Mail merge là một công cụ đơn giản hóa việc tạo một tập hợp các tài liệu tương tự nhưng chứa các phần tử dữ liệu duy nhất và biến. Điều này được thực hiện bằng cách liên kết một cơ sở dữ liệu chứa các phần tử dữ liệu đó với một tài liệu, trong đó có các trường hợp nhất nơi dữ liệu duy nhất sẽ được điền.
Hợp nhất thư giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tự động hóa quy trình nhập các phần dữ liệu được chuẩn hóa như tên và địa chỉ vào tài liệu. Ví dụ, bạn có thể liên kết một thư biểu mẫu cho một nhóm liên hệ trong Outlook; lá thư này có thể có một trường hợp nhất cho địa chỉ của mỗi liên hệ và một cho tên của số liên lạc tương ứng như là một phần của lời chào của bức thư.
Sử dụng Mail Merge
Mail merge, cho nhiều người, gợi ý suy nghĩ của thư rác. Trong khi các nhà tiếp thị không thể phủ nhận sử dụng phối thư để tạo số lượng thư lớn một cách nhanh chóng và dễ dàng, nhiều công dụng khác có thể làm bạn ngạc nhiên và thay đổi cách bạn tạo một số tài liệu của mình.
Bạn có thể sử dụng phối thư để tạo bất kỳ loại tài liệu in nào, cũng như các tài liệu và fax được phân phối điện tử. Các loại tài liệu bạn có thể tạo bằng cách sử dụng phối thư là hầu như vô hạn. Dưới đây là một số ví dụ:
- Catalogues
- Hàng tồn kho
- Hóa đơn
- Nhãn
- Phong bì
- Và, tất nhiên, các chữ cái
Khi được sử dụng một cách thông minh, việc trộn thư có thể cải thiện năng suất của bạn rất nhiều. Nó cũng có thể tăng hiệu quả của các tài liệu bạn tạo ra. Ví dụ: bằng cách tùy chỉnh các chữ cái với tên người nhận hoặc các yếu tố khác dành riêng cho từng người nhận, bạn trình bày một hình ảnh cá nhân được đánh bóng đặt giai đoạn cho kết quả bạn mong muốn.
Giải phẫu của một Mail Merge
Kết hợp thư bao gồm hai phần chính: tài liệu và nguồn dữ liệu , cũng được gọi là cơ sở dữ liệu Microsoft Word đơn giản hóa công việc của bạn bằng cách cho phép bạn sử dụng các ứng dụng Office khác như Excel và Outlook làm nguồn dữ liệu. Nếu bạn có bộ Office đầy đủ, sử dụng một trong các ứng dụng của nó vì nguồn dữ liệu của bạn dễ dàng, thuận tiện và được khuyến nghị cao. Sử dụng các liên hệ bạn đã nhập vào danh bạ Outlook của bạn, ví dụ, sẽ giúp bạn tiết kiệm được việc nhập lại thông tin đó vào một nguồn dữ liệu khác. Sử dụng bảng tính Excel hiện có cho phép bạn linh hoạt hơn với dữ liệu của mình so với nguồn dữ liệu Word sẽ tạo.
Tuy nhiên, nếu bạn chỉ có chương trình Word, bạn vẫn có thể sử dụng tính năng trộn thư. Word có khả năng tạo nguồn dữ liệu có thể tùy chỉnh hoàn toàn để bạn sử dụng trong phối thư của mình.
Thiết lập Mail Merge
Việc hợp nhất thư có vẻ phức tạp - và các tài liệu phức tạp, dữ liệu nặng dựa vào cơ sở dữ liệu lớn chắc chắn có thể. Word, tuy nhiên, đơn giản hóa việc thiết lập một thư hợp nhất cho sử dụng phổ biến bằng cách cung cấp trình thuật sĩ hướng dẫn bạn qua quá trình liên kết tài liệu của bạn với cơ sở dữ liệu. Nói chung, bạn có thể hoàn tất quy trình trong ít hơn 10 bước khá dễ dàng, bao gồm việc tìm và sửa lỗi. Đó là ít hơn chuẩn bị tài liệu của bạn bằng tay sẽ mất, và với ít thời gian và rắc rối, quá.