Thật dễ dàng để đọc email và nhấn vào thư trả lời ở mọi nơi. Tuy nhiên, nó có thể phấn khởi, không cần phải làm vậy.
Bạn cũng có thể hỏi người gửi về sự tha thứ của họ ngay lập tức, và qua email, với tính năng tự động trả lời "vắng mặt". Outlook dành cho Mac cung cấp hai loại: một cho các tài khoản Exchange có các thư trả lời tự động đến từ máy chủ và một cho chính nó đối với bất kỳ loại tài khoản email nào.
Thiết lập Tự động trả lời khi nghỉ phép trong Outlook cho Mac sử dụng Exchange
Để tài khoản Exchange của bạn tự động trả lời thư mới (ngay cả khi Outlook cho Mac không chạy):
- Chọn công cụ | Hết Office ... từ trình đơn trong Outlook dành cho Mac.
- Đảm bảo chọn Gửi tin nhắn văn phòng .
- Nhập tin nhắn mong muốn trong Trả lời tin nhắn với:
- Bao gồm khi nào - hoặc nếu - người gửi thư cho bạn khi bạn vắng mặt có thể mong đợi một câu trả lời cá nhân. Đây có thể là một lúc sau khi bạn quay trở lại.
- Đảm bảo các tùy chọn khác hiển thị.
- Nếu bạn biết khi nào bạn sẽ không rảnh:
- Hãy chắc chắn rằng tôi ra khỏi văn phòng giữa .
- Nhập ngày và giờ bạn sẽ để lại email dưới Ngày bắt đầu:.
- Nhập ngày và thời gian bạn sẽ quay lại trong Ngày kết thúc:.
- Để Exchange gửi tin nhắn không chỉ cho những người trong tổ chức của bạn:
- Đảm bảo gửi trả lời bên ngoài công ty của tôi tới: được chọn.
- Chọn Danh bạ chỉ trong danh bạ hoặc Bất kỳ ai bên ngoài công ty của tôi .
- Nhập thông báo mong muốn cho thư trả lời ngoài văn phòng cho người gửi bên ngoài tổ chức của bạn dưới Trả lời một lần cho mỗi người gửi bên ngoài công ty của tôi với:.
- Ví dụ: bạn có thể bỏ qua chi tiết liên hệ trong tin nhắn này cho thế giới.
- Nhấp vào OK .
Thiết lập Tự động trả lời Tự động Nghỉ trong Office trong Outlook cho Mac bằng Tài khoản Email Khác
Để Outlook cho Mac tự động trả lời tin nhắn miễn là nó đang chạy và tìm nạp thư cho các tài khoản khác ngoài Exchange:
- Chọn công cụ | Quy tắc ... từ trình đơn trong Outlook dành cho Mac.
- Chuyển đến danh mục IMAP hoặc POP tùy thuộc vào tài khoản mà bạn đang thiết lập trả lời tự động ngoài văn phòng.
- Nhấp vào + .
- Nhập "Tự động trả lời vắng mặt" dưới tên Quy tắc:.
- Đảm bảo tất cả các tiêu chí được đáp ứng được chọn trong If .
- Chọn Tất cả thư làm tiêu chí duy nhất.
- Để chỉ gửi trả lời tự động cho những người trong sổ địa chỉ của bạn, hãy làm cho tiêu chí đọc Từ Là một liên hệ .
- Trong phần Sau , chọn Trả lời làm tác vụ đầu tiên.
- Nhấp vào Trả lời văn bản… .
- Nhập trả lời mong muốn cho trả lời tự động ngoài văn phòng của bạn.
- Nhấp vào OK .
- Tùy chọn, đánh dấu hành động thứ hai trong danh sách ( Đặt danh mục Không có ) và nhấp vào Xóa hành động .
- Đảm bảo Không áp dụng các quy tắc khác cho các thư đáp ứng các tiêu chí này không được chọn.
- Hãy chắc chắn rằng Enabled được chọn.
- Nhấp vào OK .
- Nếu bạn có các quy tắc khác, hãy sử dụng nút mũi tên lên màu xanh lam để đảm bảo quy tắc "Tự động trả lời vắng mặt" mới đến sớm đủ để áp dụng cho tất cả thư mong muốn. (Ví dụ: bạn có thể gửi hoặc xóa một số thư nhất định nhưng có tự động trả lời trước khi các quy tắc phân loại thư và sẽ ngừng xử lý tiếp các thư này).
- Lặp lại thiết lập quy tắc giống hệt POP (hoặc IMAP ) nếu bạn cũng có tài khoản thuộc loại khác.
- Đóng cửa sổ Quy tắc .
Để vô hiệu hóa quy tắc tự động trả lại ngoài văn phòng trong Outlook cho Mac:
- Chọn công cụ | Quy tắc… từ trình đơn
- Đánh dấu POP hoặc IMAP , tùy thuộc vào nơi bạn thiết lập trả lời tự động.
- Đảm bảo quy tắc "Tự động trả lời vắng mặt" không được chọn.
- Bạn có thể dễ dàng kích hoạt lại quy tắc bằng cách kiểm tra nó.
- Đóng cửa sổ Quy tắc .