Khi cộng tác trên một tài liệu, điều quan trọng là các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu phải được theo dõi. Điều này cho phép chủ sở hữu của tài liệu xem những thay đổi đã được thực hiện và bởi ai. Word cung cấp các công cụ tuyệt vời để theo dõi thông tin này trong tính năng Theo dõi thay đổi của nó.
Cách theo dõi thay đổi hoạt động
Đối với Word trên Mac, tính năng Theo dõi thay đổi đánh dấu các thay đổi trong phần thân của tài liệu, giúp bạn dễ dàng xem những gì đã bị xóa, thêm, chỉnh sửa hoặc di chuyển. Những dấu hiệu này — được gọi là "đánh dấu" - xuất hiện trong nhiều màu khác nhau, chẳng hạn như đỏ, xanh dương hoặc xanh lá cây, mỗi màu được gán cho một cộng tác viên khác trên tài liệu. Điều này giúp hiển thị các thay đổi và cộng tác viên có thể nhận dạng được.
Theo dõi thay đổi cũng cho phép bạn dễ dàng chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi. Điều này có thể được thực hiện riêng lẻ hoặc bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối tất cả các thay đổi trên toàn bộ tài liệu cùng một lúc.
Bật theo dõi thay đổi
Để bật Theo dõi các thay đổi trong Word 2011 và Office 365 dành cho máy Mac, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào tab Đánh giá trong menu.
- Nhấp vào thanh trượt có nhãn "Theo dõi thay đổi" ở vị trí Bật.
Để kích hoạt Theo dõi các thay đổi trong Word 2008 cho Mac, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào Xem trong trình đơn.
- Di chuyển con trỏ chuột của bạn xuống Thanh công cụ. Menu phụ sẽ trượt ra.
- Nhấp vào Xem lại để hiển thị thanh công cụ Xem lại.
- Nhấp vào Theo dõi thay đổi.
Tìm hiểu thêm về cách cộng tác dễ dàng hơn trong Word 2008 dành cho Mac.
Khi Theo dõi thay đổi đang hoạt động, tất cả các thay đổi được thực hiện cho tài liệu sẽ tự động được đánh dấu. Theo dõi Thay đổi được đặt thành "tắt" theo mặc định, vì vậy hãy nhớ bật tính năng này cho mọi tài liệu bạn muốn theo dõi.
Chọn cách đánh dấu được hiển thị
Bạn có thể chọn cách các thay đổi được theo dõi được hiển thị trong khi bạn đang làm việc trên tài liệu bằng cách sử dụng mục trình đơn thả xuống "Hiển thị để xem xét" nằm trên tab Đánh giá.
Có bốn tùy chọn bạn có thể chọn để hiển thị đánh dấu:
- Tất cả Đánh dấu (mặc định): Hiển thị tất cả các thay đổi được thực hiện trong văn bản. Việc xóa, thay đổi phông chữ và các chỉnh sửa khác sẽ xuất hiện trong bong bóng dọc theo bên phải tài liệu của bạn với tên của cộng tác viên đã thực hiện thay đổi.
- Đánh dấu đơn giản : Giảm số lượng đánh dấu được hiển thị trong tài liệu. Một đường thẳng đứng đơn giản ở lề trái cho biết vị trí đã thay đổi.
- No Markup : Ẩn tất cả đánh dấu trong tài liệu hiện tại. Thay đổi sẽ được theo dõi mặc dù chúng không được hiển thị trong cài đặt này.
- Gốc : Hiển thị văn bản gốc, không thay đổi của tài liệu. Các thay đổi được thực hiện sẽ không bị mất khi chuyển sang chế độ xem này.
Theo dõi thay đổi cung cấp nhiều tính năng hơn cho cộng tác viên, chẳng hạn như so sánh các phiên bản khác nhau của tài liệu và chèn nhận xét vào tài liệu Word , do đó hãy khám phá để tìm hiểu thêm.