Làm sạch Thùng rác và Email IMAP khác trong MS Outlook
Windows có Recycle Bin, nhà bếp của bạn có thùng rác và Outlook có thư mục Deleted Items để loại bỏ các mục cũ và thừa. Tuy nhiên, đây không phải là trường hợp với các tài khoản email IMAP .
Nếu bạn "xóa" thư trong tài khoản IMAP đang được truy cập qua Outlook, không phải là nó bị xóa ngay lập tức và Outlook cũng không chuyển nó vào thư mục Mục đã xóa .
Thay vào đó, các thư này được đánh dấu đơn giản để xóa. Outlook thường sẽ chỉ ra rằng bằng cách tô xám chúng ra, nhưng những thông điệp này đôi khi ẩn trên mục đích vì bạn không thực sự cần phải nhìn thấy chúng. Tuy nhiên, bạn phải "thanh lọc" email đã mất một nửa để xóa chúng khỏi máy chủ.
Lưu ý: Để tránh phải thực hiện việc này, bạn có thể thiết lập Outlook để tự động xóa các thư đã xóa .
Làm thế nào để xóa thư đã xóa trong Outlook
Dưới đây là cách để Outlook ngay lập tức và xóa vĩnh viễn các thư được đánh dấu để bị xóa trong tài khoản email IMAP:
Outlook 2016 và 2013
- Mở dải FOLDER từ phía trên cùng của Outlook. Nhấp vào nó nếu bạn không thể nhìn thấy ribbon.
- Nhấp vào Thanh lọc từ phần Dọn sạch .
- Chọn một tùy chọn thích hợp từ trình đơn thả xuống.
- Nhấp vào Xoá Mục được Đánh dấu trong Tất cả Tài khoản để loại bỏ các thư đã xóa khỏi tất cả các tài khoản IMAP, nhưng bạn có thể, tất nhiên, chọn chỉ thanh lọc thư trong thư mục đó hoặc tài khoản email nếu bạn muốn.
Outlook 2007
- Mở menu Chỉnh sửa .
- Chọn Purge .
- Chọn Purge Marked Items trong All Accounts hoặc chọn mục menu tương ứng với thư mục hoặc tài khoản đó.
Outlook 2003
- Nhấp vào menu Chỉnh sửa .
- Chọn Xóa thư đã xóa . Hãy nhớ rằng lệnh này chỉ xóa các mục đã xóa khỏi thư mục hiện tại.
- Nhấp vào Có .
Làm thế nào để thực hiện một mục trình đơn Ribbon cho tẩy email
Thay vì luôn sử dụng các nút menu này để xóa các thư, hãy xem xét tùy chỉnh menu ribbon.
Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào ruy-băng và chọn Tùy chỉnh ruy-băng .... Từ trình đơn thả xuống Tất cả các lệnh , thêm bất kỳ tùy chọn thanh lọc nào vào menu bằng cách chọn nó và chọn Thêm >> .
Các tùy chọn của bạn bao gồm mọi thứ có thể truy cập thông qua menu ở các bước trên, như Purge, Purge Marked Items trong All Accounts, Purge Marked Items trong tài khoản hiện tại, Purge Marked Items trong Folder hiện tại và Purge Options.
Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không xóa các email này?
Nếu bạn không xóa các thư này thường xuyên, có thể tài khoản email trực tuyến của bạn sẽ thu thập quá nhiều thư chưa được xóa này và về cơ bản sẽ điền vào tài khoản của bạn. Từ quan điểm của máy chủ email, các tin nhắn vẫn tồn tại.
Một số tài khoản email không cho phép nhiều dung lượng lưu trữ, trong trường hợp bỏ qua để xóa các email đã xóa sẽ nhanh chóng vượt quá dung lượng lưu trữ được phép của bạn và có thể ngăn bạn nhận thư mới.
Trong khi những người khác cung cấp cho bạn nhiều dung lượng lưu trữ, nó vẫn có thể từ từ tăng lên theo thời gian nếu bạn không thực sự xóa các email khỏi máy chủ mà bạn yêu cầu xóa khỏi Outlook.