Thiết lập thư trả lời tự động ngoài văn phòng trong Outlook và chương trình sẽ trả lời bất kỳ thư email mới nào bạn nhận được khi bạn vắng mặt.
Lấy email của bạn với bạn thật dễ dàng; Điều gì là cứng là rời bỏ nó đằng sau
Bất cứ nơi nào bạn đi, tất cả các email của bạn với bạn trong một gói nhỏ, tiện dụng là dễ dàng. Để lại nó phía sau trên một máy tính to lớn, cồng kềnh là điều khó khăn và thường là điều lành mạnh để làm.
Nếu bạn khao khát sự tỉnh táo, Outlook sẵn sàng trợ giúp: trong khi bạn đi nghỉ từ email hàng ngày, Outlook sẽ tự động trả lời các tin nhắn gửi đến— gánh lấy gánh nặng đó khỏi vai bạn, ngay cả sau khi bạn quay trở lại.
Tất nhiên, Outlook không bao giờ có thể trả lời một cách mạch lạc, súc tích và súc tích như bạn có thể, nhưng nó sẽ phản ứng tích cực, cho phép người gửi biết rằng bạn đang ở ngoài văn phòng, có thể khi bạn quay trở lại, và liệu họ có nên theo lên sau đó (nếu vẫn còn liên quan) hoặc hướng họ đến một liên hệ khác cho những vấn đề cần phản hồi ngay lập tức.
Thiết lập Tự động trả lời khi nghỉ phép trong Outlook cho tài khoản POP và IMAP
Để thiết lập trả lời tự động trong Outlook cho tài khoản email IMAP hoặc POP (cho Exchange, xem thêm bên dưới), trước tiên hãy thiết lập thư được sử dụng cho thư trả lời:
- Tạo một tin nhắn mới (nhấp vào Email mới ) trong Outlook.
- Nhập Chủ đề và tin nhắn mong muốn cho Outlook của bạn tự động trả lời văn phòng.
- Nếu có thể và có liên quan, hãy bao gồm khi mọi người gửi thư, bạn có thể mong đợi một câu trả lời cá nhân, hoặc liệu họ có nên trông đợi một câu trả lời hay không. Đây có thể là một lúc sau khi bạn quay trở lại.
- Bạn cũng có thể thêm Cc: và Bcc: người nhận để nhận bản sao của từng trả lời tự động.
- Nếu bạn thiết lập Outlook out-office tự động trả lời được gửi để phản hồi tất cả thư đến (thay vì chỉ thư từ các liên hệ được chọn), hãy tính đến việc tiết lộ quá nhiều thông tin tự do gây ra rủi ro .
- Nhấp vào Tệp (hoặc TẬP_TIN ).
- Chọn Save As trên trang tính xuất hiện.
- Đảm bảo Mẫu Outlook được chọn trong Lưu dưới dạng:.
- Theo tùy chọn, hãy nhập tên mẫu bên dưới Tên tệp: (Outlook đã chọn chủ đề của mẫu theo mặc định).
- Nhấp vào Lưu .
Tiếp tục tạo quy tắc tự động trả lời tự động trong Outlook:
- Bấm Tệp (hoặc TẬP_TIN ) trong dạng xem Thư của Outlook.
- Đảm bảo danh mục Thông tin đang mở.
- Nhấp vào Quản lý quy tắc & cảnh báo trong Thông tin tài khoản .
- Đảm bảo bạn đang ở trên tab Quy tắc E-mail trong cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo .
- Bây giờ hãy chắc chắn rằng tài khoản mà bạn muốn tạo phản hồi kỳ nghỉ được chọn trong Áp dụng thay đổi cho thư mục này:.
- Bạn có thể dễ dàng áp dụng quy tắc cho tất cả tài khoản của mình; xem bên dưới, bước 21.
- Nhấp vào Quy tắc mới ...
- Đảm bảo Áp dụng quy tắc trên thư tôi nhận được chọn trong Bắt đầu từ quy tắc trống .
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Đảm bảo Vị trí tên của tôi trong hộp Đến được chọn trong Bước 1: Chọn (các) điều kiện .
- Bạn có thể bỏ chọn tất cả các hộp và làm cho Outlook trả lời tự động trả lời cho tất cả thư đến hoặc bạn có thể kiểm tra Tên của tôi ở đâu trong hộp Đến hoặc Cc để bao gồm các email mà bạn là người nhận Cc: người nhận.
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Đảm bảo trả lời bằng mẫu cụ thể được chọn trong Bước 1: Chọn (các) hành động .
- Nhấp vào một mẫu cụ thể trong Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc (nhấp vào giá trị được gạch dưới) .
- Đảm bảo Mẫu người dùng trong Hệ thống tệp được chọn trong Tìm trong:.
- Đánh dấu khuôn mẫu đã tạo trước đó.
- Nhấp vào Mở .
- Bây giờ nhấp vào Tiếp theo> .
- Hãy chắc chắn rằng ngoại trừ nếu nó là một trả lời tự động được kiểm tra theo Bước 1: Chọn ngoại lệ (s) (nếu cần thiết) .
- Nhấp vào Tiếp theo> .
- Nhập tên mong muốn cho bộ lọc tự động trả lời của bạn trong Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này .
- Đảm bảo rằng Bật quy tắc này được chọn để bật trả lời tự động cùng một lúc; bạn có thể bỏ chọn Bật quy tắc này , tất nhiên và chỉ tương tác tự động khi cần.
- Để bật bộ lọc bất kỳ lúc nào, hãy mở cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo như trên và đảm bảo quy tắc trả lời thư đang kiểm tra trên tab Quy tắc E-mail .
- Theo tùy chọn, hãy bật Tạo quy tắc này trên tất cả các tài khoản .
- Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các bộ lọc có thể không hoạt động với các loại tài khoản nhất định (mà Outlook sẽ không tạo chúng ngay cả khi hộp này được chọn).
- Nhấp vào Kết thúc .
- Nhấp vào OK .
Tắt Quy tắc phản hồi kỳ nghỉ của Outlook
Để tắt phản hồi tự động ngoài văn phòng, bạn đã thiết lập (và bật) trong Outlook:
- Chọn Tệp (hoặc TẬP_TIN ) trong chế độ xem Thư của Outlook.
- Chuyển đến danh mục Thông tin .
- Nhấp vào Quản lý Quy tắc & Cảnh báo (bên cạnh Quy tắc và Cảnh báo ).
- Đảm bảo chọn tab Quy tắc E-mail .
- Chọn tài khoản mà bạn muốn vô hiệu hóa tính năng tự động trả lời được chọn trong Áp dụng thay đổi cho thư mục này : ( Bạn sẽ cần tắt phản hồi kỳ nghỉ cho từng tài khoản riêng biệt).
- Đảm bảo quy tắc tự động trả lời bạn đã tạo để bật trả lời không được chọn trong danh sách quy tắc.
- Nhấp vào OK .
Một giải pháp thay thế: Tiện ích bổ sung của Outlook Vacation Responder
Thay vì thiết lập quy tắc trong Outlook theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng công cụ như Email Responder (FreeBusy) hoặc Trình quản lý trả lời tự động. Những công cụ này thường cũng rất thông minh về việc gửi các thư trả lời tự động cần thiết.
Do có tính đến Outlook chính nó sẽ chỉ gửi trả lời tự động cho mỗi địa chỉ một lần mỗi phiên; phản hồi tự động thứ hai chỉ có thể được gửi sau khi Outlook được đóng và mở lại. Ngoài ra, Outlook sẽ không tự động trả lời người gửi với hai thông điệp khác nhau.
Thiết lập Tự động trả lời khi nghỉ phép trong Outlook cho tài khoản Exchange
Nếu bạn sử dụng Outlook với tài khoản Exchange, bạn có thể thiết lập trả lời tự động ở ngoài văn phòng trực tiếp tại máy chủ:
- Nhấp vào TẬP_TIN trong cửa sổ chính của Outlook.
- Mở danh mục Thông tin .
- Nhấp vào Trả lời tự động .
- Đảm bảo chọn Trả lời tự động được chọn.
- Để tự động trả lời tự động và tự động dừng:
- Đảm bảo Chỉ gửi trong khoảng thời gian này: được chọn.
- Chọn ngày và giờ mong muốn để bắt đầu tự động trả lời trong Thời gian bắt đầu:.
- Chọn ngày và giờ kết thúc mong muốn trong Thời gian kết thúc:.
- Nhập tin nhắn trả lời tự động ngoài văn phòng của bạn bên dưới Tổ chức của tôi .
- Email này sẽ được gửi tới mọi người tại công ty của bạn.
- Để gửi trả lời tự động cho những người bên ngoài công ty của bạn:
- Mở tab Tổ chức của tôi bên ngoài .
- Đảm bảo trả lời tự động cho những người bên ngoài tổ chức của tôi được kiểm tra nếu bạn đồng ý với các rủi ro bảo mật liên quan .
- Nhập tin nhắn được gửi đến những người bên ngoài công ty của bạn.
- Nhấp vào OK .
Để duy trì trả lời ngoài văn phòng tập trung hơn trên máy chủ Exchange (bao gồm các mẫu có các trường được hợp nhất với Thư mục Họat động), bạn có thể dùng thử Trình quản lý Văn phòng của Symprex.
(Được thử nghiệm với Outlook 2013 và Outlook 2016)