Viết đề xuất giúp bạn thực hiện công việc
Nhiều nhà thiết kế web tự do mới cho rằng nếu họ thiết lập một trang web và cung cấp dịch vụ của họ, khách hàng sẽ bắt đầu hiển thị công việc đòi hỏi. Nhưng kịch bản phổ biến nhất là cho khách hàng quảng cáo, tìm kiếm một nhà thiết kế để làm việc trên trang web của họ hoặc gửi RFP (yêu cầu đề xuất). Trong cả hai trường hợp, bạn cần cho khách hàng biết rằng bạn quan tâm đến việc làm việc cho họ. Và cách tốt nhất để làm điều đó là viết một đề xuất thiết kế web.
Đề xuất thiết kế web trả lời các câu hỏi phổ biến nhất mà khách hàng tiềm năng có xung quanh thuê một người nào đó để xây dựng trang web của họ:
- Chi phí này là bao nhiêu?
- Giá đó sẽ mua cho tôi cái gì?
- Sẽ mất bao lâu để xây dựng?
Các đề xuất thiết kế web đơn giản nhất chỉ trả lời những câu hỏi đó. Nhưng đề xuất tốt nhất là những đề xuất cung cấp nhiều thông tin nhất cho khách hàng tiềm năng. Trong thực tế, các đề xuất tốt nhất thường có thể được sử dụng như một hợp đồng là tốt, chỉ ra rằng nếu khách hàng đồng ý với đề xuất họ chỉ cần ký tên và gửi lại cho bạn và bạn sẽ bắt đầu.
Thời điểm sử dụng Đề xuất thiết kế
Bạn có thể sử dụng đề xuất thiết kế web bất cứ lúc nào bạn đang cố gắng để có được một khách hàng mới hoặc nếu bạn có một khách hàng hiện có muốn làm một cái gì đó mới với trang web của họ. Đề xuất thiết kế web là một cách hay để bắt đầu cuộc trò chuyện với khách hàng vẫn đang xem xét việc cần làm với trang web của họ. Và tất nhiên, bạn nên luôn luôn sử dụng một đề xuất khi trả lời một RFP.
Bạn không nên xem xét đề xuất một hợp đồng trừ khi khách hàng của bạn đã ký và đồng ý với nó. Nếu bạn không có chữ ký của họ, sau đó đề xuất không phải là một thỏa thuận ràng buộc và bạn có thể thấy mình làm nhiều hơn bạn dự định cho ít tiền hơn khi nhu cầu của khách hàng mở rộng.
Sử dụng đề xuất thiết kế để giúp bạn có thêm công việc.
Bạn không nên dành hàng tháng để tạo đề xuất thiết kế. Trên thực tế, hầu hết các RFP đều có thời hạn khá ngắn. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc xây dựng đề xuất rõ ràng nhất, ngắn gọn nhất bao gồm tất cả các nhu cầu của khách hàng. Một ý kiến hay, nếu bạn không trả lời một RFP, là yêu cầu khách hàng điền vào mẫu yêu cầu dự án. Điều này đảm bảo rằng bạn biết những gì họ đang tìm kiếm và sẽ giúp bạn xây dựng một đề xuất tốt hơn.
Các phần của đề xuất là gì?
Có một số phần của một đề nghị tốt mà bạn nên luôn luôn có. Một trong những điều tốt nhất cần làm là tạo mẫu đề xuất mà sau đó bạn có thể tùy chỉnh cho các dự án mà bạn đang cố gắng truy cập.
Một đề xuất thiết kế nên bao gồm:
- Tên công ty và logo của bạn - Đây là tài liệu chính thức đến từ công ty của bạn. Bạn nên xử lý nó như vậy bằng cách bao gồm logo và tên công ty của bạn ở đầu đề xuất. Điều này giúp khách hàng tiềm năng dễ nhớ bạn là ai. Đối với đề xuất nhiều trang, bạn nên bao gồm tên công ty của mình và có thể là biểu tượng có kích thước nhỏ hơn trong đầu trang hoặc chân trang của mỗi trang sau trang đầu tiên.
- Thông tin liên hệ của bạn - Thông tin liên hệ của công ty bạn cũng rất quan trọng. Ở mức tối thiểu, bạn nên bao gồm một địa chỉ email. Nhưng có một số điện thoại và địa chỉ gửi thư cũng là một ý tưởng tốt, vì nó làm cho doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Giống như tên và biểu trưng của công ty, bạn nên bao gồm địa chỉ email hoặc số điện thoại của mình trong đầu trang hoặc chân trang của mỗi trang tiếp theo sau trang đầu tiên để khách hàng có thể liên hệ với bạn ngay lập tức nếu có bất kỳ câu hỏi nào.
- Tên và thông tin liên hệ của khách hàng - Mọi đề xuất nên được tùy chỉnh với tên và thông tin liên hệ của khách hàng tiềm năng. Nếu bạn có tên đầy đủ của một người tại công ty đó, bạn nên đưa vào đây ở định dạng tương tự với một bức thư kinh doanh. Điều này cho khách hàng biết rằng bạn coi trọng họ và sẽ đối xử với trang web của họ một cách tôn trọng.
- Tuyên bố bảo mật - Nhiều khách hàng sẽ mong đợi bạn ký một thỏa thuận bảo mật trước khi làm việc trên trang web của họ, tuyên bố rằng bạn sẽ không sử dụng thiết kế trang web của họ trong bất kỳ công việc nào khác. Nhưng bạn cũng nên bao gồm điều đó trong đề xuất của mình. Bạn cần đảm bảo rằng khách hàng tiềm năng hiểu rằng nội dung trong đề xuất này được cung cấp cho họ để đánh giá, nhưng cho đến khi hợp đồng được ký, tất cả công việc được mô tả hoặc cung cấp trong đề xuất là tài sản của bạn. Dưới đây là ví dụ về tuyên bố bảo mật:
Đề xuất này và bất kỳ tệp nào được truyền đi đều được bảo mật và chỉ dành cho việc sử dụng cá nhân hoặc pháp nhân mà họ được giải quyết. Đề xuất này chứa thông tin bí mật và chỉ dành cho cá nhân hoặc công ty có tên. Nếu bạn không phải là người nhận tên, bạn không nên phổ biến, phân phối hoặc sao chép đề xuất này. Tất cả nội dung của đề xuất này là tài sản của [TÊN CÔNG TY CỦA BẠN]. Nếu bạn không phải là người nhận dự định, bạn sẽ được thông báo rằng việc tiết lộ, sao chép, phân phối hoặc thực hiện bất kỳ hành động nào phụ thuộc vào nội dung của thông tin này đều bị nghiêm cấm.
- Mô tả về công ty của bạn - Bạn nên bao gồm một đoạn văn ngắn mô tả công ty của bạn và loại dịch vụ nào bạn thường cung cấp. Hãy suy nghĩ về điều này như một tuyên bố tiếp thị ngắn giải thích lý do tại sao công ty của bạn sẽ là tốt nhất cho dự án này.
- Mục tiêu của dự án - Đây là thịt của đề xuất. Bạn nên rõ ràng và rõ ràng nhất có thể, nêu chi tiết chính xác những gì bạn sẽ phân phối cho khách hàng. Nếu bạn đang trả lời một RFP, bạn nên giải quyết mọi thứ được đề cập trong RFP đó. Bạn không nên bao gồm các ví dụ thực tế về những gì bạn sẽ xây dựng cho họ, nhưng bạn nên bao gồm công nghệ bạn đề xuất sử dụng, số trang bạn định xây dựng và loại nội dung bạn cần từ chúng để hoàn thành mục tiêu .
- Các giai đoạn dự án - Tất cả các dự án đều có các giai đoạn cụ thể mà chúng đi qua để thành công. Trong đề xuất của bạn, bạn nên chỉ ra những giai đoạn bạn sẽ xử lý và những gì sẽ được mong đợi của bạn và khách hàng trong mỗi giai đoạn. Một số giai đoạn thiết kế web điển hình bao gồm:
- thu thập dữ liệu
- thiết kế
- phát triển
- thử nghiệm
- chuyển
- phóng
- bảo trì
- Dòng thời gian - Câu trả lời cho câu hỏi "mất bao lâu?" Nhưng lịch trình hoặc lịch trình của bạn nên làm nhiều hơn thế. Bạn nên cho biết mỗi giai đoạn của dự án sẽ mất bao lâu và những gì có thể phân phối sẽ cho cả bạn và khách hàng của bạn. Hãy nhớ rằng khi bạn đang xây dựng một trang web, bạn cần nội dung như văn bản và hình ảnh từ khách hàng trước khi bạn có thể hoàn thành. Trong thực tế, nhiều dự án gian hàng đơn giản chỉ vì khách hàng không trả lại hình ảnh hoặc nội dung một cách kịp thời. Một khía cạnh khác của dòng thời gian bạn nên đưa vào là đề xuất này có hiệu quả trong bao lâu. Bạn không muốn khách hàng tiềm năng hiển thị, yêu cầu bạn tôn trọng đề xuất mà bạn đã viết năm năm trước khi tỷ lệ giờ của bạn thấp hơn nhiều. Chìa khóa cho phần này là càng rõ ràng càng tốt về việc sẽ mất bao lâu và khi nào mọi thứ đến hạn. Nếu bạn dự đoán một thương lượng dài, bạn có thể tuyên bố nó trong vài ngày thay vì cung cấp ngày cụ thể, nghĩa là "thu thập dữ liệu sẽ mất 5 ngày để hoàn thành sau khi nhận được hợp đồng đã ký."
- Lệ phí - Đây là nơi bạn cung cấp cho khách hàng mức độ công việc trong đề xuất này sẽ có giá . Bạn có thể tính phí cố định hoặc theo giờ. Nếu bạn tính phí cố định, đặc biệt là hơn 1000 đô la, bạn nên bao gồm chi tiết về phí bao gồm "50% bao gồm giai đoạn thiết kế và phát triển, thu thập dữ liệu là 20% và phần còn lại của phí bao gồm kiểm tra, phân phối và khởi chạy, với bảo trì được bao gồm trong thỏa thuận riêng. " Nếu bạn tính phí theo giờ, bạn nên chỉ ra ước tính số giờ mỗi giai đoạn sẽ mất và tiềm năng sai lệch, nghĩa là "thu thập dữ liệu sẽ mất 10 giờ +/- 2." Bạn cũng nên cho biết mức độ phí sẽ được bao trả - bạn sẽ tiếp tục làm việc và sau đó thảo luận về chi phí ?; ngừng làm việc và yêu cầu phê duyệt tiếp tục ?; tiếp tục làm việc với mức giảm giờ? Chìa khóa ở đây là càng rõ ràng càng tốt.
- Chữ ký - Ngay cả khi bạn không sử dụng đề xuất này làm hợp đồng, bạn nên bao gồm chữ ký và ngày của bạn ở dưới cùng. Điều này cho thấy rằng đề xuất là ràng buộc.
Mặc dù bạn nên sử dụng tất cả các phần trên trong đề xuất, bạn có thể chọn và chọn những mục hữu ích nhất cho doanh nghiệp của mình. Và bạn luôn có thể thêm các phần bổ sung. Ý tưởng là rõ ràng để khách hàng muốn chọn bạn làm công việc thiết kế của họ.
Gợi ý hợp đồng và giá cả
Mặc dù đề xuất không phải là một hợp đồng nhưng nhiều vấn đề tương tự sẽ xuất hiện khi viết đề xuất. Và hãy nhớ rằng một hợp đồng là một phần rất quan trọng của freelancing. Trong thực tế, nếu bạn phải lựa chọn giữa việc viết một đề xuất và viết một hợp đồng, bạn nên luôn luôn chọn hợp đồng.