Trong Pages, bộ xử lý văn bản hợp tác của Apple , bạn có thể tạo một thư hợp nhất trong vài phút. Mail merge là một công cụ để tạo ra các thư hàng loạt, chẳng hạn như các mẫu biểu mẫu. Kết hợp thư chứa dữ liệu duy nhất, chẳng hạn như tên và địa chỉ, cũng như thông tin tiêu chuẩn trong mỗi tài liệu. Ví dụ: bạn có thể sử dụng phối thư để in nhãn gửi thư, lời nhắc cuộc hẹn hoặc lời nhắc do thanh toán hoặc gửi cho khách hàng thông tin về sản phẩm hoặc chương trình giảm giá mới.
Để tạo phối thư trong Trang, bạn thiết lập tài liệu có văn bản giữ chỗ, kết nối nguồn dữ liệu của bạn với tài liệu và liên kết phần giữ chỗ của bạn với dữ liệu tương ứng trong nguồn dữ liệu. Sau khi hoàn tất, bạn có thể chọn in hoặc lưu các tài liệu đã hợp nhất.
Ba mục khác nhau được phát bằng tính năng phối thư:
- Tệp dữ liệu là nơi người nhận của bạn được lưu trữ.
- Tệp biểu mẫu là nơi bạn thiết kế hợp nhất của mình.
- Tài liệu đã hoàn thành kết hợp dữ liệu từ tệp dữ liệu của bạn với văn bản trong tài liệu hợp nhất của bạn để tạo tài liệu riêng lẻ cho người nhận.
Hướng dẫn này hướng dẫn bạn cách tạo một kết hợp thư đơn giản bằng cách sử dụng tệp dữ liệu hiện có.
Tạo một tệp biểu mẫu
Trước khi hợp nhất dữ liệu của bạn, bạn cần tạo một tệp biểu mẫu mới — một loại bản đồ đường cho Trang biết nơi đặt từng bit thông tin từ tệp dữ liệu của bạn.
Để làm như vậy, hãy mở một tài liệu mới và thiết kế nó theo ý muốn của bạn, bao gồm một trường dữ liệu cho mọi mục thông tin bạn muốn xuất hiện trong mọi tài liệu đã hợp nhất. Chèn văn bản giữ chỗ để đứng trong mỗi mục. Ví dụ: nhập "Tên" nơi bạn muốn tên của mỗi người nhận xuất hiện.
Chọn tệp dữ liệu
Bây giờ bạn đã tạo mẫu tài liệu của mình, bạn cần liên kết đến nguồn dữ liệu của mình:
- Nhấn Command + Option + I trên bàn phím để mở cửa sổ Thanh tra .
- Chọn tab Thanh tra liên kết .
- Nhấp vào tab Hợp nhất .
- Nhấp vào Chọn để chọn nguồn dữ liệu của bạn. Chọn sổ địa chỉ của bạn hoặc điều hướng đến nguồn dữ liệu tài liệu số của bạn.
Thêm trường hợp nhất
Bây giờ bạn phải kết nối nguồn dữ liệu của bạn với văn bản trình giữ chỗ trong mẫu tài liệu của bạn.
- Chọn phần tử văn bản giữ chỗ trong mẫu tài liệu của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng dấu + trong cửa sổ Merge Inspector .
- Chọn Thêm trường hợp nhất từ trình đơn.
- Chọn dữ liệu nhập từ trình đơn thả xuống trên cột Nguồn mục tiêu . Ví dụ, chọn First Name để liên kết dữ liệu tên đầu tiên với văn bản giữ chỗ của First Name .
- Hoàn thành các bước này cho đến khi tất cả văn bản trình giữ chỗ của bạn được liên kết với dữ liệu trong nguồn dữ liệu của bạn.
Kết thúc hợp nhất của bạn
Bây giờ bạn đã kết nối với một tệp dữ liệu và đã tạo tệp biểu mẫu, đã đến lúc kết thúc quá trình hợp nhất của bạn.
- Chọn Chỉnh sửa> Hợp nhất thư .
- Chọn hợp nhất của bạn Đến: đích - hoặc thẳng đến một máy in hoặc một tài liệu mà bạn có thể xem và lưu.
- Nhấp vào Hợp nhất .