Cách chia sẻ tệp an toàn với mọi người
SharePoint Online, dịch vụ dựa trên đám mây do Microsoft lưu trữ, là một phần của gói Office 365, hoặc nó có thể được lấy dưới dạng phần bổ trợ cho Máy chủ SharePoint. Mối quan tâm chính trong các dịch vụ SharePoint Online mới và nâng cấp là cải thiện các cuộc hội thoại trực tuyến tương tác và giúp việc chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn và an toàn hơn khi di chuyển.
Nếu bạn đã là người dùng SharePoint Online, bạn có thể dự đoán các dịch vụ được nâng cấp. SharePoint Online hiện bao gồm việc sử dụng trên điện thoại di động và máy tính bảng và trải nghiệm xã hội liền mạch. Cũng được bao gồm trong Office 365 là OneDrive for Business, một phiên bản chuyên nghiệp của OneDrive để lưu trữ tài liệu trong đám mây cho phép bạn đồng bộ hóa với các tệp được lưu trữ trên máy tính hoặc máy chủ công ty của bạn.
Tổ chức quyền và người dùng trong nhóm
Quyền chia sẻ tài liệu trong SharePoint Online được thực hiện tốt nhất theo quyền truy cập của người dùng mong muốn. Các mức quyền cho SharePoint Online bao gồm:
- Khách truy cập - xem tài liệu trong trình duyệt
- Thành viên - chỉnh sửa hoặc đóng góp tài liệu
- Chủ sở hữu - có quyền kiểm soát hoàn toàn của trang SharePoint Online
Đối với khách truy cập tải xuống tài liệu, quyền phải bao gồm quyền truy cập "đọc".
Tên nhóm mới có thể được tạo để thiết lập một nhóm người dùng hoặc nhóm cộng tác cụ thể. "Các nhà thiết kế trang web", "tác giả" và "Khách hàng" là các ví dụ.
Chia sẻ tài liệu bên ngoài tổ chức của bạn
Người dùng bên ngoài thường là nhà cung cấp, nhà tư vấn và khách hàng bạn muốn chia sẻ tài liệu theo thời gian.
Chủ sở hữu SharePoint Online có quyền kiểm soát hoàn toàn có thể chia sẻ tài liệu với người dùng bên ngoài. Người dùng bên ngoài có thể được thêm vào Nhóm khách truy cập hoặc Thành viên để quản lý tốt hơn các quyền đối với việc chia sẻ tài liệu.
- Chia sẻ liên kết khách. Liên kết khách có thể được chia sẻ qua email để xem tài liệu từ thư viện tài liệu SharePoint Online. Để giảm thiểu rủi ro tài liệu sẽ được chia sẻ với bất kỳ ai khác, bạn có thể yêu cầu người dùng bên ngoài đăng nhập. Bước này yêu cầu bạn thiết lập những người trong nhóm quyền truy cập (hoặc người dùng không được cấp phép có quyền truy cập đọc) để đảm bảo liên kết khách không thể được mở bởi người dùng ẩn danh.
- Chia sẻ với các thành viên. Nếu người dùng bên ngoài của bạn có đăng ký Office 365 hoặc là thành viên của trang web của bạn, bạn có thể yêu cầu họ đăng nhập trước khi truy cập tài liệu được chia sẻ. Bước này giả định bạn đã thêm chúng vào nhóm quyền thành viên. Người dùng bên ngoài không có Microsoft Office có thể tải xuống tệp miễn là họ có quyền truy cập đọc.
- Chia sẻ liên kết công khai từ OneDrive for Business. OneDrive là vùng lưu trữ tài liệu nằm trong Office 365 nếu dịch vụ của bạn đã được nâng cấp. OneDrive được sử dụng tốt nhất để chia sẻ tệp với người dùng công cộng bên ngoài tách biệt với thư viện tài liệu SharePoint Online. OneDrive có thể được coi là phiên bản cuối cùng của tài liệu để xem công khai — chẳng hạn như đăng liên kết từ trang web hoặc blog. Thư viện tài liệu SharePoint Online của bạn có thể là nguồn, do đó hãy tạo một bản sao cho OneDrive để giúp bạn phân biệt hai khu vực, nếu bạn chọn sử dụng OneDrive theo cách này.
- Chia sẻ tài liệu trong tổ chức của bạn. Người dùng nội bộ là những người trong tổ chức của bạn hoặc các phòng ban khác. Thông thường bạn chia sẻ tài liệu khác nhau, tùy thuộc vào việc bạn làm việc và cộng tác trong một nhóm hay bạn đăng tài liệu trên mạng nội bộ để người khác xem trạng thái hiện tại của kiến thức hoặc phiên bản tài liệu.
- Chia sẻ với các thành viên. Sử dụng Office 365 với SharePoint Online cung cấp quyền truy cập vào Office Web Apps, dịch vụ nhẹ dựa trên trình duyệt mà bạn có thể sử dụng để tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trực tuyến. Người dùng có Microsoft Office có thể đồng bộ hóa tệp từ máy tính của họ với các tệp được lưu trữ trong SharePoint Online để chia sẻ với các thành viên. Ngoài ra, người dùng với Microsoft Office có thể đồng bộ hóa tệp và cặp từ SharePoint Online với máy tính hoặc thiết bị di động để hoạt động ngoại tuyến.
- Chia sẻ với những người không phải người. Giả sử không phải tất cả mọi người trong tổ chức của bạn có đăng ký Office 365, tài liệu có thể được chia sẻ tùy thuộc vào nhóm quyền. Ví dụ: những người không phải là các nhóm điều hành trong tổ chức của bạn có thể cần phải tiếp tục đánh giá thư viện tài liệu tiếp thị, nơi thông tin thị trường hoặc trải nghiệm của khách hàng được ghi lại trên thực địa.
- Chia sẻ từ OneDrive. Bạn có thể chia sẻ tệp với người dùng nội bộ từ OneDrive. Bạn có thể sử dụng OneDrive làm khu vực dàn dựng trước khi di chuyển tài liệu vào thư viện tài liệu SharePoint Online.