Mẹo gọi hội nghị để cải thiện cuộc gọi của bạn

Các vấn đề gọi hội nghị âm thanh và cách xử lý chúng

Cuộc gọi hội nghị âm thanh có vẻ thú vị khi bạn nghĩ rằng những lợi ích mà họ mang lại cho doanh nghiệp hoặc cuộc họp xã hội của bạn. Nhưng khi bạn nghĩ về các vấn đề liên quan đến thiết lập của họ và chạy trơn tru, bạn sẽ sớm nhận ra rằng việc tham gia một hoặc giữ một vấn đề là khá khó khăn. Trong khi tổ chức một cuộc gọi hội nghị, có một số vấn đề bạn phải đưa vào kế hoạch của mình, để tránh những vấn đề có thể làm cho nó thất bại.

1. Tiếng ồn nền

Đây là bất kỳ tiếng ồn nào phát ra từ người tham gia ngoài tiếng nói của họ, như tiếng ồn của ghế, người trò chuyện phía sau, tiếng ồn máy móc, tiếng ồn giấy ... Bạn nhận được những tiếng ồn này chủ yếu với những người tham gia sử dụng VoIP . các micrô sắp xếp, trong khi VoIP hoạt động với micrô do thiết bị tạo ra hợp lý hơn. Một ví dụ là hệ thống mảng micrô bạn có hầu hết các máy tính xách tay mới nhất. Một số người tham gia hội nghị bằng thiết bị rảnh tay.

Cách duy nhất để khắc phục tình trạng này là làm cho những người tham gia nhận thức được sự xáo trộn mà họ đang gây ra, được thực hiện tốt nhất thông qua giao tiếp trước cuộc gọi hội nghị. Ví dụ, với tư cách là người tổ chức, bạn có thể muốn lưu hành một email trên các nghi thức cho một cuộc gọi hội nghị trước phiên.

2. Echo

Tiếng vang có thể là một phần của tiếng ồn xung quanh, nhưng nó là kỹ thuật hơn thế. Một người nào đó tham gia vào cuộc gọi hội nghị có thể có điều kiện với điện thoại của họ hoặc có thể đang sử dụng điện thoại thiếu tính năng hủy bỏ tiếng vọng. Đọc thêm về cách ngừng sản xuất tiếng vọng .

Ai đó với tiếng vọng thường được yêu cầu gác máy. Vì vậy, một lần nữa, nhận thức đúng về một số vấn đề kỹ thuật với các điện thoại và các thiết bị khác được sử dụng trong một cuộc gọi hội nghị là quan trọng trước.

3. Quản lý hiện diện

Trong cuộc gọi hội nghị âm thanh, bạn sẽ chỉ sử dụng một trong các giác quan của mình: thính giác của bạn. Bạn sẽ không nhìn thấy những người bạn đang nói chuyện hoặc nghe. Điều này có nghĩa là trừ khi bạn theo dõi từng mục nhập và thoát trong cuộc gọi hội nghị của mình, bạn có thể không biết về sự hiện diện trong khán giả của bạn một lần vào sâu trong hội nghị.

Vấn đề này đã không có giải pháp cho đến nay cho hội nghị âm thanh, cho đến khi sự phát triển của các công cụ cho phép một số lượng nhất định của sự hiện diện quản lý. Công cụ đầu tiên cho điều này là UberConference, nơi bạn có thể thấy ai đang nói chuyện khi họ làm, ai ở đây và ai không, và cứ thế. Một số công cụ như vậy đã được cắt lên gần đây, một số công cụ có giao diện trực quan thú vị đại diện cho người tham gia bằng các biểu tượng.

4. Nhạc chờ

Mọi người thường chú rể giao diện điện thoại của họ cho các cá nhân, nhưng không bao giờ cho các cuộc gọi hội nghị. Trong khi nó có thể là tốt đẹp cho một ai đó đã được đưa vào giữ để nghe một số âm nhạc, nó chắc chắn sẽ được phiền toái trong một cuộc gọi hội nghị. Một số người tham gia có thể tạm dừng hội nghị trong khi tham dự một số cuộc gọi hoặc nhiệm vụ khác, qua đó bổ sung thêm bầu không khí vào buổi hội thảo. Ở đây một lần nữa, chiến dịch nâng cao nhận thức đạo đức sơ bộ sẽ có giá trị.

5. Lãnh đạo

Trong một số trường hợp, nếu một nhóm không có một nhà lãnh đạo, sự hỗn loạn sẽ dẫn đến. Điều này có khả năng xảy ra trong một hội nghị, đặc biệt là một vấn đề liên quan đến các vấn đề hợp lý, nơi không có một người nào nắm giữ dây cương. Nhà lãnh đạo đó nên đảm bảo rằng mọi người được dành nhiều thời gian để nói ra và cần chú ý. Họ cũng sẽ có thể làm cho mọi thứ trở lại đúng hướng nên có xung đột lạc hậu hoặc hết sức.

6. Tài liệu và tài liệu

Nhiều hội nghị, đặc biệt là các hội nghị kinh doanh, liên quan đến tài liệu tham khảo, tài liệu, công cụ. Việc phổ biến thông tin như vậy gây ra một số người tham gia vào bóng tối ở một số điểm nhất định, do đó gây ra sự không quan tâm. Do đó, cần chú ý để phổ biến các thông tin và tài liệu cần thiết cho mọi bên được yêu cầu trước khi hội nghị bắt đầu. Cách khác, và tốt hơn là sử dụng các công cụ cộng tác trực tuyến, nơi tham chiếu đến tài liệu và các tài liệu khác sẽ không chỉ thụ động, mà còn có thể có năng suất hoạt động trong phiên làm việc trực tuyến.

7. Chất lượng thoại kém

Tôi không đề cập đến giọng nói của ai đó bị đau họng ở đây, mà là tiếng nói của ai đó sử dụng dịch vụ điện thoại cung cấp chất lượng cuộc gọi kém. Điều này xảy ra thường xuyên với dịch vụ VoIP, phụ thuộc vào một số yếu tố nhất định, bao gồm băng thông , codec được sử dụng, điện thoại và các thiết bị khác được sử dụng. Không may là bạn không thể làm được gì nhiều nếu bạn là người tổ chức hội nghị hoặc nhà tổ chức. Người tham gia bị chất lượng thoại kém cần phải cải thiện mọi thứ.