Làm thế nào để sử dụng Microsoft Word 2003 Version Control

Điều khiển phiên bản Word 2003 rất hữu ích, nhưng nó không còn được hỗ trợ nữa

Microsoft Word 2003 cung cấp một cách chính thức để thực hiện phiên bản để tạo tài liệu. Tính năng kiểm soát phiên bản Word 2003 cho phép bạn bảo tồn các phiên bản trước đây của tài liệu dễ dàng hơn và hiệu quả hơn.

Lưu tài liệu với tên tệp khác nhau

Bạn có thể đã sử dụng phương pháp lưu phiên bản tài liệu của bạn theo từng bước với các tên tệp khác nhau. Tuy nhiên, có những hạn chế đối với phương pháp này. Nó có thể trở nên khó khăn để quản lý tất cả các tập tin, do đó, nó đòi hỏi sự tích cực và lập kế hoạch. Phương pháp này cũng sử dụng một lượng đáng kể dung lượng lưu trữ, vì mỗi tệp riêng lẻ chứa toàn bộ tài liệu.

Các phiên bản trong Word 2003

Có một phương pháp kiểm soát phiên bản Word tốt hơn tránh được những hạn chế này trong khi vẫn cho phép bạn giữ lại bản nháp của tác phẩm của bạn. Tính năng Phiên bản của Word cho phép bạn giữ các lần lặp lại trước đó của tác phẩm trong cùng một tệp với tài liệu hiện tại của bạn. Điều này giúp bạn có thể quản lý nhiều tập tin trong khi cũng tiết kiệm không gian lưu trữ. Bạn sẽ không có nhiều tệp, và vì nó chỉ lưu các khác biệt giữa các bản nháp, nên nó tiết kiệm một số không gian đĩa mà nhiều phiên bản yêu cầu.

Có hai cách để sử dụng phiên bản Word 2003 cho tài liệu của bạn:

Để lưu phiên bản theo cách thủ công, hãy đảm bảo tài liệu đang mở:

  1. Nhấp vào Tệp ở menu trên cùng.
  2. Nhấp vào Phiên bản…
  3. Trong hộp thoại Phiên bản, bấm Lưu ngay… Hộp thoại Lưu Phiên bản xuất hiện.
  4. Nhập bất kỳ nhận xét nào bạn muốn đi kèm với phiên bản này.
  5. Khi bạn nhập xong ý kiến, bấm OK .

Phiên bản tài liệu được lưu. Lần sau khi bạn lưu phiên bản, bạn sẽ thấy các phiên bản trước mà bạn đã lưu được liệt kê trong hộp thoại Phiên bản.

Tự động lưu phiên bản

Bạn có thể đặt Word 2003 để tự động lưu trữ các phiên bản khi bạn đóng tài liệu bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Nhấp vào Tệp ở menu trên cùng.
  2. Nhấp vào Phiên bản… Thao tác này sẽ mở hộp thoại Phiên bản.
  3. Chọn hộp có nhãn "Tự động lưu phiên bản khi đóng".
  4. Nhấp vào Đóng .

Lưu ý: Tính năng phiên bản không hoạt động với các trang web được tạo trong Word.

Xem và xóa phiên bản tài liệu

Khi bạn lưu các phiên bản tài liệu của mình, bạn có thể truy cập các phiên bản đó, xóa bất kỳ phiên bản nào và khôi phục phiên bản tài liệu của bạn thành một tệp mới.

Để xem phiên bản tài liệu của bạn:

  1. Nhấp vào Tệp ở menu trên cùng.
  2. Nhấp vào Phiên bản… Thao tác này sẽ mở hộp thoại Phiên bản.
  3. Chọn phiên bản bạn muốn mở.
  4. Nhấp vào Mở .

Phiên bản được chọn của tài liệu sẽ mở trong một cửa sổ mới. Bạn có thể cuộn qua tài liệu của mình và tương tác với tài liệu đó như một tài liệu bình thường.

Trong khi bạn có thể thay đổi phiên bản trước của tài liệu, điều quan trọng cần lưu ý là không thể thay đổi phiên bản được lưu trữ trong tài liệu hiện tại. Mọi thay đổi được thực hiện đối với phiên bản trước sẽ tạo một tài liệu mới và yêu cầu tên tệp mới.

Để xóa phiên bản tài liệu:

  1. Nhấp vào Tệp ở menu trên cùng.
  2. Nhấp vào Phiên bản ... để mở hộp thoại Phiên bản.
  3. Chọn phiên bản bạn muốn xóa.
  4. Nhấp vào nút xóa .
  5. Trong hộp thoại xác nhận, bấm nếu bạn chắc chắn muốn xóa phiên bản.
  6. Nhấp vào Đóng .

Xóa các phiên bản trước của tài liệu của bạn là rất quan trọng nếu bạn dự định phân phối hoặc chia sẻ nó với những người dùng khác. Tệp được phiên bản gốc bao gồm tất cả các phiên bản trước và do đó những tệp này sẽ có thể truy cập được với những người khác bằng tệp.

Phiên bản không còn được hỗ trợ trong phiên bản Word sau

Tính năng versioning này không có sẵn trong các phiên bản sau của Microsoft Word, bắt đầu với Word 2007.

Ngoài ra, hãy lưu ý điều gì sẽ xảy ra nếu bạn mở tệp được kiểm soát phiên bản trong các phiên bản Word sau:

Từ trang web hỗ trợ của Microsoft:

"Nếu bạn lưu một tài liệu có chứa phiên bản ở định dạng tệp Microsoft Office Word 97-2003 và sau đó mở nó trong Office Word 2007, bạn sẽ mất quyền truy cập vào các phiên bản.

"QUAN TRỌNG: Nếu bạn mở tài liệu trong Office Word 2007 và bạn lưu tài liệu ở định dạng tệp Word 97-2003 hoặc Office Word 2007, bạn sẽ vĩnh viễn mất tất cả các phiên bản."