AutoText là một cách dễ dàng để tăng tốc độ tạo tài liệu của bạn. Nó cho phép bạn tự động chèn văn bản được xác định trước trong tài liệu của bạn, chẳng hạn như dữ liệu, lời chào, v.v.
Sử dụng các mục nhập AutoText hiện có của Word
Word bao gồm nhiều mục nhập AutoText được xác định trước. Bạn có thể xem chúng bằng cách làm theo các bước sau:
Word 2003
- Nhấp vào Chèn trong menu.
- Định vị con trỏ chuột của bạn trên AutoText trong menu. Menu trượt thứ cấp sẽ mở ra với danh sách các danh mục AutoText, chẳng hạn như Dòng chú ý, Đóng, Tiêu đề / Chân trang và các danh mục khác.
- Di chuột qua một trong các danh mục AutoText để mở menu trượt thứ ba hiển thị văn bản cụ thể sẽ được chèn vào khi bạn nhấp vào nó.
Word 2007
Đối với Word 2007, trước tiên bạn sẽ phải thêm nút AutoText vào Thanh công cụ truy cập nhanh nằm ở trên cùng bên trái của cửa sổ Word:
- Nhấp vào mũi tên kéo xuống ở cuối Thanh công cụ truy cập nhanh ở trên cùng bên trái của cửa sổ Word.
- Nhấp vào Các lệnh khác ...
- Nhấp vào danh sách thả xuống có nhãn "Chọn lệnh từ:" và chọn Lệnh Không trong Ribbon .
- Cuộn xuống trong danh sách và chọn AutoText .
- Nhấp vào Thêm >> để di chuyển AutoText vào ngăn bên phải.
- Nhấp vào OK .
Bây giờ hãy nhấp vào nút AutoText trong Thanh công cụ truy cập nhanh để biết danh sách các mục nhập AutoText được xác định trước.
Word 2010 và các phiên bản sau
- Nhấp vào tab Chèn .
- Trong phần Văn bản của ruy-băng, hãy nhấp vào Phần nhanh .
- Di chuột qua AutoText trong menu. Menu phụ sẽ mở liệt kê các mục nhập AutoText được xác định trước.
Xác định các mục nhập AutoText của riêng bạn
Bạn cũng có thể thêm các mục nhập AutoText của riêng bạn vào các mẫu Word của bạn.
Word 2003
- Nhấp vào Chèn trong menu trên cùng.
- Định vị con trỏ chuột của bạn trên AutoText . Trong menu phụ, hãy bấm AutoText ... Việc này sẽ mở hộp thoại Tự động sửa lỗi, trên tab Tự động sửa.
- Nhập văn bản bạn muốn sử dụng làm AutoText trong trường có nhãn "Nhập mục nhập văn bản ở đây".
- Nhấp vào Thêm .
- Nhấp vào OK .
Word 2007
- Chọn văn bản bạn muốn thêm vào thư viện AutoText của mình.
- Nhấp vào nút AutoText bạn đã thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh (xem hướng dẫn ở trên).
- Nhấp vào Lưu lựa chọn vào thư viện AutoText ở cuối menu AutoText.
- Hoàn tất các trường * trong hộp thoại Tạo khối xây dựng mới.
- Nhấp vào OK .
Word 2010 và các phiên bản sau
Các mục nhập AutoText được gọi là khối xây dựng trong Word 2010 và các phiên bản sau.
Làm theo các bước sau để tạo một mục nhập AutoText:
- Chọn văn bản bạn muốn thêm vào thư viện AutoText của mình.
- Nhấp vào tab Chèn .
- Trong nhóm Văn bản, hãy nhấp vào nút Bộ phận nhanh .
- Định vị con trỏ chuột của bạn trên AutoText. Trong menu phụ mở ra, nhấp vào Lưu lựa chọn vào thư viện AutoText ở cuối trình đơn.
- Hoàn tất các trường trong hộp thoại Tạo khối xây dựng mới (xem bên dưới).
- Nhấp vào OK .
* Các trường trong hộp thoại Tạo khối xây dựng mới là:
- Trường Tên sẽ là văn bản bạn đã chọn.
- Thư viện phải được đặt thành AutoText.
- Danh mục là Chung theo mặc định, mặc dù bạn có thể tạo danh mục của riêng mình.
- Mô tả là nơi bạn có thể thêm văn bản để xác định mục nhập.
- Lưu vào là mẫu bạn muốn lưu mục nhập. Mặc định là Bình thường.
- Các tùy chọn cho phép bạn chọn AutoText được chèn bình thường, trong đoạn riêng của nó, hoặc giữa các ngắt trang, cho nó trang riêng của nó.
Bạn cũng có thể tìm hiểu cách thêm các phím tắt cho các mục nhập AutoText .