Sử dụng văn bản được liên kết trong nhiều tệp MS Word giúp tiết kiệm thời gian
Việc cập nhật cùng một văn bản trên nhiều tài liệu Word có thể tốn thời gian, tốn nhiều thời gian nếu bạn có nhiều tài liệu để chỉnh sửa. May mắn thay, MS Word bao gồm một chức năng liên kết cực kỳ tiện dụng có thể làm cho toàn bộ quá trình này thực sự dễ dàng, nhưng bạn phải chuẩn bị cho nó.
Kiểu liên kết này hữu ích nếu văn bản giống nhau trong tất cả các tài liệu và , khi văn bản cần được cập nhật, tất cả văn bản cần được cập nhật . Đây là một kịch bản rất cụ thể, nhưng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian nếu bạn sử dụng nó.
Ví dụ: giả sử bạn có 20 tài liệu Microsoft Word được thiết lập để in 20 tờ nhãn địa chỉ khác nhau và mỗi trang có hàng tá nhãn. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể cần phải cập nhật các địa chỉ này, bạn có thể tránh thực hiện thủ công các địa chỉ đó bằng cách tạo một tài liệu riêng biệt liệt kê 20 địa chỉ. Sau đó, chỉ cần liên kết 20 tài liệu với một trang địa chỉ để khi bạn cập nhật địa chỉ ở đó, mọi tài liệu liên kết với nó cũng sẽ cập nhật.
Một ví dụ khác để giúp hiểu khái niệm liên kết tài liệu Word có thể được nhìn thấy nếu bạn có nhiều tài liệu Word với tên của bạn được nhập vào mỗi tài liệu, nhưng bạn sắp kết hôn. Thay vì phải quay lại từng tài liệu sau để thay đổi họ của bạn, chỉ cần đặt một liên kết đến một tài liệu khác, và sau đó khi bạn cập nhật họ của bạn ở đó, tên của bạn sẽ thay đổi trong tất cả các tài liệu khác!
Như bạn có thể thấy, đó là một cách đơn giản để thay thế văn bản trên nhiều tài liệu Word cùng một lúc. Một lần nữa, tuy nhiên, nó thực sự chỉ hữu ích nếu bạn chèn cùng một khối văn bản trên khắp nơi và văn bản sẽ cần phải được cập nhật tại một số điểm.
Lưu ý: Loại liên kết văn bản này không giống với siêu liên kết mở các trang web hoặc các tệp khác khi được nhấp.
Làm thế nào để chèn một liên kết văn bản trong Word
- Trong một tài liệu Microsoft Word mới, nhập văn bản bạn sẽ liên kết đến từ các tài liệu khác. Định dạng chính xác như bạn muốn nó xuất hiện trong tất cả các tài liệu. Để mượn từ ví dụ đầu tiên ở trên, tài liệu này là nơi bạn nhập 20 địa chỉ khác nhau.
- Lưu tệp để tạo liên kết. Nó không quan trọng nơi bạn lưu nó, nhưng hãy chắc chắn bạn biết nó ở đâu.
- Quan trọng: Nếu bạn di chuyển tệp chứa văn bản, bạn phải chèn lại liên kết đã cập nhật vào văn bản trong tất cả các tài liệu được liên kết, vì vậy tốt nhất nên xem xét điều này trước khi bạn chọn vị trí lưu nó.
- Đánh dấu văn bản bạn muốn được liên kết để nó được chọn.
- Nhấp chuột phải hoặc chạm và giữ văn bản đã chọn rồi chọn Sao chép từ trình đơn. Một tùy chọn khác là sử dụng bàn phím của bạn: sử dụng Ctrl + C trên PC hoặc Command + C trên máy Mac.
- Từ một tài liệu khác hoặc thậm chí cùng một tài liệu, hãy đặt con trỏ ở bất cứ đâu bạn muốn văn bản được liên kết đi. Bạn luôn có thể thay đổi vị trí sau này, giống như bạn có thể khi di chuyển bất kỳ văn bản nào.
- Từ tab Trang chủ trong các phiên bản Word mới hơn, hãy chọn mũi tên nhỏ bên dưới "Dán" và sau đó chọn tùy chọn Dán đặc biệt .... Trong các phiên bản cũ hơn, hãy sử dụng menu Chỉnh sửa để chọn mục Dán đặc biệt .
- Từ hộp thoại "Dán đặc biệt", chọn tùy chọn Dán liên kết .
- Ở bên phải của màn hình đó là một vài tùy chọn, nhưng Văn bản được định dạng (RTF) là một hình dán chính xác văn bản được liên kết như nó xuất hiện trong tài liệu gốc.
- Lặp lại quá trình này nhiều lần như bạn cần trong cùng một tài liệu hoặc cho từng tài liệu riêng biệt mà bạn muốn liên kết với văn bản gốc.