Lời khuyên hữu ích để gọi hỗ trợ kỹ thuật một cách dễ dàng hơn
Đối với hầu hết mọi người, làm việc với hỗ trợ kỹ thuật là một nơi nào đó gần công việc nha khoa trên một danh sách những điều thú vị để làm. Tin tưởng rằng nó hay không, gọi điện thoại, hoặc trò chuyện với, hỗ trợ công nghệ cho một vấn đề máy tính không phải làm hỏng ngày của bạn.
Những ý tưởng đằng sau những mẹo này cũng áp dụng bên ngoài thế giới máy tính, vì vậy, hãy nhớ ghi nhớ khi điện thoại thông minh của bạn thoát kiểm tra email hoặc DVR của bạn bị kẹt trên một kênh.
Tôi không thể hứa rằng trải nghiệm sẽ thú vị, nhưng có một số điều bạn có thể làm để giúp nói chuyện với hỗ trợ kỹ thuật ít đau đớn hơn bạn có thể đã từng xảy ra trong quá khứ.
Chuẩn bị trước khi gọi hoặc trò chuyện
Trước khi bạn nhấc điện thoại lên hoặc bắt đầu nhập vào hộp trò chuyện đó, hãy đảm bảo bạn đã sẵn sàng giải thích sự cố của mình. Bạn càng chuẩn bị tốt hơn, bạn sẽ mất ít thời gian hơn để nói chuyện với hỗ trợ kỹ thuật.
Những điều chính xác bạn nên sẵn sàng sẽ khác nhau tùy thuộc vào vấn đề của bạn nhưng đây là một số điều cần lưu ý:
- Nếu bạn có thông báo lỗi: Thông báo lỗi chính xác trên màn hình của bạn là gì?
- Nếu bạn không có thông báo lỗi: Máy tính của bạn đang làm gì chính xác ? "Nó không hoạt động" sẽ không cắt nó.
- Khi nào vấn đề bắt đầu xảy ra?
- Có bất cứ điều gì khác xảy ra cùng một lúc khi vấn đề bắt đầu? (ví dụ: màn hình xanh chết, khói xuất phát từ máy tính, cảnh báo vi-rút, v.v.)
- Bạn đã làm gì để khắc phục sự cố?
- Sự cố đã thay đổi kể từ khi nó bắt đầu xảy ra (ví dụ: máy tính tắt thường xuyên hơn, thông báo lỗi xuất hiện tại một thời điểm khác, v.v.)
Tôi khuyên bạn nên viết tất cả điều này trước khi yêu cầu bất kỳ hỗ trợ kỹ thuật nào.
Giao tiếp rõ ràng
Làm việc với hỗ trợ kỹ thuật là tất cả về giao tiếp. Toàn bộ lý do cho cuộc gọi của bạn là liên lạc với người hỗ trợ về vấn đề và để họ liên lạc lại với bạn những gì bạn cần làm (hoặc họ cần làm) để khắc phục sự cố của bạn.
Người ở đầu bên kia của điện thoại có thể là 10 dặm hoặc 10.000 dặm. Anh ta hoặc cô ta có thể đến từ cùng một phần đất nước của bạn hoặc từ một phần của một đất nước bạn thậm chí không biết tồn tại. Điều đó nói rằng, bạn sẽ ngăn chặn rất nhiều sự nhầm lẫn và thất vọng không cần thiết nếu bạn nói chậm và phát âm đúng cách.
Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn đang gọi từ một khu vực yên tĩnh. Một con chó sủa hoặc con la hét không có khả năng cải thiện bất kỳ vấn đề giao tiếp nào mà bạn có thể gặp phải.
Nếu bạn đang trò chuyện, hãy đảm bảo sử dụng các câu hoàn chỉnh và tránh các cụm từ bắt, ngôn ngữ soạn thảo và các biểu tượng cảm xúc quá mức.
Hãy cẩn thận và cụ thể
Tôi đã đề cập đến điều này một chút trong lời khuyên Hãy chuẩn bị trước khi gọi hoặc trò chuyện ở trên, nhưng nhu cầu cần được cụ thể và cụ thể đòi hỏi phần riêng của nó! Bạn có thể nhận thức rõ sự cố mà máy tính của bạn gặp phải nhưng người hỗ trợ kỹ thuật thì không. Bạn phải kể toàn bộ câu chuyện càng chi tiết càng tốt.
Ví dụ: nói "Máy tính của tôi vừa ngừng hoạt động" không nói gì cả. Có hàng triệu cách mà máy tính có thể không "hoạt động" và cách khắc phục những vấn đề đó rất khác nhau. Tôi luôn khuyên bạn nên bước qua, một cách chi tiết, quá trình tạo ra vấn đề.
Ví dụ: nếu máy tính của bạn không bật, bạn có thể mô tả sự cố với hỗ trợ kỹ thuật như sau:
"Tôi nhấn nút nguồn trên máy tính của tôi và một ánh sáng màu xanh lá cây đến trên mặt trước của máy tính của tôi và trên màn hình của tôi. Một số văn bản hiển thị trên màn hình chỉ trong một giây và sau đó toàn bộ điều tắt. đèn trước mặt trường hợp máy tính của tôi tắt. Nếu tôi bật lại nguồn điện, điều tương tự sẽ xảy ra hết lần này đến lần khác. "
Lặp lại chi tiết
Một cách khác để tránh nhầm lẫn khi giao tiếp là lặp lại những gì người mà bạn đang nói đang nói.
Ví dụ: giả sử hỗ trợ kỹ thuật khuyên bạn nên "Nhấp vào x, sau đó nhấp vào y, sau đó chọn z". Bạn nên lặp lại "Được rồi, tôi nhấp vào x, sau đó tôi nhấp vào y, sau đó tôi đã chọn z." Bằng cách này, hỗ trợ kỹ thuật tự tin rằng bạn đã hoàn thành các bước như được hỏi và bạn tự tin rằng bạn đã hiểu đầy đủ những gì được yêu cầu của bạn.
Trả lời "Được rồi, tôi đã làm điều đó" không xác nhận rằng bạn hiểu nhau. Lặp lại các chi tiết sẽ giúp tránh được nhiều nhầm lẫn, đặc biệt nếu có rào cản ngôn ngữ.
Không nhận được cảm xúc
Không ai thích vấn đề máy tính. Họ thậm chí còn làm tôi thất vọng. Tuy nhiên, nhận được cảm xúc, giải quyết hoàn toàn không có gì. Tất cả cảm xúc nhận được là kéo dài thời gian bạn phải nói chuyện với hỗ trợ kỹ thuật, điều này sẽ làm bạn thất vọng hơn nữa.
Hãy nhớ rằng người mà bạn đang nói chuyện trên điện thoại không thiết kế phần cứng hoặc chương trình mà phần mềm đang gây ra sự cố cho bạn. Người đó đã được thuê để giúp giải quyết vấn đề của bạn dựa trên thông tin do công ty cung cấp và từ bạn.
Bạn chỉ kiểm soát thông tin bạn đang cung cấp để đặt cược tốt nhất của bạn là xem xét một số mẹo khác ở trên và cố gắng giao tiếp rõ ràng nhất có thể.
Nhận số & # 34; Số vé & # 34;
Nó có thể được gọi là số phát hành, số tham chiếu, số sự cố, v.v., nhưng mỗi nhóm hỗ trợ kỹ thuật hiện đại, dù trên khắp hành lang hoặc trên toàn thế giới, sử dụng một số loại hệ thống quản lý vé để theo dõi các vấn đề mà họ nhận được từ khách hàng và khách hàng.
Đại diện hỗ trợ kỹ thuật nên ghi lại chi tiết cuộc gọi của bạn trong vé để người tiếp theo bạn nói chuyện có thể nhận ngay nơi bạn đã dừng lại trong cuộc gọi này, giả sử bạn cần phải gọi lại.
Sự hỗ trợ kỹ thuật duy nhất có thể gọi là ...
... đang kêu gọi hỗ trợ kỹ thuật hai lần.
Một cách chắc chắn cần thiết để hỗ trợ kỹ thuật lần thứ hai là nếu sự cố không được khắc phục trong lần gọi đầu tiên của bạn. Nói cách khác, hãy đọc các mẹo trên một lần nữa trước khi bạn nhấc điện thoại lên!
Nếu bạn được trang bị thông tin này trước khi bạn thực hiện cuộc gọi đầu tiên đó để hỗ trợ, cơ hội mà ngành công nghiệp gọi là "độ phân giải cuộc gọi đầu tiên" sẽ tăng lên. Đó là tốt cho dòng dưới cùng của công ty và thực sự tốt cho sự tỉnh táo của bạn!