thông báo cho bạn biết rằng người nhận đã hoặc đã nhận được và đọc email gốc của bạn. - Chọn tùy chọn Xóa bản sao chưa đọc của bản tin này để gọi lại tin nhắn hoặc xóa tùy chọn Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới để thay thế tin nhắn bằng một tin nhắn mới.
- Đặt dấu kiểm bên cạnh Tell Me nếu Recall Succeeds hoặc Fails cho mỗi người nhận nếu bạn muốn nhận thông báo kết quả.
- Nhấp vào OK .
- Sửa đổi thư gốc nếu bạn đã chọn tùy chọn Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới và bấm Gửi .
Bạn sẽ nhận được thông báo thông báo của Outlook về sự thành công hoặc thất bại trong nỗ lực rút lại hoặc thay thế email của bạn.
Kết quả có thể xảy ra khi bạn gọi lại email Outlook
Tùy thuộc vào cài đặt mà người nhận có thể có tại chỗ, cho dù email gốc đã được đọc hay chưa và một số yếu tố khác, kết quả của việc bạn cố nhớ lại một tin nhắn có thể khác nhau rất nhiều. Sau đây là một số kết quả tiềm năng của việc thu hồi Outlook.
- Nếu người nhận đã đọc tin nhắn gốc , việc thu hồi sẽ thất bại. Cả tin nhắn gốc và tin nhắn mới (hoặc thông báo về việc bạn cố nhớ lại tin nhắn gốc) sẽ có sẵn cho người nhận.
- Nếu người nhận chưa mở tin nhắn gốc và mở tin nhắn thu hồi trước, tin nhắn gốc sẽ bị xóa. Outlook thông báo cho người nhận rằng bạn đã xóa thư khỏi hộp thư của họ.
Những kết quả này cũng xảy ra nếu người nhận di chuyển cả hai thư đến cùng một thư mục, theo cách thủ công hoặc sử dụng quy tắc.
- Nếu người nhận đã bật tính năng Yêu cầu xử lý và phản hồi khi đến trong Tùy chọn theo dõi và người nhận chưa đọc email gốc, Outlook sẽ xóa thư gốc và thông báo cho người nhận rằng bạn đã xóa thư.
- Tuy nhiên, nếu thư gốc được đánh dấu là đã đọc khi thông báo thu hồi được xử lý, người nhận sẽ được thông báo rằng bạn muốn xóa tin nhắn. Tin nhắn gốc vẫn còn trong hộp thư đến của người nhận.
- Nếu người nhận di chuyển thư gốc ra khỏi hộp thư đến và vào một thư mục khác (thủ công hoặc sử dụng quy tắc) và thông báo thu hồi chuyển đến hộp thư đến, lệnh rút lại sẽ không thành công bất kể đã được đọc hay chưa. Người nhận được thông báo rằng nỗ lực thu hồi không thành công. Người nhận có quyền truy cập vào cả thư gốc và email mới.
Ngoài ra, nếu bạn sử dụng Outlook trên thiết bị di động và cố gắng nhớ lại một thông báo, quá trình này có thể sẽ không thành công.
Gửi tin nhắn chậm trễ
Gửi một email không chính xác có thể phản tác dụng và thậm chí còn đáng xấu hổ. Trong khi tính năng gọi lại của Outlook có thể giúp bạn tiết kiệm pinch, bạn có thể giảm bớt căng thẳng bằng cách lên lịch hoặc trì hoãn tin nhắn được gửi . Điều này sẽ cho bạn thời gian để nhận ra lỗi hoặc cập nhật thông tin trước khi email của bạn hạ cánh trong hộp thư đến của người nhận.