Thiết lập trả lời tự động của Gmail để trả lời email khi bạn vắng mặt
Không có lý do gì để viết cùng một email nhiều lần khi bạn chỉ có thể thiết lập các câu trả lời soạn trước trong Gmail. Nếu bạn thấy mình đang gửi cùng một văn bản cho cùng một hoặc thậm chí những người khác nhau, hãy cân nhắc việc sử dụng chức năng trả lời tự động để tự động gửi các tin nhắn này.
Cách thức hoạt động này là bằng cách thiết lập bộ lọc trong Gmail để khi một số điều kiện nhất định được đáp ứng (như khi một người cụ thể gửi email cho bạn), thư bạn chọn sẽ tự động được gửi lại đến địa chỉ đó; chúng được gọi là câu trả lời soạn trước.
Lưu ý: Nếu bạn muốn gửi thư trả lời tự động trong Gmail , có một cài đặt khác mà bạn có thể bật cho điều đó.
Thiết lập trả lời email tự động trong Gmail
- Bật Câu trả lời soạn trước bằng cách mở nút cài đặt / bánh răng của Gmail và bật tùy chọn Câu trả lời soạn trước trong Cài đặt> Labs . Bạn cũng có thể truy cập tab Labs thông qua liên kết này.
- Tạo mẫu bạn muốn sử dụng để tự động trả lời thư.
- Nhấp vào Hiển thị tam giác tùy chọn tìm kiếm trong trường tìm kiếm ở đầu Gmail. Đó là hình tam giác nhỏ ở bên phải của vùng văn bản.
- Xác định tiêu chí sẽ áp dụng cho bộ lọc, chẳng hạn như địa chỉ email của người gửi và bất kỳ từ nào sẽ xuất hiện trong chủ đề hoặc nội dung.
- Nhấp vào liên kết ở cuối các tùy chọn lọc được gọi là Tạo bộ lọc với tìm kiếm này >> .
- Chọn hộp bên cạnh tùy chọn có tên Gửi trả lời soạn trước:.
- Mở menu thả xuống bên cạnh tùy chọn đó và chọn câu trả lời soạn trước để gửi đi khi các tiêu chí lọc được đáp ứng.
- Chọn bất kỳ tùy chọn lọc nào khác mà bạn muốn áp dụng, chẳng hạn như tùy chọn để bỏ qua Hộp thư đến hoặc xóa thư.
- Nhấp vào Tạo bộ lọc . Bộ lọc sẽ được lưu trữ trong phần Bộ lọc và địa chỉ bị chặn trong cài đặt của Gmail.
Sự kiện quan trọng về phản hồi tự động
Các tùy chọn lọc chỉ áp dụng cho các thư mới xuất hiện sau khi bộ lọc được tạo. Ngay cả khi bạn có các email hiện có nơi bộ lọc có thể áp dụng, các câu trả lời soạn trước sẽ không được gửi tới người nhận các thư đó.
Trả lời soạn thảo bắt nguồn từ một địa chỉ vẫn là của bạn, hoặc tất nhiên, nhưng với một địa chỉ email được thay đổi một chút. Ví dụ: nếu địa chỉ bình thường của bạn là example123@gmail.com , việc gửi email tự động sẽ thay đổi địa chỉ thành example123+canned.response@gmail.com .
Đây vẫn là địa chỉ email của bạn và các thư trả lời vẫn sẽ chuyển đến bạn, nhưng địa chỉ được thay đổi để cho biết địa chỉ đó đến từ thư được tạo tự động.
Mặc dù bạn có thể đính kèm tệp vào phản hồi soạn trước và sử dụng chúng khi bạn chèn phản hồi từ menu Tùy chọn khác> Trình đơn phản hồi đóng hộp theo cách thủ công, bạn không thể tự động đính kèm email. Vì vậy, bất kỳ văn bản nào trong phản hồi soạn trước sẽ gửi đi nhưng không gửi bất kỳ tệp đính kèm nào. Điều này bao gồm cả hình ảnh nội tuyến.
Tuy nhiên, với điều đó đang được nói, các câu trả lời soạn trước không phải là văn bản thuần túy. Bạn có thể bao gồm định dạng văn bản đa dạng thức như chữ đậm và nghiêng, và chúng sẽ tự động gửi đi mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.