Theo dõi các nhiệm vụ cá nhân và các dự án chuyên nghiệp bằng công cụ đơn giản này
Trello là một công cụ quản lý dự án theo phong cách Kanban , là một cách trực quan để xem tất cả các nhiệm vụ mà bạn hoặc nhóm của bạn cần thực hiện, giúp dễ dàng xem mọi người trong nhóm đang làm gì tại một thời điểm nhất định. Nó cũng miễn phí, có nghĩa là nó có thể truy cập vào các nhóm nhỏ và lớn cũng như cho các cá nhân điều hành các doanh nghiệp hoặc những người muốn theo dõi các nhiệm vụ cá nhân. Trong số các công cụ quản lý dự án, Trello là một trong những công cụ dễ sử dụng nhất và thực hiện, nhưng giao diện trống của nó có thể hơi khó khăn. May mắn thay, chúng tôi có một số mẹo để giúp bạn và nhóm của bạn tận dụng tối đa Trello, bất kể bạn đang sử dụng nó để theo dõi.
Kanban là gì?
Phong cách quản lý dự án Kanban được lấy cảm hứng từ một quá trình sản xuất của Nhật Bản mà Toyota đã thực hiện vào cuối những năm 1940. Mục tiêu của nó là tăng hiệu quả trong các nhà máy của mình bằng cách theo dõi hàng tồn kho trong thời gian thực, sử dụng thẻ được chuyển giữa các công nhân trên sàn. Khi một vật liệu cụ thể cạn kiệt, công nhân sẽ ghi lại điều đó trên thẻ, và nó sẽ tìm đường đến nhà cung cấp sau đó sẽ gửi vật liệu được yêu cầu đến nhà kho. Những thẻ này thường được gọi là Kanban, có nghĩa là biển hiệu hoặc biển quảng cáo bằng tiếng Nhật.
Vậy điều này dịch sang quản lý dự án như thế nào? Phần mềm như Trello đưa khái niệm này đi qua các thẻ và đặt nó vào một giao diện trực quan, nơi các nhiệm vụ được đặt ra trên một bảng và phù hợp với khả năng làm việc của một nhóm. Tại cơ bản nhất, một bảng sẽ có ba phần, như trong hình trên: làm, làm (hoặc trong tiến trình), và thực hiện. Tuy nhiên, các nhóm có thể sử dụng công cụ này theo bất kỳ cách nào phù hợp với chúng. Một số nhóm có thể thích một hội đồng quản trị thực sự, trong khi những người khác muốn sự tiện lợi của một giải pháp ảo, như Trello.
Cách sử dụng Trello
Trello sử dụng các bảng , chứa các danh sách, được tạo thành từ các thẻ. Các bảng có thể đại diện cho các dự án (thiết kế lại trang web, cải tạo phòng tắm), danh sách có thể được sử dụng cho các tác vụ (đồ họa, ốp lát) và thẻ có thể chứa các nhiệm vụ phụ hoặc tùy chọn (thuê nhà thiết kế, kích thước và màu sắc).
Khi bạn đã quyết định cách sắp xếp danh sách của mình, bạn có thể bắt đầu thêm thẻ, từ đó có thể có danh sách kiểm tra và nhãn. Danh sách kiểm tra là một cách để chia nhỏ các tác vụ thành các nhiệm vụ phụ. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Trello để lên kế hoạch cho kỳ nghỉ, bạn có thể có thẻ cho nhà hàng bạn muốn thử, với danh sách kiểm tra bao gồm đặt chỗ, nghiên cứu các món ăn ngon nhất và kiểm tra xem nó có thân thiện với trẻ em không . Nhãn có thể được sử dụng để thể hiện trạng thái của thẻ (được chấp thuận, đã gửi, v.v.) hoặc danh mục (khoa học, công nghệ, nghệ thuật, v.v.) hoặc bất kỳ thẻ nào bạn muốn. Sau đó, bạn có thể tiến hành một tìm kiếm sẽ đưa lên tất cả các thẻ liên quan đến khoa học hoặc tất cả các thẻ được phê duyệt, ví dụ. Tuy nhiên, bạn không phải thêm tiêu đề vào nhãn; bạn cũng có thể sử dụng chúng để mã hóa màu (tối đa 10 màu có sẵn; tùy chọn mù màu có sẵn).
Khi bạn bắt đầu làm việc và hoàn thành các tác vụ, bạn có thể dễ dàng kéo và thả thẻ từ danh sách này sang danh sách khác và cuối cùng lưu trữ thẻ và danh sách khi giao diện trở nên khó sử dụng.
Bạn có thể gán thẻ cho các thành viên trong nhóm cũng như thêm nhận xét, tệp đính kèm, nhãn được mã hóa màu và ngày đến hạn. Các thành viên trong nhóm có thể @ đề cập đến những người khác trong các nhận xét để bắt đầu cuộc trò chuyện. Bạn có thể tải lên các tệp từ máy tính của mình cũng như từ các dịch vụ lưu trữ đám mây bao gồm Google Drive, Dropbox, Box và OneDrive.
Cũng bao gồm một tích hợp email tiện lợi. Mỗi bảng có một địa chỉ email duy nhất mà bạn có thể sử dụng để tạo thẻ (nhiệm vụ). Bạn cũng có thể gửi tệp đính kèm đến địa chỉ email đó. Và tốt nhất là khi bạn nhận được thông báo qua email, bạn có thể trả lời trực tiếp thay vì khởi chạy Trello.
Thông báo, bao gồm đề cập và nhận xét, có sẵn từ các ứng dụng dành cho thiết bị di động, trình duyệt trên máy tính để bàn và qua email. Trello có các ứng dụng dành cho iPhone, iPad, điện thoại Android, máy tính bảng và đồng hồ cũng như máy tính bảng Kindle Fire.
Trello cung cấp hơn 30 tính năng bổ sung và tích hợp, mà nó gọi là up sức mạnh. Ví dụ về sức mạnh bao gồm chế độ xem lịch, bộ lặp thẻ cho các tác vụ lặp lại, cũng như tích hợp với Evernote, Google Hangouts, Salesforce và hơn thế nữa. Các tài khoản miễn phí bao gồm một điện cho mỗi bảng.
Tất cả các tính năng cốt lõi của Trello đều miễn phí, mặc dù có một phiên bản trả tiền được gọi là Trello Gold ($ 5 mỗi tháng hoặc $ 45 mỗi năm), thêm một số đặc quyền, bao gồm ba quyền lực cho mỗi hội đồng quản trị (thay vì một). Nó cũng bao gồm hình nền bảng hấp dẫn và hình dán, biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh và các tệp đính kèm lớn hơn (250 MB thay vì 10 MB). Trello cung cấp một tháng miễn phí cho tư cách thành viên Vàng cho mỗi người bạn tham gia Trello, tối đa 12 tháng.
Như chúng tôi đã nói, ngay từ cái nhìn đầu tiên, việc thiết lập Trello hơi đáng sợ vì không có nhiều hạn chế về cách bạn có thể sử dụng nó. Một mặt, bạn có thể tạo các bảng chỉ đơn giản hiển thị những gì bạn đã hoàn thành, những gì bạn đang làm việc trên, và những gì tiếp theo. Mặt khác, bạn có thể đi sâu hơn, tạo danh sách việc cần làm được chia thành các danh mục hoặc phòng ban.
Bạn có thể sử dụng Trello để theo dõi mọi thứ từ nhiệm vụ cá nhân đến các dự án chuyên nghiệp để lập kế hoạch sự kiện, nhưng đây là một vài ví dụ thực tế để bạn bắt đầu.
Sử dụng Trello để quản lý cải tạo nhà
Giả sử bạn đang lên kế hoạch cải tạo một hoặc nhiều phòng trong nhà của bạn. Nếu bạn đã từng sống sót sau một cuộc cải tạo, bạn biết có rất nhiều bộ phận chuyển động và rất nhiều điều ngạc nhiên, bất kể bạn chuẩn bị kỹ lưỡng như thế nào. Tổ chức tất cả các quyết định bạn cần để thực hiện trong Trello, có thể giúp giữ cho dự án theo dõi. Giả sử bạn đang lên kế hoạch cải tạo nhà bếp. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo một bảng gọi là Kitchen Renovation, và sau đó thêm các danh sách dành riêng cho từng phần tử mà bạn đang thay thế.
Bảng Cải tạo Nhà bếp có thể bao gồm các danh sách cho:
- Nhà thầu tiềm năng
- Mỗi thiết bị mà bạn đang thay thế
- Cabinetry
- Bàn và backsplash
- Sàn nhà
- Hệ thống ống nước
- Điện
Các thẻ cho mỗi danh sách sẽ bao gồm kích thước, ngân sách và phải có các tính năng, cũng như bất kỳ mô hình nào bạn đang xem xét. Thẻ cho hệ thống ống nước có thể bao gồm thay thế đường ống, đường nước mới, cũng như giá ước tính và các mối quan tâm liên quan, chẳng hạn như tắt máy nước. Bạn có thể dễ dàng đính kèm hình ảnh của tài liệu và thiết bị mà bạn đang xem xét và liên kết đến danh sách sản phẩm để bạn có thể mua sắm giá. Khi bạn đưa ra quyết định, bạn có thể sử dụng nhãn để đặt tên hoặc mã màu sản phẩm hoặc tài liệu.
Cuối cùng, đối với mỗi thẻ, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra. Ví dụ, một thẻ tủ lạnh có thể có một danh sách kiểm tra bao gồm xử lý tủ lạnh cũ và lắp đặt đường nước cho máy làm đá.
Nếu bạn đang cải tạo một số phòng, chỉ cần tạo một bảng cho mỗi phòng, và liệt kê ra tất cả mọi thứ bạn cần phải xem xét; liên tục thêm danh sách và thẻ và di chuyển các yếu tố xung quanh khi cần.
Mời các thành viên khác trong gia đình vào các hội đồng của bạn và chỉ định các thẻ đó để phân phối các công việc cần thiết, chẳng hạn như nghiên cứu về sản phẩm và giá cả, lập lịch và các hậu cần khác. Trello có một bảng cải tạo nhà công cộng mà bạn có thể sao chép vào tài khoản của riêng bạn.
Lập kế hoạch cho kỳ nghỉ với Trello
Du hành với một số thành viên gia đình hoặc bạn bè có thể nhanh chóng trở nên phức tạp. Sử dụng Trello để chọn điểm đến, lập kế hoạch hoạt động và lên lịch vận chuyển. Trong trường hợp này, bạn có thể có một bảng có chứa các địa điểm có thể ghé thăm và một địa điểm khác cho chuyến đi sau khi bạn quyết định đi đâu.
Ban điều hành có thể bao gồm các danh sách cho:
- Tùy chọn chuyến bay
- Vận tải đường bộ
- Danh sách khách sạn, Airbnb, cho thuê cabin và các trang web cắm trại
- Điểm thu hút khách du lịch
- Nhà hàng và cửa hàng thực phẩm
Theo bảng điểm đến tiềm năng, bạn sẽ tạo danh sách cho từng địa điểm, với thẻ cho thời gian đi lại, ngân sách, ưu điểm / nhược điểm và bất kỳ cân nhắc nào khác. Danh sách trong bảng chuyến đi sẽ bao gồm thẻ cho các hãng hàng không, xe cho thuê, ẩm thực nổi tiếng trong khu vực và các điểm tham quan như bảo tàng, mua sắm và khu phố để khám phá. Nếu bạn quyết định đi trên một hành trình, bạn có thể tạo danh sách cho những việc cần làm trên tàu và cho các điểm dừng theo kế hoạch, cũng như phương tiện đi lại cần thiết để đến tàu. Sử dụng nhãn để cho biết các mục đã chọn hoặc để làm nổi bật các ứng cử viên sau khi bạn đã thu hẹp lựa chọn của mình. Thêm danh sách kiểm tra vào thẻ để đặt vé và lên lịch tham quan hoặc các sự kiện hành trình. Trello cũng có một bảng kỳ nghỉ công cộng mà bạn có thể sử dụng làm điểm khởi đầu.
Theo dõi các mục tiêu và dự án cá nhân
Cho dù bạn đang tìm cách để làm sạch các lộn xộn trong nhà hoặc nhà để xe của bạn, mất một sở thích, hoặc tập thể dục nhiều hơn, bạn có thể dễ dàng theo dõi nó trong Trello. Tạo bảng cho các nghị quyết của năm mới hoặc cho các dự án nhiều bước, chẳng hạn như làm sạch gác mái hoặc tổ chức văn phòng tại nhà.
Đối với bảng phân giải, hãy tạo danh sách cho từng độ phân giải và sau đó là thẻ để biết cách bạn có thể triển khai chúng, chẳng hạn như tham gia phòng tập thể dục, đi bộ hàng ngày hoặc mua thiết bị tập thể dục tại nhà. Sử dụng các danh sách trên một dự án cá nhân để chia nhỏ các tác vụ lớn, với các thẻ cho các nhiệm vụ phụ. Ví dụ, một bảng làm sạch lò xo có thể bao gồm danh sách phòng và các khu vực khác trong nhà. Danh sách sẽ có thẻ cho các nhiệm vụ liên quan, chẳng hạn như nguồn cung cấp làm sạch cần thiết, một hàng tồn kho của các mặt hàng bạn muốn bán, tặng, hoặc ném ra, và các công việc bạn muốn thuê ngoài như làm sạch cửa sổ hoặc loại bỏ cây.
Quản lý một doanh nghiệp tư vấn hoặc tự do
Cuối cùng, nếu bạn điều hành doanh nghiệp của mình, Trello có thể là trợ lý hàng đầu của bạn. Các bảng có thể đại diện cho các dự án, với các danh sách cho mỗi giai đoạn hoặc mốc quan trọng và các thẻ cho các nhiệm vụ liên quan. Các nhà văn tự do có thể sử dụng Trello để quản lý quảng cáo chiêu hàng và các tác phẩm được xuất bản.
Giả sử bạn có một bảng dự án để thiết kế lại trang web. Danh sách của bạn có thể bao gồm các nhiệm vụ quan trọng, chẳng hạn như thuê nhà thiết kế và các vai trò quan trọng khác cũng như các mốc quan trọng, chẳng hạn như chọn bảng màu, quản lý bố cục và nhận được chấp thuận trong quá trình thực hiện. Thẻ sẽ bao gồm các đề án và bố cục màu được đề xuất và các bước cần thiết để chuẩn bị cho các cuộc họp. Một nhà văn tự do có thể có bảng cho ý tưởng câu chuyện, ấn phẩm và tiếp thị. Danh sách có thể đại diện cho các giai đoạn, chẳng hạn như trong quá trình, được gửi và xuất bản hoặc bạn có thể sử dụng nhãn để làm điều đó.
Trello là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ, và nó đáng để dành thời gian làm việc với nó. Nếu bạn không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu, hãy duyệt qua cộng đồng người dùng của Trello, bao gồm các bảng công khai mà bạn có thể sao chép vào tài khoản của mình.