Quy tắc thư có thể tự động hóa hệ thống thư của Mac của bạn
Apple Mail là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất cho Mac, nhưng nếu bạn vừa sử dụng Mail trong cấu hình mặc định của nó , bạn đã bỏ lỡ một trong những tính năng tốt nhất của Apple Mail: quy tắc Apple Mail.
Thật dễ dàng để tạo các quy tắc Apple Mail cho ứng dụng biết cách xử lý các phần thư đến. Với quy tắc Apple Mail, bạn có thể tự động hóa các tác vụ lặp lại đó, chẳng hạn như di chuyển cùng một loại thư đến một thư mục cụ thể, làm nổi bật thư từ bạn bè và gia đình hoặc loại bỏ những email spam đó. Với một chút sáng tạo và một chút thời gian rảnh, bạn có thể sử dụng quy tắc Apple Mail để tổ chức và tự động hóa hệ thống thư của bạn.
Quy tắc thư hoạt động như thế nào
Quy tắc có hai thành phần: điều kiện và hành động. Điều kiện là các nguyên tắc để chọn loại tin nhắn mà một hành động sẽ ảnh hưởng. Bạn có thể có quy tắc Thư có điều kiện tìm kiếm bất kỳ thư nào từ người bạn Sean của bạn và hành động của bạn là làm nổi bật thư để bạn có thể dễ dàng thấy thư trong hộp thư đến của mình.
Quy tắc thư có thể hoạt động nhiều hơn là chỉ tìm và đánh dấu thư. Họ có thể sắp xếp thư của bạn; ví dụ: họ có thể nhận ra các thư liên quan đến ngân hàng và chuyển chúng vào thư mục email ngân hàng của bạn. Họ có thể lấy spam từ những người gửi định kỳ và chuyển nó tự động vào một thư mục Rác hoặc Thùng rác. Họ cũng có thể nhận một tin nhắn và chuyển tiếp nó đến một địa chỉ email khác. Hiện có 12 hành động tích hợp sẵn có. Nếu bạn biết cách tạo AppleScripts, Mail cũng có thể chạy AppleScripts để thực hiện các hành động bổ sung, chẳng hạn như khởi chạy các ứng dụng cụ thể.
Ngoài việc tạo quy tắc đơn giản, bạn có thể tạo các quy tắc kết hợp tìm kiếm nhiều điều kiện trước khi thực hiện một hoặc nhiều hành động. Sự hỗ trợ của Mail cho các quy tắc phức hợp cho phép bạn tạo ra các quy tắc rất phức tạp.
Các loại điều kiện và hành động thư
Danh sách các điều kiện thư có thể kiểm tra khá rộng và chúng tôi sẽ không bao gồm toàn bộ danh sách ở đây, thay vào đó, chúng tôi sẽ chỉ làm nổi bật một số danh sách thường được sử dụng hơn. Thư có thể sử dụng bất kỳ mục nào được bao gồm trong tiêu đề thư dưới dạng mục có điều kiện. Một số ví dụ bao gồm Từ, Tới, CC, Chủ đề, Bất kỳ người nhận, ngày gửi, ngày nhận được, ưu tiên, tài khoản thư.
Tương tự như vậy, bạn có thể kiểm tra xem mục bạn đang kiểm tra có chứa, không chứa, bắt đầu bằng, kết thúc bằng, không, bất kỳ mục nào bạn muốn kiểm tra, chẳng hạn như văn bản, tên email hoặc số.
Khi kết hợp với kiểm tra có điều kiện, bạn có thể chọn từ một số hành động có thể được thực hiện, bao gồm di chuyển tin nhắn, sao chép tin nhắn, đặt màu tin nhắn, phát âm thanh, trả lời tin nhắn, chuyển tiếp tin nhắn, chuyển hướng tin nhắn, xóa tin nhắn , chạy một bản ghi chép.
Nhiều điều kiện và hành động hơn có sẵn trong các quy tắc Mail, nhưng những điều này sẽ đủ để đánh giá sự quan tâm của bạn và cung cấp cho bạn những ý tưởng về những gì bạn có thể thực hiện với các quy tắc của Apple Mail.
Tạo quy tắc thư đầu tiên của bạn
Trong Mẹo Nhanh này, chúng tôi sẽ tạo quy tắc hợp chất sẽ nhận thư từ công ty phát hành thẻ tín dụng của bạn và thông báo cho bạn biết rằng bảng sao kê hàng tháng của bạn đã sẵn sàng bằng cách làm nổi bật thư trong hộp thư đến của bạn.
Thư chúng tôi quan tâm được gửi từ dịch vụ cảnh báo tại Ngân hàng mẫu và có địa chỉ 'Từ' kết thúc bằng alert.examplebank.com. Vì chúng tôi nhận được nhiều loại cảnh báo khác nhau từ Ngân hàng mẫu, chúng tôi cần phải tạo quy tắc lọc thư dựa trên trường 'Từ' cũng như trường 'Chủ đề'. Sử dụng hai trường này, chúng tôi có thể phân biệt tất cả các loại cảnh báo mà chúng tôi nhận được.
Khởi chạy Apple Mail
- Khởi chạy Thư bằng cách nhấp vào biểu tượng Thư trong Thanh công cụ hoặc bằng cách nhấp đúp vào ứng dụng Thư có tại: / Applications / Mail /.
- Nếu bạn có thông báo cảnh báo từ công ty phát hành thẻ tín dụng của mình, hãy chọn nó để thư mở trong Thư. Nếu một thư được chọn khi bạn thêm quy tắc mới, Mail giả định rằng các trường 'Từ', 'Tới' và 'Chủ đề' của thư có thể sẽ được sử dụng trong quy tắc và tự động điền thông tin vào cho bạn. Việc mở thư cũng cho phép bạn xem bất kỳ văn bản cụ thể nào mà bạn có thể cần cho quy tắc.
Thêm quy tắc
- Chọn 'Tuỳ chọn' từ trình đơn Thư.
- Nhấp vào nút 'Quy tắc' trong cửa sổ Tùy chọn mở ra.
- Nhấp vào nút 'Thêm quy tắc'.
- Điền vào trường 'Mô tả'. Trong ví dụ này, chúng tôi sử dụng 'Example Bank CC Statement' làm mô tả.
Thêm điều kiện đầu tiên
- Sử dụng trình đơn thả xuống để đặt câu lệnh 'If' thành 'Tất cả'. Câu lệnh 'Nếu' cho phép bạn chọn giữa hai biểu mẫu, 'Nếu có' và 'Nếu tất cả'. Câu lệnh 'If' hữu ích khi bạn có nhiều điều kiện để kiểm tra, như trong ví dụ này, nơi chúng tôi muốn kiểm tra cả hai trường 'Từ' và 'Chủ đề'. Nếu bạn sẽ chỉ được thử nghiệm cho một điều kiện, chẳng hạn như trường 'Từ', câu lệnh 'Nếu' không quan trọng, vì vậy bạn có thể để nó ở trạng thái mặc định của nó.
- Trong phần 'Điều kiện', ngay bên dưới câu lệnh 'Nếu', chọn 'Từ' từ trình đơn thả xuống bên trái.
- Trong phần 'Điều kiện', ngay bên dưới câu lệnh 'Nếu', chọn 'Chứa' từ trình đơn thả xuống bên phải.
- Nếu bạn có thư từ công ty phát hành thẻ tín dụng mở khi bạn bắt đầu tạo quy tắc này, trường 'Chứa' sẽ tự động được điền bằng địa chỉ email 'Từ' thích hợp. Nếu không, bạn sẽ cần nhập thông tin này theo cách thủ công. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ nhập alert.examplebank.com trong trường 'Chứa'.
Thêm điều kiện thứ hai
- Nhấp vào nút dấu cộng (+) ở phía xa bên phải của điều kiện hiện tại.
- Điều kiện thứ hai sẽ được tạo.
- Trong phần điều kiện thứ hai, chọn 'Chủ đề' từ trình đơn thả xuống bên trái.
- Trong phần điều kiện thứ hai, chọn 'Chứa' từ menu thả xuống bên phải.
- Nếu bạn có thông báo từ công ty phát hành thẻ tín dụng mở khi bạn bắt đầu tạo quy tắc này, trường 'Chứa' sẽ được tự động điền vào bằng dòng 'Chủ đề' thích hợp. Nếu không, bạn sẽ cần nhập thông tin này theo cách thủ công. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ nhập Example Bank Statement trong trường 'Contains'.
Thêm hành động cần thực hiện
- Trong phần 'Hành động', chọn 'Đặt màu' từ menu thả xuống bên trái.
- Trong phần 'Hành động', chọn 'Văn bản' từ trình đơn thả xuống ở giữa.
- Trong phần 'Hành động', chọn 'Màu đỏ' từ trình đơn thả xuống bên phải.
- Nhấp vào nút 'OK' để lưu quy tắc mới của bạn.
Quy tắc mới của bạn sẽ được sử dụng cho tất cả các thư tiếp theo bạn nhận được. Nếu bạn muốn quy tắc mới xử lý nội dung hiện tại của hộp thư đến, hãy chọn tất cả thư trong hộp thư đến của bạn, sau đó chọn 'Thư, Áp dụng quy tắc' từ trình đơn Thư.
Các quy tắc của Apple Mail rất linh hoạt . Bạn có thể tạo các quy tắc phức tạp với nhiều điều kiện và nhiều hành động. Bạn cũng có thể tạo nhiều quy tắc hoạt động cùng nhau để xử lý thư. Một khi bạn thử các quy tắc Mail, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn đã bao giờ quản lý mà không có chúng.