Cách thiết lập và sử dụng chữ ký email trong thư cho Windows

Bao gồm cách giải quyết để sử dụng HTML và hình ảnh

Mail for Windows 10 cho phép bạn thiết lập chữ ký email cho mỗi tài khoản và bạn cũng có thể đánh dấu nó bằng cách sử dụng chữ ký HTML.

Tại sao email nên kết thúc bằng chữ ký

Nhìn vào bất kỳ email nào bạn nhận được - kết thúc đột ngột. Điều đó có khiến bạn bị lúng túng một chút không? Dường như nó có vẻ không thân thiện? Bạn có tự hỏi liệu bạn có nhìn thấy tất cả các email có nghĩa là phải không?

Trong sự bối rối, có một điều rõ ràng: một email không có chữ ký ở đuôi của nó chưa kết thúc tốt đẹp. Nó đã không kết thúc tốt bởi vì nó không, theo một cách nào đó, kết thúc ở tất cả.

Nếu bạn muốn kết thúc email của mình và muốn kết thúc tốt, Mail for Windows có thể giúp bạn mạnh mẽ: tính năng chữ ký đơn giản của nó tự động thêm một vài dòng văn bản hoàn thiện vào bất kỳ email nào (có thể là thư mới, trả lời hoặc chuyển tiếp) ) bạn viết.

Lưu ý rằng Mail for Windows là chương trình email của Microsoft dành cho các phiên bản máy tính để bàn và máy tính bảng của Windows 10 (không phải Windows 10 di động); nó khác với Outlook cho Windows (bạn có thể thiết lập chữ ký email , tất nhiên) cũng như Windows Live Mail và Windows Mail ( cho phép bạn tạo chữ ký ).

Cách tạo kiểu chữ ký email của bạn

Bạn không muốn quá nhiều của một điều tốt, hoặc, tất nhiên.

Hình ảnh chữ ký đó là cách lâu hơn bất kỳ email hợp lý nên được một mình và chứa 3 lần như nhiều màu sắc khác nhau và kiểu phông chữ như hình ảnh; nghĩ về mùa thứ mười của sitcom, bạn yêu thích cho đến khoảng giữa mùa 3.

Vì vậy, nó là tốt nhất để dính vào

• một vài dòng văn bản,
• kiểu văn bản đơn giản và
• vài màu có độ tương phản cao cũng như
• một hình ảnh hoặc logo nhỏ.

Thêm chữ ký vào thư cho Windows (và thoát khỏi & # 34; Gửi từ Mail cho Windows 10 & # 34;)

Để thay đổi chữ ký được thêm vào email trong Mail for Windows 10:

1. Nhấp hoặc chạm vào biểu tượng bánh răng Cài đặt ( ⚙️ ) trong góc dưới bên trái của Mail for Windows.
2. Mở phần Chữ ký .
3. Đảm bảo sử dụng chữ ký email là Bật .
   • Nếu bạn có nhiều tài khoản email được thiết lập trong Mail dành cho Windows, bạn có thể thiết lập chữ ký riêng cho từng tài khoản — xem bên dưới — hoặc sử dụng cùng một chữ ký trên các tài khoản của bạn.
4. Nhập chữ ký email bạn muốn vào trường văn bản.
   • Các văn bản mặc định được thiết lập bởi Microsoft là "Gửi từ Mail cho Windows 10"; ghi đè lên văn bản này để thay đổi nó - hoặc giữ nó, tất nhiên.
   • Thư cho Windows 10 sẽ không thêm dấu phân cách chữ ký email tiêu chuẩn truyền thống. Tuy nhiên, bạn có thể tự làm như vậy: thêm "-" (hai dấu gạch ngang theo sau là ký tự trắng) làm dòng đầu tiên của chữ ký của bạn.
   • Tốt nhất là giới hạn chữ ký email của bạn với một số 4 hoặc 5 dòng văn bản.
5. Nhấp vào bất kỳ đâu bên ngoài ngăn cấu hình Mail for Windows.

Mail for Windows sẽ tự động thêm chữ ký của bạn vào bất kỳ email nào bạn soạn. Khi bạn bắt đầu một tin nhắn mới, văn bản chữ ký sẽ xuất hiện ở phía dưới, và bạn nên nhập tin nhắn phía trên nó; khi bạn trả lời email hoặc chuyển tiếp, văn bản của chữ ký sẽ xuất hiện trước thư gốc, được trích dẫn và bạn cũng có thể nhập tin nhắn của mình lên trên đó.

Sử dụng chữ ký khác nhau cho tài khoản email của bạn trong thư cho Windows

Để tạo chữ ký đặc biệt cho tài khoản email trong Mail for Windows 10:

1. Sử dụng biểu tượng bánh răng Cài đặt ( ⚙️ ) trong Mail for Windows.
2. Mở danh mục Chữ ký .
3. Đảm bảo rằng Áp dụng cho tất cả tài khoản không được chọn.
4. Bây giờ hãy chắc chắn rằng tài khoản mà bạn muốn thay đổi chữ ký email được chọn trong Chọn một tài khoản .
   1. Mail for Windows 10 sẽ liệt kê các tài khoản có tên của chúng. Nếu bạn đã đi kèm với tên mặc định được đề xuất khi bạn thêm các tài khoản email đó, điều này có thể giúp bạn xác định tài khoản mong muốn (địa chỉ email nào thuộc về "Outlook 2", sau khi tất cả và "Outlook"?).
   2. May thay, thay đổi tên tài khoản thành một cái gì đó dễ nhận biết - "Nhà riêng" và "Cơ quan", hoặc địa chỉ email của tài khoản — thật dễ dàng:
      1. Nhấp hoặc nhấn < trong cửa sổ Tùy chọn chữ ký .
   3. Bây giờ, hãy chọn Quản lý tài khoản .
   4. Nhấp vào một tài khoản trong Chọn tài khoản để chỉnh sửa cài đặt. để thay đổi tên của nó.
   5. Nhập tên mới mong muốn trong Tên tài khoản .
   6. Nhấp vào Lưu .
   7. Lặp lại ba bước trước đó cho tất cả các tài khoản có tên bạn muốn thay đổi.
   8. Bây giờ hãy nhấp vào < trong cửa sổ Quản lý tùy chọn tài khoản .
   9. Chọn Chữ ký để trở về cài đặt chữ ký.

1. Đảm bảo sử dụng chữ ký email là Bật .
2. Nhập (hoặc chỉnh sửa) chữ ký email cụ thể của tài khoản trong trường văn bản.
   • Xem ở trên để biết các gợi ý về nội dung và định dạng chữ ký của bạn.
   • Chữ ký cho tài khoản công việc có thể khác với chữ ký email cá nhân; chữ ký nghề có thể bao gồm số điện thoại công việc của bạn, ví dụ, hoặc người liên hệ khi bạn không thể liên lạc được.
3. Nhấp vào bên ngoài ngăn cấu hình chữ ký của Mail for Windows.

Tôi có thể sử dụng HTML, định dạng và hình ảnh (Logo) trong thư của tôi cho Windows 10 chữ ký không?

Thật không may, Mail for Windows 10 chỉ hỗ trợ chữ ký thuần .

Điều đó có nghĩa là bạn có thể sử dụng văn bản trong chữ ký của mình trong thực tế bất kỳ ngôn ngữ nào kể cả dấu chấm câu, tất nhiên và biểu tượng cảm xúc (xem bên dưới).

Nếu bạn dán văn bản được định dạng vào trường chỉnh sửa chữ ký (xem ở trên), Mail for Windows sẽ chỉ chuyển đổi văn bản đó thành văn bản thuần túy. Mọi định dạng sẽ bị mất.

Giải pháp cho thư cho Windows không hỗ trợ chữ ký và hình ảnh HTML là gì?

Nếu bạn muốn xem và hiển thị nhiều hơn trong chữ ký email của mình ngoài văn bản thuần túy, bạn có thể thực hiện, các tùy chọn bị giới hạn với Mail for Windows. Không có nghĩa là bạn không có tùy chọn nào cả, hoặc ít nhất là cách để hạn chế Mail.

Để bao gồm một số định dạng trong chữ ký Mail for Windows 10 của bạn, bạn có ít nhất ba tùy chọn:

1. Sử dụng định dạng văn bản thuần trong thư của bạn cho chữ ký Windows

Bạn có thể biến văn bản thuần túy thành định dạng cho chữ ký của bạn.

Đơn giản, gợi ý định dạng bằng dấu chấm câu có thể khá hiệu quả - và nó hoàn toàn phù hợp với cả sự nhấn mạnh của Mail for Windows về chữ ký thuần túy và có thể là sở thích của người nhận đối với văn bản thuần túy.

Định dạng văn bản thuần túy mà bạn có thể thêm bao gồm:

• * bold * —stars để đề xuất nhấn mạnh thông qua văn bản in đậm
• / in nghiêng / dấu gạch ngang để gợi ý khi in nghiêng
• _underline_ —như để bắt chước văn bản gạch dưới
• | # - —bán, thẻ bắt đầu bằng # và ký tự gạch ngang, trong số các ký tự khác, để vẽ đường kẻ; bạn có thể nhận được văn bản chữ ký của bạn trong một hộp ...

Các ký tự định dạng có thể được áp dụng cho các cụm từ và các dòng ngoài việc áp dụng chúng cho các từ riêng lẻ (hoặc một phần của các từ), tất nhiên.

Để làm cho định dạng mạnh mẽ, bạn có thể lặp lại các ký tự định dạng văn bản thuần túy, như trong ** ví dụ này **.

2. Bao gồm các ký tự Emoji trong thư của bạn cho chữ ký email của Windows

Biểu tượng cảm xúc — biểu tượng mặt cười và biểu tượng — là một cách đơn giản, thú vị và hiệu quả để thêm gia vị cho các chữ ký email văn bản thuần túy của Mail for Windows 10.

Để thêm dấu gạch ngang của màu sắc và biểu thức (không phải để nói về việc lưu các ký tự và khoảng trống quá nhỏ trong chữ ký), bạn có thể thêm các ký tự biểu tượng cảm xúc vào chữ ký văn bản thuần túy của mình trong Mail for Windows.

Bạn có thể sử dụng trình soạn thảo thư của Mail cho Windows để thêm biểu tượng cảm xúc:

1. Bắt đầu một tin nhắn mới trong Mail for Windows; nhấp vào + hoặc nhấn Ctrl-N , chẳng hạn.
2. Đảm bảo tài khoản có chữ ký bạn muốn thay đổi — nếu bạn đã thiết lập chữ ký cho mỗi tài khoản — được chọn trong Từ:.
3. Thêm ký tự biểu tượng cảm xúc vào chữ ký trong email như mong muốn bằng cách sử dụng thay thế văn bản tự động: :-) sẽ thu gọn thành một khuôn mặt tươi cười, ví dụ : -D trở thành cười cười và <3 biến thành ❤️. Hãy chắc chắn rằng bạn làm theo các văn bản đơn giản cười với một ký tự khoảng trắng.
4. Đánh dấu chữ ký đã chỉnh sửa bao gồm biểu tượng cảm xúc mới được thêm vào.
5. Nhấn Ctrl-C .
6. Nhấp vào biểu tượng bánh răng Cài đặt trong Thư dành cho Windows.
7. Mở danh mục Chữ ký .
8. Nếu bạn sử dụng chữ ký khác nhau cho các tài khoản khác nhau, hãy đảm bảo tài khoản mong muốn được chọn trong Chọn tài khoản .
9. Nhấp vào trường nhập chữ ký.
10. Đảm bảo tất cả văn bản trong đó được tô sáng.
    • Nhấn Ctrl-A nếu không.
11. Bây giờ nhấn Ctrl-V để dán văn bản chữ ký mới vừa sao chép.
12. Nhấp lại vào ngăn thành phần thư.
13. Giờ hãy nhấp vào Hủy .
14. Nếu bạn được nhắc, hãy nhấp vào Hủy một lần nữa trong Hủy thư nháp? .

Bạn cũng có thể nhập các ký tự biểu tượng cảm xúc trực tiếp bằng bàn phím ảo trên Windows 10 :

1. Nhấp vào biểu tượng bánh răng Cài đặt trong Thư dành cho Windows.
2. Mở, như bây giờ có thể là phong tục, thể loại Chữ ký .
3. Đảm bảo tài khoản mong muốn được tô sáng trong Chọn tài khoản nếu bạn có chữ ký email được thiết lập theo tài khoản.
4. Nhấp vào trường chỉnh sửa chữ ký.
5. Đảm bảo rằng con trỏ nhập văn bản được đặt ở vị trí bạn muốn biểu tượng cảm xúc hoặc ký tự biểu tượng cảm xúc xuất hiện.
6. Nhấp vào nút Bàn phím cảm ứng trên thanh tác vụ Windows.
   • Nếu bạn không thấy nút Bàn phím cảm ứng , hãy nhấp vào một vùng trống của thanh tác vụ Windows bằng nút chuột phải và chọn Hiển thị nút bàn phím cảm ứng từ menu đã xuất hiện.
7. Bây giờ hãy nhấp vào nút biểu tượng cảm xúc trong bàn phím cảm ứng đã hiển thị.
8. Tìm và nhấp vào ký tự biểu tượng cảm xúc mong muốn để thêm nó vào chữ ký email Mail for Windows 10 của bạn.
9. Nhấp vào bên ngoài ngăn Cấu hình chữ ký để thoát cài đặt đó lưu chữ ký mới của bạn.

3. Sao chép và dán chữ ký HTML phong phú vào thư cho Windows

Để có đầy đủ, nếu có một chút kinh nghiệm về chữ ký HTML trong Mail cho Windows 10, bạn có thể lưu trữ chữ ký được định dạng phong phú của mình bên ngoài các tùy chọn chữ ký của Mail; để sử dụng chữ ký đó, bạn sẽ sao chép và dán nó vào email.

Thay vì Mail cho Windows chèn chữ ký của bạn vào mỗi email bạn soạn, bạn có thể tự dán văn bản đó — với tất cả định dạng bạn muốn. Bạn có thể soạn chữ ký trong trình soạn thảo HTML (trên máy tính của bạn hoặc trên web) chẳng hạn và giữ chữ ký trong đám mây hoặc cục bộ.

Để chèn chữ ký phong phú:

1. Mở trang web chứa chữ ký bạn muốn trong trình duyệt.
2. Đánh dấu và sao chép nội dung của chữ ký.
3. Dán nó vào bất kỳ email nào bạn đang soạn trong Mail cho Windows.

Hãy nhớ trải qua quá trình rườm rà này mỗi lần bạn muốn thêm chữ ký đồ họa của mình vào một email. Bạn có thể thiết lập chữ ký văn bản thuần chuẩn trong Mail for Windows như trên, tất nhiên; nó sẽ có mặt như là một mặc định và dự phòng trừ khi bạn thay thế nó bằng cái tự ưa thích hơn của nó.

Để sử dụng Mail cho Windows chính nó như là một kho lưu trữ cho một hoặc nhiều chữ ký email HTML —số chữ ký có chứa hình ảnh:

1. Bắt đầu với một thư email mới trong Mail for Windows; nhấn Ctrl-N , ví dụ hoặc nhấp vào + .
2. Chỉnh sửa bất kỳ chữ ký nào đã có hoặc bắt đầu mới; để thực hiện thao tác sau, nhấn Ctrl-A theo sau là Del .
3. Sử dụng công cụ định dạng Mail for Windows để tạo kiểu chữ ký email của bạn:
   • Đảm bảo tab Định dạng được bật trên thanh công cụ để áp dụng định dạng như phông chữ đậm hoặc căn chỉnh văn bản thành văn bản.
4. Để thêm hình ảnh vào chữ ký email Mail for Windows 10 của bạn:
   1. Đảm bảo rằng tab đang mở trong thanh công cụ định dạng của thư.
   2. Chọn Ảnh .
   3. Định vị và đánh dấu hình ảnh (hoặc hình ảnh) bạn muốn chèn.
   4. Nhấp vào Chèn .
      1. (Lưu ý rằng bạn không thể chèn hình ảnh được tải xuống từ máy chủ web khi email được mở, Mail for Windows sẽ luôn gửi bản sao của hình ảnh dưới dạng tệp đính kèm. Điều này cũng đúng khi bạn sao chép và dán chữ ký của mình từ bên ngoài Mail cho Windows, nói từ một trang web.)
5. Nhập tên mong muốn cho chữ ký (chẳng hạn như "Work, Prospects") trên Subject .
   • "Tiêu đề" này sẽ giúp bạn tìm chữ ký mong muốn sau này, đặc biệt nếu bạn tạo nhiều chữ ký HTML trong Mail cho Windows.

1. Nhập địa chỉ email của bạn vào To:.
2. Nhấp vào Gửi .
3. Tạo một thư mục để giữ chữ ký của bạn:
   1. Mở chế độ xem Tất cả thư mục ; nhấp vào biểu tượng thư mục trong thanh điều hướng Mail for Windows.
   2. Giờ hãy nhấp vào + bên cạnh Tất cả thư mục .
   3. Nhập tên cho thư mục chữ ký của bạn; "Chữ ký" nên làm tốt.
   4. Nhấn Enter .
4. Mở hộp thư email của bạn trong Mail for Windows.
5. Bây giờ mở thư không chứa gì ngoài chữ ký HTML mà bạn vừa gửi cho chính mình.
6. Xác minh nó có chữ ký với tất cả các định dạng và hình ảnh như bạn muốn sử dụng nó trong email trong Mail for Windows.
7. Nhấp vào Di chuyển trong thanh công cụ của thư.
   • Bạn có thể phải bấm hoặc chạm vào ··· trước để truy cập nút Di chuyển .
8. Chọn thư mục chữ ký của bạn bên dưới Di chuyển đến… .
9. Bây giờ, hãy chuyển đến thư mục Mục đã gửi của tài khoản của bạn.
10. Đánh dấu email chữ ký bạn đã gửi trước đây.
11. Nhấp vào Xóa trong thanh công cụ.
12. Thông thường, bạn sẽ muốn làm cho thư mục chữ ký dễ dàng truy cập:
    1. Mở tất cả chế độ xem thư mục như trên.
    2. Nhấp vào thư mục chữ ký bạn đã tạo trước đó bằng nút chuột phải.
    3. Chọn Thêm vào Ưa thích từ menu ngữ cảnh đã xuất hiện.

Bây giờ, để sử dụng chữ ký HTML mới của bạn khi bạn soạn thư mới hoặc trả lời trong Thư cho Windows 10:

1. Mở thư — có thể là thư mới, thư trả lời hoặc thư chuyển tiếp — trong một cửa sổ riêng:
   1. Nhấp vào nút Mở thư trong cửa sổ mới trong vùng tiêu đề của cửa sổ thành phần.
2. Trở lại cửa sổ Mail for Windows chính, vào thư mục chữ ký của bạn.
3. Mở email có chứa chữ ký bạn muốn sử dụng.
4. Đánh dấu chữ ký — hoặc có thể chỉ là một phần của chữ ký — bạn muốn sử dụng; bạn có thể sử dụng chuột hoặc nhấp vào nội dung của thư và nhấn Ctrl-A .
5. Nhấn Ctrl-C để sao chép.
6. Chuyển sang cửa sổ soạn thảo email.
7. Đảm bảo chữ ký hiện tại — và chỉ chữ ký — được chọn; một lần nữa, chọn với moue hoặc nhấn Ctrl-A để chọn tất cả mọi thứ trong một email mới, ví dụ.
8. Nhấn Ctrl-V để dán chữ ký.
9. Bây giờ hãy tiếp tục sáng tác, giải quyết và, có lẽ, định dạng email của bạn, trả lời hoặc chuyển tiếp.
10. Cuối cùng, nhấp vào Gửi hoặc nhấn Ctrl-Enter .

Để chỉnh sửa chữ ký được lưu giữ trong thư mục email chữ ký, hãy bắt đầu một thư có chữ ký cũ, chỉnh sửa nó để nếm, chỉnh sửa chữ ký đã chỉnh sửa, lưu vào thư mục chữ ký và xóa email chữ ký cũ.

Có cách nào để chỉnh sửa tệp chữ ký trực tiếp không? Cấu hình chữ ký email cho thư điện tử của Windows là gì?

Tôi đã thử và chưa thực sự chỉnh sửa thành công các chữ ký Mail cho Windows trực tiếp trên hồ sơ. Rất khó để xác định vị trí chính xác nơi Mail giữ các chữ ký hiện tại để sử dụng.

Mail dành cho cửa hàng Windows cài đặt chung - chẳng hạn như liệu chữ ký có được bật hay không - trong một tệp có tên

settings.dat được tìm thấy trong thư mục% LocalAppData% \ Packages \ microsoft.windowscommunicationsapps _ *** \ Settings (trong đó "***" đề cập đến một chuỗi ký tự ngẫu nhiên).

Tuy nhiên, đây không phải là vị trí lưu giữ chữ ký email. Văn bản chữ ký được lưu giữ cùng với các email được lưu trữ cục bộ, trong các tệp ở vị trí lưu trữ chung hơn:

% LocalAppData% \ Comms \ Unistore \ data \

Các tệp được lưu trong các tệp .dat (thường không chứa gì ngoài văn bản thuần túy) trong các thư mục con của thư mục Unistore \ data. Để xác định tệp .dat có chứa chữ ký, bạn có thể thử như sau:

1. Mở Thư cho Windows.
2. Thêm hoặc chỉnh sửa chữ ký email. (Xem ở trên.)
3. Đóng Mail cho Windows.
4. Mở thư mục % LocalAppData% \ Comms \ Unistore \ data \ trong Windows Explorer.
5. Duyệt qua các thư mục theo ngày đã thay đổi để tìm các tệp .dat được thay đổi gần đây nhất.
6. Đối với mỗi tệp, mở nó trong Notepad và xem liệu nó có chứa chữ ký email vừa được chỉnh sửa hay không.

Lưu ý rằng tôi không thể thay đổi chữ ký thành công bằng cách chỉnh sửa tệp .dat.

(Thử nghiệm với Mail 17 cho Windows 10)