Tạo các mẫu Word của riêng bạn để tiết kiệm thời gian, nhưng hãy lên kế hoạch cho chúng trước
Nếu bạn thường xuyên tạo tài liệu có cùng định dạng chuyên biệt nhưng không phải lúc nào cũng chứa cùng văn bản — chẳng hạn như hóa đơn, phiếu đóng gói, chữ mẫu, v.v. — bạn có thể tự động hóa quy trình và tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể bằng cách tạo mẫu trong Word.
Mẫu là gì?
Đối với những người không quen thuộc với các mẫu, đây là giải thích nhanh: Mẫu Microsoft Word là một loại tài liệu tạo bản sao của chính nó khi bạn mở nó. Bản sao này có tất cả thiết kế và định dạng của mẫu, chẳng hạn như biểu trưng và bảng, nhưng bạn có thể sửa đổi nó bằng cách nhập nội dung mà không thay đổi mẫu gốc.
Bạn có thể mở mẫu nhiều lần tùy thích và mỗi lần tạo bản sao mới cho một tài liệu mới. Tệp được tạo sẽ được lưu dưới dạng loại tệp Word chuẩn (ví dụ: .docx).
Mẫu Word có thể chứa định dạng, kiểu, văn bản soạn sẵn, macro , đầu trang và chân trang, cũng như từ điển tùy chỉnh , thanh công cụ và mục nhập AutoText .
Lập kế hoạch một mẫu Word
Trước khi bạn tạo mẫu Word, bạn nên tạo một danh sách các chi tiết bạn muốn đưa vào trong đó. Thời gian bạn dành kế hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong thời gian dài.
Dưới đây là một số mẹo về những gì cần đưa vào:
- Bất kỳ văn bản nào trong tất cả các tài liệu đều dựa trên mẫu.
- Định dạng như cột, lề, điểm dừng tab, chú thích cuối trang, chú thích cuối trang, v.v.
- Macro bạn có thể muốn sử dụng nhưng cụ thể cho tài liệu này.
- Đối với các chữ cái, hãy chèn một trường ngày sẽ tự động cập nhật mỗi khi mẫu được mở.
- Cũng cho các chữ cái, bao gồm địa chỉ và thông tin liên lạc của bạn.
- Sử dụng các trường hoặc AutoText để biết thông tin có thể thay đổi nhưng sẽ luôn chứa cùng một loại thông tin (ví dụ: số trang, tiêu đề tài liệu, đường dẫn tệp, v.v.). Loại thông tin này thường nằm ở đầu trang và chân trang.
- Nếu tài liệu của bạn chứa các phần có định dạng khác, bạn có thể sử dụng văn bản trình giữ chỗ mô tả, chẳng hạn như TITLE hoặc HEADING, mà bạn có thể nhập vào trong bản sao được tạo từ mẫu. Bằng cách này, nó sẽ có định dạng cụ thể cho phần đó.
Một khi bạn có một phác thảo của những gì bạn muốn, đặt ra các tài liệu mẫu thử nghiệm trong một tài liệu Word trống. Bao gồm tất cả các yếu tố bạn đã liệt kê và thiết kế bạn muốn cho tài liệu của mình.
Lưu mẫu mới của bạn
Lưu tài liệu của bạn dưới dạng mẫu bằng cách làm theo các bước sau:
Word 2003
- Nhấp vào Tệp trong menu trên cùng.
- Nhấp vào Lưu dưới dạng ...
- Điều hướng đến vị trí bạn muốn lưu mẫu của mình. Word bắt đầu ở vị trí lưu mặc định cho các mẫu. Hãy nhớ rằng các mẫu được lưu ở các vị trí khác với vị trí mặc định sẽ không xuất hiện trong hộp thoại Mẫu khi tạo tài liệu mới.
- Trong trường "Tên tệp", nhập tên tệp mẫu có thể nhận dạng được.
- Nhấp vào danh sách thả xuống "Lưu dưới dạng" và chọn Mẫu tài liệu .
- Nhấp vào Lưu .
Word 2007
- Nhấp vào nút Microsoft Office ở phía trên bên trái.
- Định vị con trỏ chuột của bạn trên Lưu dưới dạng .... Trong menu phụ mở ra, bấm Mẫu Word .
- Điều hướng đến vị trí bạn muốn lưu mẫu của mình. Word bắt đầu ở vị trí lưu mặc định cho các mẫu. Hãy nhớ rằng các mẫu được lưu ở các vị trí khác với vị trí mặc định sẽ không xuất hiện trong hộp thoại Mẫu.
- Trong trường "Tên tệp", nhập tên tệp mẫu có thể nhận dạng được.
- Nhấp vào Lưu .
Word 2010 và các phiên bản sau
- Nhấp vào tab Tệp.
- Nhấp vào Lưu dưới dạng ...
- Điều hướng đến vị trí bạn muốn lưu mẫu của mình. Word bắt đầu ở vị trí lưu mặc định cho các mẫu. Hãy nhớ rằng các mẫu được lưu ở các vị trí khác với vị trí mặc định sẽ không xuất hiện trong hộp thoại Mẫu khi tạo tài liệu mới.
- Trong trường "Tên tệp", nhập tên tệp mẫu có thể nhận dạng được.
- Nhấp vào danh sách thả xuống "Lưu dưới dạng" và chọn Mẫu tài liệu .
- Nhấp vào Lưu .
Tài liệu của bạn hiện được lưu dưới dạng mẫu có đuôi tệp .dot hoặc .dotx có thể được sử dụng để tạo tài liệu mới dựa trên nó.