Cách quét tài liệu vào điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn

Quét, tạo và gửi tài liệu PDF trực tiếp từ Android hoặc iPhone của bạn

Các tính năng được cập nhật trong iOS 11 và Google Drive cho phép bạn quét tài liệu miễn phí bằng điện thoại hoặc máy tính bảng dễ dàng hơn bao giờ hết. Nếu bạn thích một ứng dụng, Adobe Scan là một ứng dụng quét miễn phí hoạt động cho cả iPhoneAndroid .

Quét tài liệu bằng điện thoại thông minh của bạn

Khi cần quét tài liệu, bạn có thể bỏ qua tìm kiếm bạn bè hoặc doanh nghiệp bằng máy quét vì bạn có thể quét tài liệu miễn phí bằng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình . Làm thế nào nó hoạt động? Một chương trình hoặc ứng dụng trên điện thoại của bạn thực hiện quét bằng máy ảnh của bạn và trong nhiều trường hợp, chuyển đổi nó thành một tệp PDF tự động cho bạn. Bạn cũng có thể sử dụng máy tính bảng của mình để quét tài liệu, tuy nhiên, khi bạn đang di chuyển, quét điện thoại thường là tùy chọn nhanh nhất và tiện lợi nhất.

Ghi chú nhanh về nhận dạng ký tự quang học

Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là một quá trình làm cho văn bản trong một PDF có thể nhận ra và có thể đọc được bằng các loại chương trình hoặc ứng dụng khác. OCR (đôi khi còn được gọi là Công nhận văn bản) làm cho văn bản trong một PDF có thể tìm kiếm được. Nhiều ứng dụng máy quét, chẳng hạn như Adobe Scan, áp dụng OCR để tự động quét tài liệu PDF hoặc bằng cách chọn tùy chọn này trong tùy chọn. Kể từ bản phát hành iOS 11, tính năng quét trong Ghi chú dành cho iPhone không áp dụng OCR cho các tài liệu được quét. Tùy chọn quét trong Google Drive bằng thiết bị Android cũng không tự động áp dụng OCR cho các tệp PDF được quét. Có những chương trình có thể áp dụng OCR cho các tài liệu được quét trước đó nhưng có thể tốn thời gian khi bạn chỉ cần quét nhanh tài liệu và gửi tài liệu đó đi. Nếu bạn biết bạn sẽ cần các tính năng OCR, bạn có thể bỏ qua phần Adobe Scan của bài viết này.

Làm thế nào để quét và gửi tài liệu với iPhone

Việc phát hành iOS 11 đã thêm tính năng quét mới vào Ghi chú, do đó, để sử dụng tùy chọn này, trước tiên hãy đảm bảo rằng iPhone của bạn đã được cập nhật lên iOS 11. Không có chỗ để cập nhật? Giải phóng dung lượng để nhường chỗ cho bản cập nhật này hoặc xem tùy chọn Adobe Scan sau trong bài viết này.

Dưới đây là các bước để quét tài liệu sang iPhone bằng tính năng quét trong Ghi chú:

  1. Mở Ghi chú .
  2. Nhấn vào biểu tượng hình vuông có bút chì trong đó để tạo ghi chú mới .
  3. Nhấn vào vòng tròn có dấu + trong đó.
  4. Một menu xuất hiện phía trên bàn phím của bạn. Trong menu đó, hãy nhấn vào vòng tròn có dấu + trong đó.
  5. Chọn Quét tài liệu .
  6. Đặt camera của điện thoại lên tài liệu để quét. Ghi chú sẽ tự động lấy nét và chụp ảnh tài liệu của bạn hoặc bạn có thể điều khiển thủ công bằng cách nhấn vào nút chụp.
  7. Sau khi bạn đã quét một trang, Ghi chú sẽ hiển thị cho bạn bản xem trước và cung cấp các tùy chọn cho Keep Scan hoặc Retake .
  8. Khi bạn đã quét xong tất cả các trang, bạn có thể xem lại danh sách tài liệu được quét của mình trong Ghi chú. Nếu bạn cần chỉnh sửa, chẳng hạn như xén hình ảnh hoặc xoay hình ảnh, chỉ cần nhấn vào hình ảnh của trang bạn muốn sửa và nó sẽ mở trang đó với các tùy chọn chỉnh sửa được hiển thị.
  9. Khi bạn hoàn tất mọi chỉnh sửa, nhấn Xong ở góc trên bên trái để tự động lưu bản quét đã điều chỉnh của bạn.
  10. Khi bạn đã sẵn sàng khóa quét xuống dưới dạng PDF, hãy nhấn vào biểu tượng Tải lên . Sau đó, bạn có thể chọn tạo PDF , sao chép sang chương trình khác , v.v.
  11. Nhấn vào Tạo PDF . Tệp PDF của tài liệu được quét của bạn sẽ mở trong Ghi chú.
  12. Nhấn Xong .
  13. Ghi chú sẽ hiển thị tùy chọn Lưu tệp vào . Chọn nơi bạn muốn lưu tệp PDF của mình vào, sau đó nhấn Thêm . PDF của bạn hiện được lưu ở vị trí bạn đã chọn và sẵn sàng để bạn đính kèm và gửi đi.

Gửi tài liệu được quét từ iPhone
Khi bạn đã quét tài liệu của mình và lưu tài liệu vào vị trí ưa thích, bạn đã sẵn sàng đính kèm nó vào một email và gửi nó giống như bất kỳ tệp đính kèm thông thường nào.

  1. Từ chương trình email của bạn, bắt đầu soạn tin nhắn email mới. Từ tin nhắn đó, chọn tùy chọn để thêm phần đính kèm (thường là biểu tượng kẹp giấy ).
  2. Điều hướng đến vị trí bạn đã chọn để lưu tệp PDF của bạn, chẳng hạn như iCloud , Google Drive hoặc thiết bị của bạn.

Nếu bạn gặp khó khăn khi tìm tài liệu được quét, hãy kiểm tra trong thư mục Tệp . Thư mục Files là một tính năng được phát hành trong bản cập nhật iOS 11. Nếu bạn có nhiều tài liệu trong thư mục Tệp, bạn có thể sử dụng tùy chọn Tìm kiếm để định vị tệp mong muốn của mình nhanh hơn theo tên tệp. Chọn tài liệu bạn muốn đính kèm và sẵn sàng gửi email.

Làm thế nào để quét và gửi tài liệu với Android

Để quét bằng Android, bạn cần cài đặt Google Drive . Nếu bạn chưa có Google Drive, đó là bản tải xuống miễn phí trong Cửa hàng Google Play.

Dưới đây là các bước để quét tài liệu sang điện thoại Android của bạn bằng Google Drive:

  1. Mở Google Drive .
  2. Nhấn vào vòng tròn có dấu + bên trong vòng tròn.
  3. Nhấn vào Quét (nhãn nằm dưới biểu tượng máy ảnh).
  4. Định vị camera điện thoại của bạn trên tài liệu cần quét và nhấn vào nút chụp màu xanh khi bạn đã sẵn sàng để chụp quét.
  5. Drive sẽ tự động mở bản sao quét của bạn. Bạn có thể điều chỉnh quá trình quét bằng các tùy chọn ở trên cùng bên phải của màn hình để cắt , xoay , đổi tênđiều chỉnh màu . Khi bạn đã hoàn tất các điều chỉnh của mình, hãy nhấn vào dấu kiểm .
  6. Drive sẽ hiển thị bản xem trước của tài liệu được điều chỉnh của bạn. Nếu có vẻ tốt, hãy nhấn lại vào dấu kiểm và bản quét của bạn sẽ tự động được tải lên Google Drive cho bạn.

Gửi tài liệu được quét từ Android
Việc gửi tài liệu được quét từ Android chỉ yêu cầu một vài bước nhanh.

  1. Từ chương trình email của bạn (giả sử Gmail ), nhấn Soạn thư để bắt đầu một email mới.
  2. Nhấn vào kẹp giấy để thêm tệp đính kèm và chọn tùy chọn thêm tệp đính kèm từ Google Drive .
  3. Xác định vị trí của bạn quét PDF và chọn nó để đính kèm nó vào email của bạn.
  4. Hoàn tất và gửi email của bạn mỗi bình thường để gửi tài liệu đã quét của bạn.

Cách khác, bạn có thể tải xuống bản sao tài liệu được quét vào thiết bị của mình. Nếu bạn đang đính kèm tài liệu bạn đã tải xuống thiết bị của mình, trên hầu hết các thiết bị Android, các tệp PDF được tải xuống thường được lưu trong Tải xuống.

Cách quét và gửi tài liệu bằng Adobe Scan

Nếu bạn thích sử dụng ứng dụng máy quét để quét và tạo tệp PDF tài liệu, Adobe Scan có sẵn miễn phí cho cả Android và iOS.

Lưu ý : Ứng dụng này cung cấp giao dịch mua đăng ký trong ứng dụng để truy cập các tính năng và tùy chọn bổ sung. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí bao gồm tất cả các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của hầu hết người dùng.

Mặc dù có khá ít ứng dụng quét như Tiny Scanner, Genius Scan , TurboScan, Microsoft Office Lens và CamScanner chỉ có một vài tên, Adobe Scan có tất cả các khái niệm cơ bản được đề cập trong phiên bản miễn phí và dễ điều hướng và sử dụng mà không có nhiều đường cong học tập. Nếu bạn chưa đăng ký ID Adobe (miễn phí), bạn sẽ cần thiết lập một ID để sử dụng ứng dụng này.

Dưới đây là cách quét tài liệu bằng Adobe Scan (trên iPhone cho ví dụ này, sự khác biệt của Android được ghi chú khi có thể áp dụng):

  1. Mở Adobe Scan . Bạn có thể cần phải đăng nhập bằng ID Adobe của mình khi bạn sử dụng ứng dụng lần đầu tiên.
  2. Adobe Scan sẽ tự động mở trong chế độ quét bằng camera của điện thoại. Tuy nhiên, nếu vì lý do nào đó điều này không xảy ra, hãy nhấn vào biểu tượng máy ảnh ở góc dưới bên phải khi bạn đã sẵn sàng quét tài liệu.
  3. Định vị camera trên tài liệu cần quét. Máy quét sẽ lấy nét và tự động chụp trang.
  4. Bạn có thể quét nhiều trang bằng cách chỉ cần chuyển trang và chương trình sẽ tự động chụp các trang cho đến khi bạn nhấn vào hình thu nhỏ ở góc dưới bên phải.
  5. Quá trình quét của bạn sẽ mở ra trong màn hình xem trước cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa như cắt xén và xoay. Nhấn vào Lưu tệp PDF ở góc trên bên phải và tệp PDF của quá trình quét của bạn sẽ tự động được tải lên Đám mây tài liệu Adobe của bạn.

N ote : Nếu bạn muốn lưu tệp PDF vào thiết bị của mình thay vào đó, bạn có thể thay đổi tùy chọn của mình trong cài đặt của ứng dụng để lưu bản quét vào thiết bị của bạn trong Ảnh (iPhone) hoặc Thư viện (Android). Ứng dụng này cũng cung cấp các tùy chọn để chia sẻ các tệp đã quét của bạn với Google Drive, iCloud hoặc trực tiếp tới Gmail.

Gửi tài liệu được quét từ Adobe Scan
Cách đơn giản nhất để gửi tài liệu được quét từ Adobe Scan là chia sẻ nó với ứng dụng email bạn muốn. Chỉ cần đảm bảo bạn đã cấp quyền Adobe Scan để sử dụng ứng dụng email của bạn. Chúng tôi sẽ sử dụng Gmail làm ví dụ trong các bước bên dưới.

  1. Mở Adobe Scan .
  2. Adobe Scan sẽ tự động mở trong chế độ quét. Để thoát chế độ quét, nhấn vào X ở góc trên bên trái.
  3. Tìm tài liệu bạn muốn gửi. Dưới hình ảnh thu nhỏ của tài liệu bên cạnh thời gian và ngày quét, hãy nhấn vào ba dấu chấm để mở các tùy chọn cho tài liệu đó (iPhone) hoặc nhấn Chia sẻ (Android).
  4. Đối với iPhone, chọn Chia sẻ tệp > Gmail . Một thư Gmail mới sẽ mở ra với tài liệu của bạn được đính kèm và sẵn sàng. Chỉ cần soạn thư của bạn, thêm địa chỉ email của người nhận và gửi cùng.
  5. Đối với Android, sau khi bạn nhấn Chia sẻ ở bước trên, ứng dụng sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn để Gửi email đến , Chia sẻ tệp hoặc Chia sẻ liên kết . Chọn Email đến > Gmail . Một thư Gmail mới sẽ mở ra với tài liệu của bạn được đính kèm và sẵn sàng để được gửi đi.
Hơn "