Ghi rõ chính sách của bạn
Mỗi người hoặc nhóm tham gia với một thỏa thuận làm việc từ xa nên biết chính xác những gì được mong đợi của họ và làm thế nào họ sẽ phải chịu trách nhiệm. Các chính sách làm việc từ xa nên bao gồm trách nhiệm của công ty, nhân viên, chủ lao động và nhân sự.
Một chính sách hiệu quả cần nêu rõ những điều sau đây:
- Bồi thường của Người lao động - Bồi thường của Người lao động được áp dụng miễn là người lao động đang làm công việc của mình và không sửa chữa nhà trong thời gian họ phải làm việc. Bồi thường của người lao động cũng chỉ áp dụng trong không gian làm việc được chỉ định. Nó không bao gồm toàn bộ nhà của công nhân từ xa.
- Tất cả các quy tắc làm việc tiêu chuẩn áp dụng - Làm thêm giờ, thời gian nghỉ vv Sau các quy tắc, nhân viên và nhân viên giám sát tại chỗ dễ dàng hơn khi biết nhân viên ở xa có sẵn. Không có cảm giác làm thêm giờ mà không được phê duyệt trước. Bạn sẽ không làm điều đó tại chỗ, vậy tại sao làm điều đó khi làm việc từ xa?
- Ai Cung cấp Bảo hiểm Thiết bị & Bảo hiểm - Chính sách làm việc từ xa phải nêu rõ ai đang cung cấp thiết bị. Công ty có thể cung cấp thiết bị cụ thể cần thiết cho nhân viên di động để hoàn thành chức năng công việc của họ. Công ty có trách nhiệm đảm bảo có bảo hiểm tại chỗ trên các mặt hàng này. Các mặt hàng mà công nhân từ xa tự mua phải được bao trả bởi bảo hiểm nhà riêng của họ.
- Chi phí công việc được hoàn trả - Xác định chi phí nào đang được hoàn lại như cước điện thoại thứ hai hoặc phí ISP hàng tháng . Các biểu mẫu cụ thể phải được yêu cầu để nhận tiền hoàn lại và sẽ được hoàn thành hàng tuần hoặc hàng tháng.
- Chi phí không hoàn lại - Chi phí này bao gồm chi phí cho các thay đổi được thực hiện cho nhà để cung cấp một không gian làm việc được chỉ định. Một công ty không nên trả tiền cho loại chi phí này.
- Chương trình làm việc từ xa là hoàn toàn tự nguyện - Một nhân viên không thể bị ép buộc vào một thỏa thuận làm việc từ xa . Điều này quan trọng đối với nhân viên phải rõ ràng; họ không bao giờ nên cảm thấy bị áp lực làm việc từ xa trừ khi mô tả công việc nêu rõ rằng vị trí liên quan đến công việc từ xa - chẳng hạn như bán hàng bên ngoài.
- Giờ làm việc Bạn không nên làm việc nhiều hơn hoặc ít giờ hơn nếu bạn ở tại chỗ. Là một công nhân từ xa, nếu bạn đang nghỉ ngơi và không làm việc cùng giờ bạn sẽ làm việc tại chỗ, điều đó sẽ chỉ đánh bại mục đích của việc sắp xếp công việc từ xa và khiến bạn mất đặc quyền làm việc từ xa. Bạn thậm chí có thể mất việc vì thất bại trong việc làm công việc của mình một cách có thể chấp nhận được.
- Chấm dứt Thỏa thuận làm việc từ xa - Giải thích cách thỏa thuận có thể được chấm dứt, những gì phải được thực hiện - thông báo bằng văn bản hoặc bằng lời nói và lý do tại sao một thỏa thuận có thể bị chấm dứt.
- Các tác động về thuế của tiểu bang / tỉnh bang - Nếu làm việc ở tiểu bang / tỉnh khác từ chủ sử dụng lao động thì có nghĩa gì? - Luôn luôn tham khảo ý kiến chuyên gia thuế để được giải thích rõ hơn Nếu bạn có các khoản thuế được khấu trừ từ khoản thanh toán cho các lý do cụ thể của tiểu bang / tỉnh, bạn cần tìm hiểu ý nghĩa của việc làm việc ở một tiểu bang / tỉnh khác. Chuyên gia thuế có thể giúp bạn.
- Các vấn đề về Thuế của Văn phòng tại Nhà - Công nhân từ xa chịu trách nhiệm về bất kỳ vấn đề thuế nhà ở nào và phải trả các loại thuế thích hợp của họ. Tham khảo ý kiến chuyên gia thuế để biết thêm thông tin.
- Xác định công việc từ xa - Nói rõ ai đủ điều kiện cho công việc từ xa có thể loại bỏ rất nhiều thất vọng cho những người có thể muốn telecommute nhưng do bản chất của vị trí hoặc nhiệm vụ của họ có thể không. Tạo một danh sách các chức năng công việc phù hợp với công việc từ xa và các đặc điểm khiến người lao động từ xa thành công loại bỏ bất kỳ câu hỏi nào về việc chọn mục yêu thích.
- Lợi ích & Bồi thường - Tất cả các quyền lợi và bồi thường khác vẫn giữ nguyên. Công việc từ xa không thể được sử dụng như một lý do để thay đổi chúng. Bạn không thể trả một ai đó ít hơn để làm công việc của họ bởi vì họ không còn làm việc tại chỗ nữa.
- Bảo mật thông tin - Xác định cách công nhân từ xa sẽ chịu trách nhiệm giữ tài liệu và các tài liệu liên quan đến công việc khác an toàn tại địa điểm văn phòng nhà. Chỉ định rằng một tủ tập tin có khóa là bắt buộc là một phương pháp.
Các công ty thông minh sẽ xem xét chính sách làm việc từ xa của họ bởi luật sư của họ trước khi cung cấp cho tất cả nhân viên. Các công ty sử dụng một chương trình làm việc từ xa đặc biệt và không tạo ra một Chính sách có thể tự mở cho các tranh chấp về bất kỳ vấn đề nào nêu trên. Nó là giá trị thời gian và chi phí để tạo ra một chính sách với sự tham gia của nhân viên pháp lý để đảm bảo rằng không có dấu hỏi hoặc các khu vực màu xám trong Chính sách.
Chính sách làm việc từ xa nên được đăng nơi tất cả nhân viên có thể có quyền truy cập vào nó, trên Mạng nội bộ của Công ty và trên các bảng thông báo vật lý. Không nên hạn chế ai có thể truy cập thông tin.