Tệp đính kèm có thể là phần quan trọng nhất của email đến, nhưng chúng cũng thường xuyên làm cho lưu trữ email của bạn phát triển nhanh chóng. Mặc dù thông báo email điển hình có thể là 10 KB đến 20 KB nhưng các tệp đính kèm thường nằm trong phạm vi MB.
Nếu bạn sử dụng Outlook với máy chủ Exchange hoặc tài khoản IMAP áp đặt hạn ngạch kích thước hộp thư, việc lấy các tệp đính kèm ra khỏi email và sau đó xóa chúng trên máy chủ phải là ưu tiên hàng đầu. Nhưng nếu bạn sử dụng Outlook để truy cập vào tài khoản POP và lưu trữ tất cả thư trên máy tính của mình, hãy lưu các tệp đính kèm vào một thư mục và xóa chúng khỏi email có thể làm mọi thứ rõ ràng hơn, rõ ràng hơn và nhanh hơn.
Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần các tệp đính kèm sau, hãy lưu chúng vào một thư mục bên ngoài hộp thư của bạn trước tiên:
- Chuyển đến email mong muốn trong Outlook.
- Chọn tệp | Lưu tập tin đính kèm | Tất cả tệp đính kèm ... từ trình đơn.
- Nếu bạn đã mở thư trong menu riêng của nó, lệnh là File | Lưu tệp đính kèm ....
- Đánh dấu các tệp đính kèm bạn muốn lưu.
- Nhấp vào OK .
- Đi đến một vị trí thuận tiện trên đĩa cứng của bạn.
- Nhấn OK lần nữa.
Xóa tệp đính kèm khỏi thư trong Outlook
Bây giờ các tệp đính kèm được lưu, bạn có thể xóa chúng khỏi các thư trong Outlook.
Để xóa tệp đính kèm khỏi thư trong Outlook:
- Bấm đúp vào thông báo mong muốn để mở nó trong cửa sổ riêng của nó.
- Nhấp vào tệp đính kèm bạn muốn xóa bằng nút chuột phải.
- Chọn Xóa khỏi menu.
- Đóng cửa sổ tin nhắn.
- Nhấp vào OK trong Bạn có muốn lưu thay đổi không? hộp thoại.
Tất nhiên, bạn cũng có thể xóa thư hoàn chỉnh sau khi bạn đã lưu tệp đính kèm vào đĩa cứng của mình.