Hướng dẫn cho Excel 2003 - 2016
Có các cột và hàng gọn, khả năng sắp xếp và các tính năng nhập dữ liệu, Excel có thể là ứng dụng hoàn hảo để nhập và lưu trữ thông tin như danh sách liên lạc. Khi bạn đã tạo danh sách chi tiết, bạn có thể sử dụng nó với các ứng dụng Microsoft Office khác cho nhiều tác vụ. Với tính năng phối thư trong MS Word, bạn có thể in nhãn gửi thư từ Excel chỉ trong vài phút. Tìm hiểu cách in nhãn từ Excel tùy thuộc vào phiên bản Office bạn đang sử dụng.
Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 hoặc Excel 2007
Chuẩn bị bảng tính
Để tạo nhãn gửi thư từ Excel, bảng tính của bạn phải được thiết lập đúng cách. Nhập một tiêu đề trong ô đầu tiên của mỗi cột mô tả dữ liệu trong cột đó một cách rõ ràng và chính xác. Tạo cột cho từng phần tử bạn muốn đưa vào nhãn. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo nhãn gửi thư từ Excel, bạn có thể có các tiêu đề cột sau:
- Tiêu đề (Mr./Ms./Dr.)
- Tên đầu tiên
- Họ
- Địa chỉ đường phố
- Thành phố
- Tiểu bang
- Mã Bưu Chính
Nhập dữ liệu
Nhập tên và địa chỉ hoặc dữ liệu khác mà bạn muốn khi bạn in nhãn từ Excel. Đảm bảo mỗi mục nằm trong cột đúng. Tránh để trống cột hoặc hàng trong danh sách. Lưu bảng tính khi bạn đã hoàn tất.
Xác nhận định dạng tệp
Lần đầu tiên bạn kết nối với trang tính Excel từ Word, bạn phải bật cài đặt cho phép bạn chuyển đổi tệp giữa hai chương trình.
- Trong Word, nhấp vào tab File và chọn Options ở dưới cùng của khung bên trái.
- Nhấp vào Nâng cao trong ngăn bên trái của cửa sổ Tùy chọn Word và sau đó cuộn xuống phần Chung .
- Hãy chắc chắn rằng Confirm File Format Conversion on Open được chọn và nhấn OK .
Thiết lập nhãn trong Word
- Mở một tài liệu Word trống.
- Chuyển đến tab Thư , chọn Bắt đầu Trộn Thư và bấm vào Nhãn .
- Chọn nhãn hiệu trong hộp Nhà cung cấp nhãn và sau đó chọn số sản phẩm được liệt kê trên bao bì nhãn. Bạn cũng có thể chọn Nhãn mới nếu bạn muốn nhập thứ nguyên nhãn tùy chỉnh.
- Nhấp OK khi bạn sẵn sàng tiếp tục.
Kết nối bảng tính với nhãn
Trước khi thực hiện hợp nhất để in nhãn địa chỉ từ Excel, bạn phải kết nối tài liệu Word với trang tính chứa danh sách của bạn.
- Trên tab Thư , bấm Chọn người nhận trong nhóm Trộn thư và chọn Sử dụng danh sách hiện có .
- Điều hướng đến trang tính Excel chứa danh sách của bạn trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu mở ra và nhấp vào Mở .
- Bấm OK để xác nhận rằng bạn muốn sử dụng danh sách và bấm OK lần nữa để chọn bảng chứa danh sách của bạn. Trang bây giờ sẽ được lấp đầy với các nhãn nói « Bản ghi tiếp theo» .
Thêm trường phối thư
Đây là nơi mà các tiêu đề bạn thêm vào bảng tính Excel của bạn sẽ có ích.
- Nhấp vào nhãn đầu tiên trên trang và sau đó chọn Khối địa chỉ trong phần Viết & Chèn trường của tab Thư.
- Nhấp vào nút Trường khớp trên hộp thoại Chèn khối địa chỉ xuất hiện.
- Đảm bảo tiêu đề của bạn tương ứng với các trường bắt buộc. Nếu bất kỳ lỗi nào trong số đó không chính xác, hãy sử dụng mũi tên thả xuống bên cạnh để khớp với trường chính xác.
- Nhấp vào OK . Bấm OK lần nữa để đóng hộp thoại và sau đó bấm Cập nhật Nhãn trong phần Ghi & Chèn Trường của tab Thư.
Thực hiện Hợp nhất
Khi bạn đã có bảng tính Excel và tài liệu Word được thiết lập, bạn có thể hợp nhất thông tin và in nhãn của mình.
- Nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất trong nhóm Kết thúc trên tab Thư.
- Nhấp vào Chỉnh sửa Tài liệu Cá nhân để xem trước cách các nhãn được in của bạn sẽ xuất hiện. Chọn Tất cả và nhấp vào OK .
Một tài liệu mới sẽ mở ra với các nhãn gửi thư từ trang tính Excel của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa, in và lưu các nhãn giống như bất kỳ tài liệu Word nào khác.
Excel 2003
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Office 2003, các bước để tạo nhãn địa chỉ từ Excel hơi khác một chút.
Chuẩn bị bảng tính
Để tạo nhãn gửi thư từ Excel, bảng tính của bạn phải được thiết lập đúng cách. Nhập một tiêu đề trong ô đầu tiên của mỗi cột mô tả dữ liệu trong cột đó một cách rõ ràng và chính xác. Tạo cột cho từng phần tử bạn muốn đưa vào nhãn. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo nhãn gửi thư từ Excel, bạn có thể có các tiêu đề cột sau:
- Tiêu đề (Mr./Ms./Dr.)
- Tên đầu tiên
- Họ
- Địa chỉ đường phố
- Thành phố
- Tiểu bang
- Mã Bưu Chính
Nhập dữ liệu
- Nhập tên và địa chỉ hoặc dữ liệu khác mà bạn muốn khi bạn in nhãn từ Excel.
- Đảm bảo mỗi mục nằm trong cột đúng. Tránh để trống cột hoặc hàng trong danh sách.
- Lưu bảng tính khi bạn đã hoàn tất.
Bắt đầu Hợp nhất
- Mở một tài liệu Word mới.
- Đi đến trình đơn Công cụ , trỏ tới Thư và Thư và chọn Trộn Thư để mở ngăn tác vụ Trộn Thư.
- Chọn Nhãn và nhấp vào Tiếp theo: Bắt đầu tài liệu .
- Nhấp vào Tùy chọn nhãn để mở hộp thoại Tùy chọn nhãn.
Chọn nhãn của bạn
- Chọn nhãn hiệu trong hộp Nhà cung cấp nhãn và sau đó chọn số sản phẩm được liệt kê trên bao bì nhãn. Bạn cũng có thể chọn Nhãn mới nếu bạn muốn nhập thứ nguyên nhãn tùy chỉnh.
- Nhấp OK khi bạn sẵn sàng tiếp tục.
Chọn nguồn của bạn
- Nhấp vào Sử dụng danh sách hiện có bên dưới Chọn người nhận và sau đó nhấp vào Duyệt qua .
- Điều hướng đến trang tính Excel chứa danh sách của bạn trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu mở ra và nhấp vào Mở . Cửa sổ Mail Merge Recipients mở ra.
- Đảm bảo dữ liệu của bạn xuất hiện chính xác và nhấp vào OK .
Sắp xếp các nhãn
- Nhấp vào Tiếp theo: Sắp xếp Nhãn của bạn .
- Chọn Chặn địa chỉ .
- Nhấp vào nút Trường khớp trên hộp thoại Chèn khối địa chỉ xuất hiện.
- Đảm bảo tiêu đề của bạn tương ứng với các trường bắt buộc. Nếu bất kỳ lỗi nào trong số đó không chính xác, hãy sử dụng mũi tên thả xuống bên cạnh để khớp với trường chính xác. Nhấp vào OK .
- Nhấp vào Cập nhật Tất cả Nhãn dưới Nhãn nhân bản trong hộp thoại Trộn thư.
Xem trước và kết thúc
- Sử dụng các mũi tên bên dưới Xem trước nhãn của bạn để đảm bảo chúng xuất hiện chính xác.
- Nhấp vào Tiếp theo: Hoàn thành Hợp nhất .
- Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hãy nhấp vào Chỉnh sửa nhãn riêng lẻ.
- Khi bạn hài lòng với việc hợp nhất, bấm In để in nhãn địa chỉ của bạn từ Excel.