Mặc dù mất dữ liệu ảnh hưởng đến tất cả những người sử dụng máy tính, điều này đặc biệt có vấn đề đối với những người sử dụng phần mềm xử lý văn bản.
Không có gì bực bội hơn là mất các tài liệu quan trọng mà bạn đã dành quá nhiều thời gian tạo - đặc biệt nếu bạn giống như hầu hết người dùng tạo tài liệu trực tiếp trên máy tính và không có lợi ích của bản sao viết tay.
Chúng tôi thường xuyên nhận được câu hỏi từ những người dùng cần khôi phục các tệp bị mất và, thật không may, vào thời điểm đó đã quá muộn để trợ giúp, vì thiệt hại đã được thực hiện. Cách duy nhất để khôi phục các tập tin bị mất là khôi phục chúng từ một bản sao lưu, và đó là lý do tại sao nó rất quan trọng để có một hệ thống để ngăn chặn mất dữ liệu.
Dưới đây là những gì chúng tôi đề xuất để ngăn chặn mất dữ liệu
1. Không bao giờ lưu trữ tài liệu của bạn trên cùng một ổ đĩa với hệ điều hành của bạn
Trong khi hầu hết các bộ xử lý văn bản sẽ lưu các tệp của bạn trong thư mục Tài liệu của tôi, đây là nơi tồi tệ nhất cho chúng. Cho dù đó là một virus hoặc phần mềm thất bại, phần lớn các vấn đề máy tính ảnh hưởng đến hệ điều hành, và đôi khi giải pháp duy nhất là định dạng lại ổ đĩa và cài đặt lại hệ điều hành. Trong trường hợp này, mọi thứ trên ổ đĩa sẽ bị mất.
Cài đặt ổ đĩa cứng thứ hai trong máy tính của bạn là một cách chi phí tương đối thấp để giải quyết vấn đề này. Ổ cứng bên trong thứ hai sẽ không bị ảnh hưởng nếu hệ điều hành bị hỏng và thậm chí có thể được cài đặt trong một máy tính khác nếu bạn cần mua một máy tính mới; hơn nữa, bạn sẽ ngạc nhiên về cách dễ dàng để thiết lập. Nếu bạn hoài nghi về việc cài đặt một ổ đĩa nội bộ thứ hai, một lựa chọn tuyệt vời là mua một ổ cứng bên ngoài. Một ổ đĩa ngoài có thể được gắn vào bất kỳ máy tính nào vào bất kỳ lúc nào bằng cách cắm nó vào cổng usb hoặc firewire.
Nhiều ổ đĩa ngoài cũng có thêm lợi ích của một lần chạm và / hoặc các bản sao lưu được lên lịch - bạn chỉ cần chỉ định các thư mục và phần mềm sẽ xử lý phần còn lại. Tôi sử dụng ổ cứng 200GB bên ngoài của Maxtor, không chỉ có phòng rộng rãi mà còn dễ sử dụng (so sánh giá cả).
Nếu một ổ đĩa cứng khác không phải là một lựa chọn cho bạn, hãy lưu các tệp của bạn vào đĩa mềm được dán nhãn rõ ràng, nhưng hãy cẩn thận: các nhà sản xuất máy tính đang di chuyển ra khỏi ổ đĩa mềm với máy tính mới, vì vậy bạn có thể gặp vấn đề trong tương lai truy xuất dữ liệu từ đĩa mềm .
2. Thường xuyên sao lưu tệp của bạn, bất kể chúng được lưu trữ ở đâu
Chỉ cần lưu trữ các tệp của bạn ở một vị trí khác với hệ điều hành của bạn là không đủ; bạn cần phải tạo bản sao lưu thường xuyên của các tệp của bạn, và chúng ta hãy đối mặt với nó, ngay cả sao lưu của bạn có thể bị lỗi: đĩa CD bị trầy xước, ổ đĩa cứng bị hỏng và đĩa mềm bị xóa.
Nó có ý nghĩa để tăng tỷ lệ cược của bạn có thể lấy một tập tin bằng cách có một trở lại thứ hai của nó; nếu dữ liệu thực sự quan trọng, bạn thậm chí có thể muốn suy nghĩ về việc lưu trữ một bản sao lưu trong một vault chống cháy.
3. Hãy coi chừng tệp đính kèm email
Ngay cả khi bạn chắc chắn rằng chúng không chứa vi-rút, tệp đính kèm email có thể khiến bạn mất dữ liệu.
Hãy suy nghĩ về nó: nếu bạn nhận được một tài liệu có cùng tên với tên trên ổ đĩa của bạn, và phần mềm email của bạn được thiết lập để lưu tệp đính kèm trong cùng một vị trí, bạn có nguy cơ ghi đè lên tệp đã có ở đó. Điều này thường xảy ra khi bạn cộng tác trên một tài liệu và gửi nó qua email.
Vì vậy, hãy đảm bảo bạn đặt chương trình email của mình để lưu tệp đính kèm ở một vị trí duy nhất hoặc chặn thư đó, đảm bảo bạn suy nghĩ kỹ trước khi lưu tệp đính kèm email trên ổ cứng của mình.
4. Cẩn thận với lỗi người dùng
Chúng tôi không muốn thừa nhận điều đó, nhưng chúng tôi thường tự thiết kế các vấn đề của chính mình. Tận dụng các biện pháp bảo vệ được bao gồm trong trình xử lý văn bản của bạn, chẳng hạn như các tính năng phiên bản và các thay đổi được theo dõi. Một cách phổ biến mà người dùng mất dữ liệu là khi họ chỉnh sửa tài liệu và vô tình xóa các phần - sau khi tài liệu được lưu, các phần được thay đổi hoặc xóa sẽ bị mất trừ khi bạn đã bật các tính năng sẽ lưu trữ thay đổi cho bạn.
Nếu bạn không muốn gây rối với các tính năng nâng cao, hãy sử dụng phím F12 trước khi bắt đầu làm việc để lưu tệp dưới một tên khác.
Nó không phải là tổ chức như một số phương pháp khác, nhưng nó là một thủ thuật hữu ích dù sao.
5. Giữ cứng các tài liệu của bạn
Mặc dù nó sẽ không ngăn bạn phải gõ và định dạng tài liệu của bạn một lần nữa, việc có một bản cứng sẽ ít nhất đảm bảo bạn có nội dung của tập tin - và điều đó tốt hơn là không có gì cả!