Netiquette bạn nên biết
Trong khi tất cả mọi người sử dụng email cho ít nhất một số thông tin liên lạc kinh doanh mỗi tháng, một số người trong chúng ta sẽ sử dụng email như một công cụ hàng ngày để làm công việc chuyên nghiệp của chúng tôi. Chúng tôi sẽ sử dụng email để liên lạc với khách hàng, đồng đội, cấp trên và những người thuê mới hoặc những người chủ mới có thể làm được. Và có, những người này sẽ đánh giá chúng tôi bằng khả năng của chúng tôi để tạo ra một thông điệp bằng văn bản rõ ràng và chuyên nghiệp.
Email nghi thức, hoặc 'netiquette', đã được khoảng 27 năm của World Wide Web. Netiquette là tập hợp các nguyên tắc được chấp nhận rộng rãi về cách thể hiện sự tôn trọng và thẩm quyền trong email của bạn. Đáng buồn thay, có những người chưa bao giờ dành thời gian để học netiquette email cho các thiết lập kinh doanh. Thậm chí tệ hơn: có những người nhầm lẫn giữa netiquette email với phong cách nhắn tin văn bản lỏng lẻo và không chính thức.
Đừng để một email kém crafted giết sự tín nhiệm của bạn với một khách hàng hoặc cấp trên hoặc một nhà tuyển dụng tiềm năng. Dưới đây là các quy tắc netiquette email sẽ phục vụ bạn tốt, và giúp bạn tiết kiệm sự bối rối tại nơi làm việc.
01 trên 10
Chèn địa chỉ email là điều cuối cùng bạn làm trước khi gửi.
Điều này có vẻ phản trực giác, nhưng đây là hình thức tuyệt vời. Bạn đợi cho đến khi kết thúc quá trình viết và đọc trước khi bạn thêm (các) địa chỉ email vào tiêu đề email. Kỹ thuật này sẽ giúp bạn tránh khỏi sự bối rối khi vô tình gửi tin nhắn quá sớm trước khi bạn hoàn tất nội dung và hiệu đính.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với email dài hơn có nội dung nhạy cảm, như gửi đơn xin việc, trả lời câu hỏi của khách hàng hoặc truyền đạt tin xấu cho nhóm của bạn. Trong những trường hợp này, trì hoãn địa chỉ email sẽ tăng thêm sự an toàn khi bạn cần rời khỏi email trong một thời gian để thu thập suy nghĩ và luyện tập các từ của bạn trong đầu.
Nếu bạn đang trả lời email và bạn xem xét nội dung có tính nhạy cảm, thì chỉ cần xóa tạm thời địa chỉ email của người nhận cho đến khi bạn sẵn sàng gửi và sau đó thêm lại địa chỉ. Bạn cũng có thể cắt và dán địa chỉ email của người nhận vào một tệp Notepad hoặc trang OneNote, viết email và sau đó cắt và dán lại địa chỉ email.
Hãy tin chúng tôi về điều này: một dòng địa chỉ email trống trong khi tác giả sẽ giúp bạn tiết kiệm đau buồn đáng kể một ngày!
02 trên 10
Kiểm tra kỹ xem bạn có gửi email đúng người không.
Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn làm việc trong một công ty lớn hoặc bộ phận chính phủ. Khi bạn gửi một email nhạy cảm tới 'Mike' hoặc 'Heather' hoặc 'Mohammed', phần mềm email của bạn sẽ muốn nhập trước tiên địa chỉ đầy đủ cho bạn. Những cái tên phổ biến như thế này sẽ có nhiều kết quả trong sổ địa chỉ công ty của bạn, và bạn có thể vô tình gửi một câu trả lời sau đó cho phó chủ tịch của bạn, hoặc một câu trả lời bí mật cho mọi người trong kế toán.
Nhờ quy tắc netiquette số 1 ở trên, bạn đã rời khỏi địa chỉ đến cuối, vì vậy việc kiểm tra ba lần địa chỉ email của người nhận sẽ diễn ra suôn sẻ như bước cuối cùng của bạn trước khi gửi!
03 trên 10
Tránh 'Trả lời tất cả', đặc biệt là trong một công ty lớn.
Khi bạn nhận được một tin nhắn được gửi tới hàng chục người, bạn nên trả lời người gửi. Điều này đặc biệt đúng nếu nó là một công ty phát sóng với danh sách phân phối lớn.
Ví dụ: tổng giám đốc gửi email cho toàn bộ công ty về bãi đỗ xe ở khu vực phía nam và cô ấy yêu cầu mọi người tôn trọng các quầy hàng được đánh số và được chỉ định mà nhân viên phải trả. Nếu bạn nhấp vào 'trả lời tất cả' và bắt đầu phàn nàn rằng các nhân viên khác xâm lấn vào chiếc xe cá nhân của bạn và làm xước sơn, bạn có thể làm tổn thương thăng tiến nghề nghiệp của bạn bằng cách trở thành công ty shmuck.
Không ai muốn nhận tin nhắn không áp dụng cho họ . Thậm chí nhiều hơn như vậy, không ai đánh giá cao phàn nàn với nhóm hoặc nghe về khiếu nại cá nhân của bạn phát sóng trong một định dạng phát sóng.
Tránh pas giả này và sử dụng trả lời cá nhân cho người gửi làm hành động mặc định của bạn. Chắc chắn cũng thấy Quy tắc số 9 bên dưới.
04 trên 10
Sử dụng lời chào chuyên nghiệp thay vì biểu thức thông tục.
Cách tốt nhất để bắt đầu một email chuyên nghiệp là một số phiên bản sau:
1. Chào buổi chiều, cô Chandra.
2. Xin chào, nhóm dự án và tình nguyện viên.
3. Xin chào, Jennifer.
4. Chào buổi sáng, Patrick.
KHÔNG, trong mọi trường hợp, sử dụng các bước sau để bắt đầu một email chuyên nghiệp:
1. Này,
2. Sup, đội!
3. Xin chào, Jen.
4. Mornin, Pat.
Các biểu thức thông tục như 'hey', 'yo', 'sup' có vẻ thân thiện và ấm áp với bạn, nhưng chúng thực sự làm xói mòn sự tín nhiệm của bạn trong bối cảnh kinh doanh. Mặc dù bạn chắc chắn có thể sử dụng các thông tục này trong cuộc trò chuyện khi bạn có mối quan hệ đáng tin cậy với người khác, bạn nên sử dụng những từ này trong email doanh nghiệp.
Ngoài ra, đó là hình thức xấu để thực hiện các phím tắt chính tả, như 'mornin'. Đó là hình thức rất xấu để rút ngắn tên của một người nào đó (Jennifer -> Jen), trừ khi người đó đã yêu cầu bạn làm như vậy.
Như với bất kỳ thông tin liên lạc kinh doanh thông minh nào, thông minh là sai lầm khi quá chính thức và thể hiện rằng bạn tin vào nghi thức và tôn trọng.
05 trên 10
Đọc lại mọi tin nhắn, như thể danh tiếng chuyên nghiệp của bạn phụ thuộc vào nó.
Và thực sự, danh tiếng của bạn dễ dàng bị phá hủy bởi ngữ pháp kém, chính tả xấu và những từ không được chọn.
Hãy tưởng tượng tính chuyên nghiệp của bạn sẽ bị ảnh hưởng như thế nào nếu bạn vô tình gửi ' Bạn cần kiểm tra meth của bạn , Ala ' khi bạn thực sự muốn nói ' bạn cần phải kiểm tra toán học của bạn, Alma' . Hoặc nếu bạn nói ' Tôi có thể làm một cuộc tranh cãi vào ngày mai ' khi bạn có nghĩa là ' Tôi có thể làm một cuộc phỏng vấn vào ngày mai '.
Đọc lại mọi email bạn gửi; làm như thể danh tiếng chuyên nghiệp của bạn phụ thuộc vào nó.
06 trên 10
Một dòng chủ đề ngắn gọn và rõ ràng sẽ đạt được những điều kỳ diệu (và giúp bạn đọc).
Dòng tiêu đề vừa là tiêu đề cho giao tiếp vừa là cách tóm tắt và gắn thẻ email của bạn để có thể dễ dàng tìm thấy nó sau này. Cần tóm tắt rõ ràng nội dung và bất kỳ hành động mong muốn nào.
Ví dụ: dòng chủ đề: 'cà phê' không rõ ràng.
Thay vào đó, hãy thử 'Tùy chọn cà phê của nhân viên: câu trả lời của bạn là bắt buộc'
Như một ví dụ thứ hai, dòng chủ đề ' yêu cầu của bạn ' quá mơ hồ.
Thay vào đó, hãy thử một dòng chủ đề rõ ràng hơn như: ' Yêu cầu đỗ xe của bạn: cần thêm chi tiết' .
07 trên 10
Chỉ sử dụng hai phông chữ cổ điển: Arial và Times Roman biến thể, với mực đen.
Nó có thể hấp dẫn để thêm khuôn mặt phông chữ phong cách và màu sắc vào email của bạn để làm cho nó hào nhoáng, nhưng bạn nên sử dụng màu đen 12-pt hoặc 10-pt Arial hoặc Times New Roman. Các biến thể tương tự như Tahoma hoặc Calibri cũng tốt. Và nếu bạn đang chú ý đến một cụm từ hoặc dấu đầu dòng cụ thể, thì mực đỏ hoặc phông chữ đậm có thể rất hữu ích trong chừng mực.
Vấn đề là khi email của bạn bắt đầu trở nên không mạch lạc và không tập trung hoặc bắt đầu truyền tải thái độ maverick hoặc gây rối về phía bạn. Trong thế giới kinh doanh, mọi người muốn truyền thông tin cậy và rõ ràng và ngắn gọn, không trang trí và mất tập trung.
08 trên 10
Tránh mỉa mai và âm / snooty, bằng mọi giá.
Email luôn thất bại trong việc chuyển tải giọng hát và ngôn ngữ cơ thể. Những gì bạn nghĩ là trực tiếp và đơn giản thực sự có thể đi qua như là khắc nghiệt và có nghĩa là một khi nó được đưa vào email của bạn. Không sử dụng các từ 'please' và 'thank you' sẽ gây ra những âm thấp. Và những gì bạn cho là hài hước và ánh sáng thực sự có thể truyền đi như là một sự hạ mình và thô lỗ.
Cung cấp một giọng điệu tôn trọng và thái độ đáng kính trong email thực hành và rất nhiều kinh nghiệm. Nó giúp ích khi bạn đọc to email cho chính bạn, hoặc thậm chí một người khác trước khi bạn gửi nó. Nếu bất cứ điều gì về các email có vẻ có nghĩa là hoặc khắc nghiệt, sau đó viết lại nó.
Nếu bạn vẫn còn mắc kẹt với cách truyền đạt âm điệu của một cái gì đó trong một email, sau đó nghiêm túc xem xét việc nhấc điện thoại lên và gửi tin nhắn như một cuộc trò chuyện.
Hãy nhớ rằng: email là vĩnh viễn và khi bạn gửi tin nhắn đó, bạn không bao giờ có thể rút lại.
09 trên 10
Giả sử rằng thế giới sẽ đọc email của bạn, vì vậy hãy lên kế hoạch cho phù hợp.
Trong sự thật, email là mãi mãi. Nó có thể được chuyển tiếp tới hàng trăm người trong vài giây. Nó có thể được gọi lên bởi cơ quan thực thi pháp luật và kiểm toán viên thuế nên có bao giờ được điều tra. Nó thậm chí có thể làm cho nó vào các tin tức hoặc phương tiện truyền thông xã hội.
Đây là trách nhiệm rộng lớn và đáng sợ, nhưng đó là trách nhiệm mà tất cả chúng ta đều gánh vác: những gì bạn viết trong email có thể dễ dàng trở thành kiến thức công khai. Chọn từ của bạn một cách cẩn thận, và nếu bạn nghĩ rằng có bất kỳ cơ hội mà nó có thể cắn bạn trở lại, sau đó nghiêm túc xem xét không gửi tin nhắn cả.
10 trên 10
Luôn kết thúc bằng một chữ 'thank you' ngắn và sang trọng và một khối chữ ký.
Sức mạnh của niceties như 'thank you' và 'please' là vô lượng. Ngoài ra, thêm vài giây để bao gồm khối chữ ký chuyên nghiệp của bạn nói khối lượng về sự chú ý của bạn đến từng chi tiết và bạn nắm quyền sở hữu thông tin liên lạc của mình bằng cách dán tên và thông tin liên hệ của bạn.
Xin chào, Shailesh.
Cảm ơn bạn đã đặt câu hỏi về dịch vụ thêu tại TGI Sportswear. Tôi rất vui khi được nói chuyện với bạn trên điện thoại để cho bạn biết thêm về các lựa chọn áo khoác thể thao của chúng tôi cho nhóm của bạn. Chúng tôi cũng có thể có bạn ghé thăm showroom của chúng tôi vào cuối tuần này, và tôi có thể cho bạn thấy mẫu của chúng tôi trong người.
Tôi có thể gọi cho bạn số nào? Tôi có thể nói chuyện sau 1 giờ chiều hôm nay.
Cảm ơn bạn,Paul Giles
Giám đốc Dịch vụ Khách hàng
TGI, hợp nhất
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Thương hiệu của bạn là trọng tâm của chúng tôi"