Thực tiễn tốt nhất cho nhắn tin lịch sự tại nơi làm việc
Ngoài các email và cuộc gọi điện thoại, nhắn tin đã trở nên phổ biến như một cách để quản lý thông tin liên lạc tại nơi làm việc và hợp lý hóa các dự án trong công việc.
Tuy nhiên, như với tất cả các phương tiện truyền thông, có một vài quy tắc tất cả mọi người nên làm theo để được xem như là một đồng nghiệp lịch sự. Bằng cách phát triển thói quen nhắn tin tốt, bạn có thể sử dụng nhắn tin một cách hiệu quả để tương tác với đồng nghiệp của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Sử dụng Nhắn tin cho Doanh nghiệp
- Tìm kiếm quyền để nhập. Cũng giống như bạn sẽ qua điện thoại, luôn hỏi xem đây có phải là thời điểm tốt để nhắn tin với người dùng trên đầu nhận không. Hãy thử, "Michael, bạn có một chút thời gian? Tôi muốn hỏi một câu hỏi về báo cáo tài chính của tháng trước. ” Không chỉ là bạn yêu cầu sẵn có, bạn cũng thả chủ đề của truy vấn. Nếu họ bận, hãy hỏi người nhận tin nhắn khi có thời gian tốt để theo dõi.
- Cài đặt Tính khả dụng của Tâm. Hãy xem cài đặt tính khả dụng của người nhận trước khi gửi tin nhắn đến một liên hệ. Ngay cả khi bạn có thể nhìn thấy đồng nghiệp của bạn rõ ràng là không "trong một cuộc họp", bây giờ có thể không phải là thời gian tốt nhất. Đổi lại, luôn đặt cài đặt của bạn để đồng nghiệp của bạn có thể dễ dàng xem liệu bạn có sẵn hay không.
- Giữ cho nó ngắn gọn. Ông chủ nói rằng bạn có sự chú ý của mình ... bây giờ những gì? Dù bạn làm gì, hãy luyện tập ngắn gọn. Nhắn tin tại nơi làm việc là tốt nhất khi giao tiếp cụ thể và súc tích - vì vậy hãy truy cập vào nó! Đặt câu hỏi của bạn và tiếp tục công việc.
- Sử dụng tiếng Anh phù hợp. Khi gửi tin nhắn về công việc, hãy giữ tiếng lóng và nhắn tin từ viết tắt ở vịnh và sử dụng tiếng Anh phù hợp để thay thế. Nó không chỉ chuyên nghiệp hơn, nó còn giúp tránh sự mất tập trung khi cần giải thích tiếng lóng hoặc chữ viết tắt với một người không hiểu nhiều về bản thân bạn. Đừng quên dấu chấm câu và sửa lỗi chính tả.
- Tránh cuộc trò chuyện dài. Nếu phiên IM của bạn bắt đầu kéo vào làm thêm giờ, hãy đề xuất một cuộc họp mặt đối mặt để bạn có thể duy trì một môi trường làm việc hiệu quả.
Thực tiễn tốt nhất cho nhắn tin tại nơi làm việc
- Làm theo Chính sách Office. Hầu hết các phòng CNTT đều rất thận trọng khi cho phép các cộng sự tự do cai trị phần mềm tải xuống máy tính của họ. Tìm hiểu các ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động và nền tảng công ty của bạn phê duyệt và sử dụng chúng độc quyền khi bạn đang làm việc.
- Nhận tên màn hình cho công việc. Trong khi bạn bè của bạn có thể nghĩ rằng biệt danh nhắn tin của bạn dễ thương hoặc vui nhộn, địa chỉ liên hệ công việc của bạn có thể bị xúc phạm hoặc tạo thành hình ảnh kém hơn so với bạn sau khi nhìn thấy tên màn hình của bạn. Xem xét nhận tên người dùng chỉ dành cho công việc. Bạn luôn có thể sử dụng thông tin đăng nhập công việc của mình với bạn bè và gia đình nếu bạn chỉ muốn duy trì một tài khoản.
- Thông điệp Thân thiện với Doanh nghiệp. Hãy nhớ rằng, thông tin liên lạc của bạn với đồng nghiệp, sếp, khách hàng và nhà cung cấp của bạn phải luôn chuyên nghiệp, ngay cả khi bạn đang nhắn tin. Bỏ đi những ảnh GIF chính trị, văn bản màu cam tươi sáng, và những hình ảnh vui nhộn, và gắn bó với các phông chữ truyền thống như Arial hoặc Times New Roman. Bạn luôn có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc để tăng cường giao tiếp nếu đó là điều mà đồng nghiệp khác của bạn làm và phù hợp với văn hóa công ty của bạn, nhưng không sử dụng bất kỳ thứ gì không phù hợp với công việc. Cân nhắc tạo hồ sơ nhắn tin của bạn với hình ảnh kinh doanh, logo công ty và thông tin liên hệ liên quan đến công việc. Bây giờ bạn đã thiết lập cho doanh nghiệp.
Cập nhật bởi Christina Michelle Bailey, ngày 28/6/2016